謝罪メールの例文｜上司/お客様/友達・書き方や注意点・返信

もし謝罪メールで対応や今後の案内を伝えた場合に「社長を出せ」などの無理難題を言われた場合は角が立たないように丁寧にお断りしましょう。この案件について責任や権限をもらっている事を相手に伝え、しっかりと対応していくことを伝えます。 とにかく落ち着いてもらい納得してもらえるように丁寧に冷静に謝罪しましょう。角が立たないようにする事が大事ですので、落ち着いて対応します。

例えば相手の言い分や何か重大な勘違いがあった場合は直接的な言い回しで指摘するのはトラブルの元です。直接的に言ってしまうと相手を余計に怒らせてしまう可能性があります。そのため、できる限り直接的な表現は避けて遠回しに伝えましょう。

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ここからはクレームへの謝罪メールの書き方や注意点について解説していきます。

クレームへの謝罪メールの件名はわかりやすい物を付けます。「クレームの元になった案件名+お詫び」もしくは「謝罪」などの単語を付けると分かりやすいでしょう。お客様にどんな用件でメールが届いたのかすぐに気づいてもらうのが大事ですので、簡潔に分かりやすい件名を付けましょう。

クレームへの謝罪メールの書き出しは、まずは自己紹介とお客様の名前、そして注文された商品名や番号がわかるなら注文番号なども書いておきます。そしてどのような目的や要件があってメールをしたのかを書きましょう。

クレームの謝罪メールの文面には今後の対応について書いていきます。商品を間違えて送ってしまった場合や取り違えた商品の返品方法や正しい商品の発送状況についても詳しく説明していきます。返品時の送料も着払いで良い事なども記載しておくと良いでしょう。 商品のキャンセルを希望される場合はキャンセル方法についても併せてご案内しておくとお客様の手間が減ります。念のため商品が合っているのかも確認のためメールに注文時の商品名やカラーなどについてもメール文面に載せて確認してもらいましょう。 従業員に対するクレームの場合は状況を確認し教育ができていなかったことを反省する文面やクレームを受けた従業員の教育を徹底していく内容を書いていきましょう。

クレームの謝罪メールの締めは迷惑をかけてしまった事をしっかりと受け止めて謝罪する文面を書きます。今後同じ間違いをしない事や今後はしっかりとした対応をしていく内容の文面を書きましょう。最後に担当者名とお問い合わせ先を記載しておきます。商品の取り違えの場合は商品名の確認なども必要なので、一度メール返信をお願いする内容で書いて送信しましょう。

クレームの謝罪メールの期限はできるだけすぐに対応しなくてはいけません。ただクレームの場合も状況確認が必要です。状況をしっかり確認できたらすぐに謝罪メールをしましょう。待たせてしまうのは余計に怒りを買ってしまうので、お待たせしないように慎重に対応しましょう。

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