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間違う人も多い「ご査収」の正しい意味・使い方・例文

ビジネスマナー

「ご査収ください/ご査収願いします/ご査収くださいますよう」と、ビジネスで使用される「ご査収」という言葉ですが、何となく使っている方も多いのではないでしょうか?今回はその「ご査収」についてビジネスシーンでの正しい使い方をご紹介してきます。

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ご査収の意味

まず「ご査収」の読み方ですが、「ごさしゅう」と読みます。 言葉の意味ですが、「査」は調べるという意味があり、「収」はおさめるという意味を持ちます。つまり「査収」とは「よく調べて受け取る」といった意味なのです。 「ご査収」は、それに尊敬語の接頭語「御(お・ご)」がついた形になります。 ビジネスメールでよく使用される「ご査収」ですが、その意味は「よく確認して、受け取ってください」ということになります。ですので、受け取るものがあることが前提となり、ない場合にご査収を使用すると、意味が通らなくなってしまいますので注意してくださいね。

ご査収の正しい使い方

ご査収の意味を踏まえ、正しい使い方としては、 ・明日使用する資料を送付しますので、ご査収ください。 ・資料を提出させていただきます。ご査収くださいますようお願い申し上げます。 という風に表現します。しかし、ただ資料を送って「ご査収ください」と言っても、確認すべき内容がわかりづらい場合に相手を混乱させてしまうこともあります。具体的に確認してほしい内容を記載しておくと、受け取る側も返事がしやすくなりますし、親切ですね。

FAXでは次のような使い方をします。

---- FAX送付のご案内 送信日:◎年◎月◎日 送信枚数(この用紙を含む):◎枚 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 下記の書類をお送りします。ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 ----

ご査収の間違った使い方

ご査収は便利な言葉でもありますので、ついいろいろな場面で使ってしまいますが、間違った使い方をしないように気を付けましょう。間違った使い方としては、調べるものがない時やよく調べなくてもいい時などにも使ってしまう場合です。 例えば、添付ファイルなどがない場合でも「ご査収ください」とあると、受け取った相手は何を調べるべきなのかわかりません。ただ確認してほしいといった時には「ご確認ください」でまったく問題ありません。むしろこちらの方が正確に意味が伝わります。 また、すでに送ったことのある資料の最終版などを送付する際も「ご確認ください」で十分です。 ご査収は「よく調べて受け取る」という意味であることを、きちんと把握しておきましょう。

ご査収を正しく使えているかのチェック方法

「ご査収ください」「ご査収願います」などいろいろな表現がありますが、ご査収を正しく使えているかよくわからないといった時に、チェックする方法が実はあるのです。 「査収」は動作を表す漢語なので、文法上は「指導」や「理解」などと同様に使用することができます。 例えば「どうぞご査収してください」をチェックする場合、査収を指導に置き換えてみましょう。すると「どうぞご指導してください」となり、違和感があります。こういった場合は用法に問題ありとみて、使用しないようにします。 「ご査収の程よろしくお願いします」なら「ご指導の程よろしくお願いします」となり、この場合は意味がきちんと通りますので、用法に問題はないということになりますね。 このように、ご査収を正しく使えているかは簡単にチェックできますので、ぜひ試してみてください。

「ご査収」を使った例文

「ご査収」を使った例文をいくつかご紹介します。

例文1:ご査収ください

<商品を発送した時など> ・ご注文の品をお送りしましたので、よろしくご査収ください。 ・本日、商品を宅配便で発送いたしましたので、よろしくご査収ください。 <領収書の送付> ・本日領収書を発送いたしましたのでご査収ください。 <面接書類の返送> ・履歴書とご提出書類をご返却いたしますので、ご査収ください。 <資料をメールで添付> ・添付ファイルにて、ご依頼内容の詳細をお送りしております。よろしくご査収ください。

例文2:ご査収願います

<提出書類の送付> ・提出書類一式を送付させていただきましたので、ご査収願います。 <資料をメールで添付> ・ご依頼内容の詳細を添付ファイルにて送付いたしました。よろしくご査収願います。 ・ご依頼いただきました資料を送付いたしますので、ご査収願います。

