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謝罪メールの例文|上司/お客様/友達・書き方や注意点・返信

メール

仕事でミスをしてしまった。そんな時上司の顔を見て直接謝罪するのは勇気がいります。できれば面と向かってではなく、メールでお茶を濁したい。でも、責任ある社会人は上司への謝罪メール一通で「申し訳ない」気持ちをわかってもらえるのでしょうか。

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上司への謝罪メールの書き方の心得

仕事でミスをしてしまうことは誰にでもあります。大小問わず人はミスをしてしまう物です。しかしいつまでもミスを上司に隠していてはいけません。まずは何とか上司に分かりやすく状況を説明し謝罪しましょう。 しかし面と向かって話したり電話で話すのは苦手な方もいるでしょう。そこで、まずはメールを使って説明し謝罪してみましょう。ここではそんな上司への謝罪メールの心得について解説していきます。

①基本は口頭で謝罪するべき

基本的には直接会って口頭で謝罪するのが礼儀です。 しかし、場合によってはメールで伝えても良い事もあります。例えばデータや数値を使った説明が必要な場合は口頭よりは文章にして説明した方が分かりやすいです。しかし、冒頭でも言いましたが基本は口頭で謝罪するのが礼儀です。とりあえずメールによる謝罪は始めの一歩だと覚悟して送信してください。

②メールで謝罪しても後で電話して謝罪するのが礼儀

メールを送信し終わっても安心してはいけません。メールで上司に謝罪してもそれだけで問題は終わりません。メールによる説明が必要な謝罪の場合は次にやる事がまだあります。次にやる事は、電話による謝罪です。メールを確認した上司による今後の指示やお叱りの言葉があるでしょう。怒られるのは嫌ですが、ここは覚悟して聞きましょう。

上司への謝罪メールの書き方や注意点

上司にミスを謝罪するための謝罪メールの書き方や注意点について説明していきます。

①件名

謝罪メールの件名は大事です。件名が分かりにくい物の場合は相手に読まれない可能性もあります。読まれやすい謝罪メールにするにはどうすればいいでしょうか。それには4つの方法があります。以下の4つを守っていけば見やすい分かりやすい上司への謝罪メールの件名は完成です。

(1)具体的な件名にする

1つ目は「具体的な件名」にする事です。具体的な件名とは今回の場合は謝罪をする事とミスをした事を伝える必要がありますので件名にはその事を書けば良いでしょう。

(2)日付を書く

2つ目は「日付を書く」です。複数の仕事を兼任している可能性もあるのでどの案件の事なのかを書きましょう。例えば「4月1日の安藤さんの案件についてのお詫び」のように書くと良いでしょう・

(3)強調する

3つ目は「強調する」です。文字の周りに【】を付けると普通に書かれた物より目立ちます。目立つように書くために【】を付けましょう。例えば【山田さんの案件についてのお詫び】のように書くと通常のメールよりも強調されているので気づかれやすいです。

(4)短文にする

4つ目は「短文にする」です。文字数が5文字以上15文字程度であれば、文字が見きれてしまう事はありません。件名は短めにしましょう。

②書き出し

上司への謝罪メールの書き出しで書くべき内容は結論からまずは伝えます。どの案件でどのようなミスをしたか書きます。この時に注意すべき点は言い訳にならないように書く事です。言い訳をしてしまうと余計に上司を怒らせてしまう結果になるので、正直に言い訳をせずに謝罪しましょう。

③文面

上司への謝罪メールの文面には今後について書きます。今回犯したミスを重く受け止めたことと今後このようなミスを犯さないための対応策を書きます。反省と今度への積極的に予防していこうとしている誠意を見せましょう。 そうすれば謝罪メールを見た上司の怒りも少しは収まるでしょう。ここで注意してほしい事は人のせいにする書き方だけはしてはいけません。そんなことを書いてしまえば途端に上司の怒りを買うのは目に見えていますので、あなたがしてしまったミスの非をしっかりと認め大人しく正直に謝罪しましょう。

④締め

上司への謝罪メールの締めの言葉は二度と同じミスをしないと書きます。そして反省の気持ちを込めた謝罪文を書きましょう。文末には「まずはメールにてお詫びします」と書き文章を締めましょう。謝罪メールを送り終えた後は上司に電話して口頭でも謝罪しましょう。

⑤期限

上司への謝罪メールの期限はできる限りすぐ連絡する事です。謝罪メールや電話での謝罪が遅くなればなるほど状況は悪化します。謝罪しにくくなります。隠ぺいしてもいつかはバレてしまいます。いつかばれるなら今のうちに素直に謝罪しておきましょう。

