間違う人も多い「ご査収」の正しい意味・使い方・例文

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まず「ご査収」の読み方ですが、「ごさしゅう」と読みます。 言葉の意味ですが、「査」は調べるという意味があり、「収」はおさめるという意味を持ちます。つまり「査収」とは「よく調べて受け取る」といった意味なのです。 「ご査収」は、それに尊敬語の接頭語「御（お・ご）」がついた形になります。 ビジネスメールでよく使用される「ご査収」ですが、その意味は「よく確認して、受け取ってください」ということになります。ですので、受け取るものがあることが前提となり、ない場合にご査収を使用すると、意味が通らなくなってしまいますので注意してくださいね。

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ご査収の意味を踏まえ、正しい使い方としては、 ・明日使用する資料を送付しますので、ご査収ください。 ・資料を提出させていただきます。ご査収くださいますようお願い申し上げます。 という風に表現します。しかし、ただ資料を送って「ご査収ください」と言っても、確認すべき内容がわかりづらい場合に相手を混乱させてしまうこともあります。具体的に確認してほしい内容を記載しておくと、受け取る側も返事がしやすくなりますし、親切ですね。

FAXでは次のような使い方をします。

---- FAX送付のご案内 送信日：◎年◎月◎日 送信枚数（この用紙を含む）：◎枚 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 下記の書類をお送りします。ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。 ----

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ご査収は便利な言葉でもありますので、ついいろいろな場面で使ってしまいますが、間違った使い方をしないように気を付けましょう。間違った使い方としては、調べるものがない時やよく調べなくてもいい時などにも使ってしまう場合です。 例えば、添付ファイルなどがない場合でも「ご査収ください」とあると、受け取った相手は何を調べるべきなのかわかりません。ただ確認してほしいといった時には「ご確認ください」でまったく問題ありません。むしろこちらの方が正確に意味が伝わります。 また、すでに送ったことのある資料の最終版などを送付する際も「ご確認ください」で十分です。 ご査収は「よく調べて受け取る」という意味であることを、きちんと把握しておきましょう。

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「ご査収」を使った例文をいくつかご紹介します。

＜商品を発送した時など＞ ・ご注文の品をお送りしましたので、よろしくご査収ください。 ・本日、商品を宅配便で発送いたしましたので、よろしくご査収ください。 ＜領収書の送付＞ ・本日領収書を発送いたしましたのでご査収ください。 ＜面接書類の返送＞ ・履歴書とご提出書類をご返却いたしますので、ご査収ください。 ＜資料をメールで添付＞ ・添付ファイルにて、ご依頼内容の詳細をお送りしております。よろしくご査収ください。

「のほど」は必ずしも必要ではありませんが、付けておくと少し丁寧に聞こえます。「ご査収のほどよろしくお願い致します」を使用する際の例文としては次のようになります。 <資料の提出> ・営業資料を本メールに添付しております。ご査収のほどよろしくお願い致します。 <「のほど」を使わない場合> ・営業資料を本メールに添付しております。ご査収よろしくお願い致します。

・後日、店頭にてお受け取りください。 ・ほんの気持ち程度ですが、粗品をお送りさせていただきましたのでお納めください。 ・心ばかりのお祝いの品を別便にてお送りいたしました。ご笑納いただけますと幸いに存じます。

こちらは、ご査収とよく似た尊敬語を使用した例文になります。合わせて覚えておくと役に立つでしょう。

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送り手と受け手の間でご査収の認識が違うと、意思の疎通がスムーズにいかない場合があります。それは、送り手がご査収を「受け取る」というニュアンスで使用している場合です。 ご査収は「よく調べて受け取る」という意味ですので、例えば送り手がよく調べるものもないのに「ご査収ください」と送ってしまうと、受け手は何を調べればよいのかわからず、混乱してしまいます。 このような認識違いが起こらないようにするためには、ご査収の意味をきちんと理解して正しく使うことはもちろんですが、使わないという選択もあります。受け取りの意味だけで使うなら「受領願います」で十分ですし、「ご査収ください」を別の言い方で表現するなら、「内容をよくご確認の上、受領願います」でも問題ありません。 ご査収を文言に入れる場合は、注意するようにしましょう。

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繰り返しになりますが、ご査収は「よく調べて受け取る」という意味ですから、それに対する返事も単に「受領しました」では不十分です。きちんと確認した旨も伝えるべきでしょう。 では、「ご査収ください」という文面にはどう返事をすればよいのでしょうか。例文を2つほどご紹介します。 ・確認させていただき、特に問題ございませんでした。ご送付いただきまして、ありがとうございました。 ・書類の確認をさせていただきましたが、修正をお願いいたします。修正箇所は～ このように、受け取ったという事実だけでなく、中身にも目を通して確認したということを伝える必要があります。ご査収に対しては「中身を確認し、受領した」という返事をする、このことをぜひ覚えておいてください。

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「ご査収」と響きが似ている「ご査証」という言葉があります。 よく「ご査収とご査証はどちらの表現が正しいのか？」という質問が見られますが、ビジネスメールで主に使用される「よく確認して受け取る」といった意味である場合、ご査収が正しく、こちらを使用しましょう。一方、ご査証ですが、「調べて証明すること」という意味になります。 他の人がご査証を使っているから正しい表現だと思い込んでいた、という方は少なくありません。このように、意味を把握しないまま使用すると、伝えるべき事柄が正しく伝わらないといったことも起こり得ますので、正しい意味を理解して使用するようにしましょう。

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いかがでしたでしょうか？「ご査収」は一般的にはあまり耳慣れない言葉です。意味をきちんと理解し、正しく使用することがいかに大切かということがおわかりいただけたでしょう。 ご査収に限らず、言葉の意味をよくわからずになんとなくで使ってしまうと、受け取る側に負担を与えてしまいます。文書やメールは送る側の意思を明確に、且つ簡潔に相手に伝えることが目的ですので、それが伝わらなければ意味がありません。一見して内容が入ってくるような文章が書けるよう、心がけていきたいですね。

こちらの本は、敬語について非常にわかりやすくまとまっています。 新社会人の方は是非1冊読んでみましょう。