例文3:ご査収のほどよろしくお願い致します

「のほど」は必ずしも必要ではありませんが、付けておくと少し丁寧に聞こえます。「ご査収のほどよろしくお願い致します」を使用する際の例文としては次のようになります。 <資料の提出> ・営業資料を本メールに添付しております。ご査収のほどよろしくお願い致します。 <「のほど」を使わない場合> ・営業資料を本メールに添付しております。ご査収よろしくお願い致します。

例文4:ご査収くださいますよう~

<書類の送付> ・下記の書類を送付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 <訂正書類の送付> ・訂正いたしました企画書を同封いたしますので、よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。 <商品の再送> ・ご注文いただきました商品を改めてお送りいたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

類似の尊敬語「お受け取りください」「お納めください」「ご笑納ください」

・後日、店頭にてお受け取りください。 ・ほんの気持ち程度ですが、粗品をお送りさせていただきましたのでお納めください。 ・心ばかりのお祝いの品を別便にてお送りいたしました。ご笑納いただけますと幸いに存じます。

こちらは、ご査収とよく似た尊敬語を使用した例文になります。合わせて覚えておくと役に立つでしょう。

ご査収を使う時の注意点

送り手と受け手の間でご査収の認識が違うと、意思の疎通がスムーズにいかない場合があります。それは、送り手がご査収を「受け取る」というニュアンスで使用している場合です。 ご査収は「よく調べて受け取る」という意味ですので、例えば送り手がよく調べるものもないのに「ご査収ください」と送ってしまうと、受け手は何を調べればよいのかわからず、混乱してしまいます。 このような認識違いが起こらないようにするためには、ご査収の意味をきちんと理解して正しく使うことはもちろんですが、使わないという選択もあります。受け取りの意味だけで使うなら「受領願います」で十分ですし、「ご査収ください」を別の言い方で表現するなら、「内容をよくご確認の上、受領願います」でも問題ありません。 ご査収を文言に入れる場合は、注意するようにしましょう。

「ご査収ください」に対する返事

繰り返しになりますが、ご査収は「よく調べて受け取る」という意味ですから、それに対する返事も単に「受領しました」では不十分です。きちんと確認した旨も伝えるべきでしょう。 では、「ご査収ください」という文面にはどう返事をすればよいのでしょうか。例文を2つほどご紹介します。 ・確認させていただき、特に問題ございませんでした。ご送付いただきまして、ありがとうございました。 ・書類の確認をさせていただきましたが、修正をお願いいたします。修正箇所は~ このように、受け取ったという事実だけでなく、中身にも目を通して確認したということを伝える必要があります。ご査収に対しては「中身を確認し、受領した」という返事をする、このことをぜひ覚えておいてください。

ご査収と混同されるご査証

「ご査収」と響きが似ている「ご査証」という言葉があります。 よく「ご査収とご査証はどちらの表現が正しいのか?」という質問が見られますが、ビジネスメールで主に使用される「よく確認して受け取る」といった意味である場合、ご査収が正しく、こちらを使用しましょう。一方、ご査証ですが、「調べて証明すること」という意味になります。 他の人がご査証を使っているから正しい表現だと思い込んでいた、という方は少なくありません。このように、意味を把握しないまま使用すると、伝えるべき事柄が正しく伝わらないといったことも起こり得ますので、正しい意味を理解して使用するようにしましょう。

正しくご査収を使いましょう

いかがでしたでしょうか?「ご査収」は一般的にはあまり耳慣れない言葉です。意味をきちんと理解し、正しく使用することがいかに大切かということがおわかりいただけたでしょう。 ご査収に限らず、言葉の意味をよくわからずになんとなくで使ってしまうと、受け取る側に負担を与えてしまいます。文書やメールは送る側の意思を明確に、且つ簡潔に相手に伝えることが目的ですので、それが伝わらなければ意味がありません。一見して内容が入ってくるような文章が書けるよう、心がけていきたいですね。

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