上司への謝罪メールの例文

ここでは上司への謝罪メールの例文をご紹介していきます。参考にして書いてみましょう。

例文

件名:【山田様の書類】のミスのお詫び 椎名部長 お疲れ様です。田中太郎です。 大変申し訳ありませんがミスを犯してしまったためご報告です。7月1日の山田さまの書類の見積書に計算ミスと誤字が見つかりましたので取り急ぎお知らせします。 ミスがあるのは見積書の2ページ目の計算表データです。全て計算を間違えていました。あと3ページ目の見出しタイトルの誤字があります。山田様ご本人からのご指摘がありすぐに確認したところ計算ミスと誤字を見つけました。書類作成は担当しておりました私のミスです。 このミスにより会社にご迷惑をおかけしたこと大変深く反省し二度とこのようなミスを犯さないよう今後は書類チェックを周りの同僚や部長による二重三重のチェックをお願いしようと思います。まずはメールにてお詫び申し上げます。 田中太郎

お客様への謝罪メールの書き方の心得

ビジネスでは社内の上司や同僚以外にも取引先やお客様と接する機会も多いです。社外の人間と関わる中、もし失態を犯してしまったらどのように謝罪をしたら良いのでしょうか。ここではお客様への謝罪メールの書き方の心得を解説していきます。

①謝罪メールだけでなく電話でも謝罪しておく

基本的に電話で謝罪をするのが礼儀です。ただし相手が電話で連絡がつかない場合はまずはメールで謝罪をしましょう。その後に電話で謝罪をした方が良いです。とにかく一刻も早く迷惑をかけてしまったお客様に説明と謝罪をして理解してもらう事が大事です。謝罪を先延ばしにしても余計にひどくなるばかりで何も言いことがないので、できるだけすぐに謝罪しましょう。

②こちら側の失態をしっかりと認める事が大事

起きてしまった失態をあれこれと言い訳しても状況は良くなりません。お客様に迷惑をかけた事実は消えません。あれこれ言い訳してもお客様を余計に怒らせてしまったり、不愉快にさせてしまうだけです。起きてしまった事実をしっかりと認めて素直に謝罪しましょう。

お客様への謝罪メールの書き方や注意点

お客様への謝罪メールの書き方や注意点

ここではお客様への謝罪メールの書き方や注意点について解説していきます。

①件名

お客様への謝罪メールの場合も件名の付け方次第では見逃されてしまう可能性があります。見逃しを防ぐためには件名を付ける際に工夫が必要です。件名にはお客様が気づきやすい件名を付けましょう。 また分かりやすいタイトルを付けると気付いてもらいやすいです。タイトルの周りにか【】を付けたりして強調するのも良いでしょう。例えば納期遅延してしまう場合は【納期遅延のお詫び】など内容が一目でわかる物にすると良いでしょう。

②書き出し

お客様への謝罪メールの書き出しはまずは挨拶とお世話になっているお礼を書きます。挨拶とお礼文の後は今回の失態やトラブルについての概要を書いていき、謝罪の言葉を述べていきます。長くなりすぎない程度に、簡潔に分かりやすく書きましょう。

③文面

お客様への謝罪メールの文面には今回の失態やトラブルについて詳しく書いていきましょう。起きてしまった経緯や状況の説明と今後どのような対応をしていこうと考えているのかを書きます。 失態を二度と起こさないための対応策や予防策についても具体的に書いておきましょう。ここで気を付けてほしいのは、言い訳しているような内容の文章にしない事です。素直に事実を受け入れて謝罪する事が何より大事です。

④締め

お客様への謝罪メールの締めの言葉には再び謝罪の言葉を述べます。謝罪の言葉にも様々な物がありますので例えば「この度はご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません」や「深くお詫び申し上げます」などの謝罪の言葉で締めましょう。 また文末には「まずはメールまで」や「まずはメールでお詫び申し上げます」を付けておくとまずはメールで早めに謝罪してくれたことが伝わります。

⑤期限

お客様への謝罪メールの期限は、起こしてしまった失態やトラブルの状況確認が取れ次第すぐです。ご迷惑をかけたお客様を待たせてしまうのは、お客様を余計に怒らせてしまうだけです。できる限り早く状況確認を済ませ、すぐに連絡して謝罪しましょう。

お客様への謝罪メールの例文

お客様への謝罪メールの例文

ここでは、お客様への謝罪メールの例文をご紹介していきます。参考にして書いてみましょう。

例文

件名:商品誤配送のお詫び 株式会社A&Bポレーション 山田太一様 いつも大変お世話になっております。株式会社T-クルー 営業部の田中太郎です。12月1日にご注文いただきました。デスク有数パソコンの誤配送の件を当社で発送内容を確認したところ山田様のご指摘のとおり、別の商品を配送してしまいました。多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと謹んで深くお詫び申し上げます。 ご注文の商品を本日中にはお届けいたします。今回このような不手際が起きた原因は私どものアルバイトの教育体制と検品体制がしっかりとできていなかったためでございます。 この件を重く受け止め今後は同じような不手際が無いようにしっかりと教育体制の強化と検品を今以上に厳重に行い再発防止をして取り組んでいく所存でございます。今後も変わらぬご愛顧を承りますようよろしくお願い申し上げます。この度の失態重ねてお詫び申し上げます。

