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謝罪メールの例文｜上司/お客様/友達・書き方や注意点・返信

更新日：2024年02月25日

仕事でミスをしてしまった。そんな時上司の顔を見て直接謝罪するのは勇気がいります。できれば面と向かってではなく、メールでお茶を濁したい。でも、責任ある社会人は上司への謝罪メール一通で「申し訳ない」気持ちをわかってもらえるのでしょうか。

②こちら側の失態をしっかりと認める事が大事

起きてしまった失態をあれこれと言い訳しても状況は良くなりません。お客様に迷惑をかけた事実は消えません。あれこれ言い訳してもお客様を余計に怒らせてしまったり、不愉快にさせてしまうだけです。起きてしまった事実をしっかりと認めて素直に謝罪しましょう。

お客様への謝罪メールの書き方や注意点

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ここではお客様への謝罪メールの書き方や注意点について解説していきます。

①件名

お客様への謝罪メールの場合も件名の付け方次第では見逃されてしまう可能性があります。見逃しを防ぐためには件名を付ける際に工夫が必要です。件名にはお客様が気づきやすい件名を付けましょう。また分かりやすいタイトルを付けると気付いてもらいやすいです。タイトルの周りにか【】を付けたりして強調するのも良いでしょう。例えば納期遅延してしまう場合は【納期遅延のお詫び】など内容が一目でわかる物にすると良いでしょう。

②書き出し

お客様への謝罪メールの書き出しはまずは挨拶とお世話になっているお礼を書きます。挨拶とお礼文の後は今回の失態やトラブルについての概要を書いていき、謝罪の言葉を述べていきます。長くなりすぎない程度に、簡潔に分かりやすく書きましょう。

③文面

お客様への謝罪メールの文面には今回の失態やトラブルについて詳しく書いていきましょう。起きてしまった経緯や状況の説明と今後どのような対応をしていこうと考えているのかを書きます。失態を二度と起こさないための対応策や予防策についても具体的に書いておきましょう。ここで気を付けてほしいのは、言い訳しているような内容の文章にしない事です。素直に事実を受け入れて謝罪する事が何より大事です。

④締め

お客様への謝罪メールの締めの言葉には再び謝罪の言葉を述べます。謝罪の言葉にも様々な物がありますので例えば「この度はご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません」や「深くお詫び申し上げます」などの謝罪の言葉で締めましょう。また文末には「まずはメールまで」や「まずはメールでお詫び申し上げます」を付けておくとまずはメールで早めに謝罪してくれたことが伝わります。