友達への謝罪メールの書き方の心得

友達への謝罪メールの書き方の心得

仲が良い友達ほど喧嘩をすると修復が難しくて長引いたりする物です。距離感が近くなると言いたい放題言ってしまい時には心に思ってもいない酷い事を言ってしまう事があります。そうなってしまうと取り返しのつかない事になってしまうでしょう。そこでここでは友達への謝罪メールの書き方と心得を解説していきます。

気持ちが落ち付いたら直接謝ろう

どんな場合でも直接会って謝罪するのが礼儀です。文章で謝罪しても相手の顔は見えないから感情がしっかりと届きにくいためです。しかし、相手も感情的になってしまっている事もあるため、直接会って謝罪するのは難しいでしょう。こうした場合は、まずはメールで謝罪をして、その後に落ち着いた時に会って謝罪するようにしましょう。

②相手に非がある場合もまずは自分から謝ろう

友達との喧嘩の原因が何であれ相手を責めてはいけません。例え相手に非がある場合でも相手を責めてしまうのは良くありません。責めてしまう事で余計に心を閉ざしてしまう可能性の方が高いからです。そこでまずは自分から謝罪しましょう。そうする事で相手の心を開きやすくする事ができます。まずは相手と話ができる状態を作る事が仲直りするための近道です。

③自分から謝る事は恥ずかしい事じゃない

自分から頭を下げて謝る事って恥ずかしいと感じる人が多いでしょう。しかし、それは逆です。自分から謝る事はなかなかできる事ではありません。自分から謝るというのは自分に正直である事です。それはつまり相手に誠意を感じさせます。 自分からしっかりと謝る事で誠意を込めて謝罪している印象を与える事ができます。謝罪で大事なのは誠意です。謝る事は相手に誠意を見せる事です。別にカッコ悪いことじゃありません。自分から謝って誠意を見せましょう。

友達への謝罪メールの書き方や注意点

友達への謝罪メールの書き方や注意点

ここでは友達への謝罪メールの書き方や注意点について解説していきます。

①件名

友達への謝罪メールの件名は分かりやすい内容にしましょう。また謝罪したい気持ちや直接会って謝罪したい気持ちが伝わる件名にすると読まれやすくなります。長くなりすぎない程度に簡潔な物が良いでしょう。例えば「先日はごめん。会って謝罪したい」などが短くて分かりやすいです。

②書き出し

友達への謝罪メールの書き出しは謝罪から始めましょう。反省の気持ちや謝罪の気持ちを込めて書きましょう。注意点は喧嘩腰や言い訳は書かないようにしましょう。喧嘩腰になってしまうと余計に関係が悪化します。言い訳も相手に余計悪い印象を与え、メールを拒否されかねません。誠意を込めて謝罪の言葉を書きましょう。

③文面

友達への謝罪メールの文面は今後二度と同じことをしないと反省の気持ちを書きましょう。例え相手に非がある場合も相手を責めないようにする文面が良いでしょう。自分に非がある場合はもちろんしっかりと反省し謝罪しましょう。そして会って謝罪するために、話題を変えていきましょう。

④締め

友達への謝罪メールの締めの言葉は今後の予定を聞きましょう。いつ頃なら会って話せそうなのか聞きます。これからも仲良くして行きたい気持ちを伝えます。最後に文末に謝罪の言葉を書きメールを送信しましょう。

⑤期限

友達への謝罪メールの期限は1週間~2週間以内に謝罪メールを送ります。ほっとけばほっとくほどお互いの距離は遠くなってしまいます。できれば喧嘩した数日後にはメールで謝罪しましょう。なるべく早めに送っておくことで、相手が落ち付いたときに読んでくれるでしょう。それまで大人しく様子を見ましょう。

友達への謝罪メールの例文

友達への謝罪メールの例文

ここでは友達への謝罪メールの例文をご紹介していきます。参考にして書いてみましょう。

例文

件名:先日はごめんなさい。会って謝罪したい。 山田はじめ君 先日はイライラしてひどいことを言ってしまってごめんなさい。最近仕事でもプライベートでもうまくいかずに空回りしてて、君にきつく当たってしまったんだ。せっかく心配してくれて飲みに誘ってくれた君にひどいこと言ってしまって本当にごめんなさい。反省してます。 君からもらった的確なアドバイスの通りに、しばらくはおとなしく自分自身と向き合ってみます。落ち付いたらまた直接会って謝罪をさせてほしい。その時はまた連絡しても大丈夫かな。メールの返信待ってるよ。今回は本当にごめんなさい。それではまた。 田中二郎より

クレームへの謝罪メールの書き方の心得

クレームへの謝罪メールの書き方の心得

接客業や販売の仕事をしているとクレームを受ける事があります。接客業ではそうしたクレームを受ける事は珍しくありませんが近年ではクレーマーと呼ばれる営業妨害目的の迷惑行為や憂さ晴らしのためにクレームをつけるクレーマーが増加しています。 ですがクレームを言う方達全てがこのようなクレーマーとは言い切れません。クレームはその企業を良くしたい貴重なアドバイスの場合もあります。そんな貴重な言葉を重く受け止めて誠意ある謝罪をする事も大事です。ここでは、そんなクレームへの謝罪メールの書き方の心得を解説していきます。

①クレームには種類があることを知る

クレームの種類を知っておく事も大事です。クレームは2種類に分けることができます。1つ目は商品に関する内容のクレームです。二つ目はその企業で働いている従業員に対するクレームです。まずはそんなクレームの種類について知っておきましょう。

(1)商品取違いや商品不具合のクレーム

まず一つ目のクレームの種類は商品に関するクレームです。商品に関するクレームは商品を取り違えて送ってしまったり、受け取った商品に何らかの不具合がある場合に送られてくるクレームです。物を扱う販売店やネットショップなどでこうしたクレームが多いです。 こうしたクレームを受けた場合は商品の返品や返金、商品のキャンセルの案内などさまざまな対応に追われます。この対応次第ではお客様に不愉快な思いをさせてしまうので、慎重な対応が求められます。

(2)接客態度やサービスに対するクレーム

2つ目のクレームの種類は働いている従業員の接客態度やサービスに対するクレームです。働いている従業員とは正社員やアルバイト、派遣社員などさまざまな雇用形態の方達の事です。そのいずれの従業員もお客様からはすればその企業に属する同じ従業員です。 「クレームをつけられたあの人は派遣だから切ります」「アルバイトだからクビにします」などの投げやりな対応ではお客様も納得できません。どんな雇用形態の従業員でも企業に属している同じ従業員です。ただクビにするだけの対応では納得されませんのでしっかりと対応をしましょう。 サービスに関するクレームもきちんとした対応をされなくては今後一切利用されなくなる可能性も出てきます。下手をすればSNSなどに拡散される可能性もあるため、慎重に対応していく必要があります。

②まずは電話で謝罪しよう

本来なら直接お客様の元に向かいお詫びを入れるのが礼儀ですが、クレームを受けたら状況を確認し対応していきましょう。できるだけ早く電話で謝罪をしましょう。どうしてもお客様に連絡が取れない場合はメールですぐに謝罪します。メールでの謝罪は電話がどうしても繋がらない場合にしましょう。

③無理難題を断る時は角が立たないように伝える

もし謝罪メールで対応や今後の案内を伝えた場合に「社長を出せ」などの無理難題を言われた場合は角が立たないように丁寧にお断りしましょう。この案件について責任や権限をもらっている事を相手に伝え、しっかりと対応していくことを伝えます。 とにかく落ち着いてもらい納得してもらえるように丁寧に冷静に謝罪しましょう。角が立たないようにする事が大事ですので、落ち着いて対応します。

④相手の言い分に間違いがある場合は遠回しに伝える

例えば相手の言い分や何か重大な勘違いがあった場合は直接的な言い回しで指摘するのはトラブルの元です。直接的に言ってしまうと相手を余計に怒らせてしまう可能性があります。そのため、できる限り直接的な表現は避けて遠回しに伝えましょう。

クレームへの謝罪メールの書き方や注意点

クレームへの謝罪メールの書き方や注意点

ここからはクレームへの謝罪メールの書き方や注意点について解説していきます。

①件名

クレームへの謝罪メールの件名はわかりやすい物を付けます。「クレームの元になった案件名+お詫び」もしくは「謝罪」などの単語を付けると分かりやすいでしょう。お客様にどんな用件でメールが届いたのかすぐに気づいてもらうのが大事ですので、簡潔に分かりやすい件名を付けましょう。

②書き出し

クレームへの謝罪メールの書き出しは、まずは自己紹介とお客様の名前、そして注文された商品名や番号がわかるなら注文番号なども書いておきます。そしてどのような目的や要件があってメールをしたのかを書きましょう。

③文面

クレームの謝罪メールの文面には今後の対応について書いていきます。商品を間違えて送ってしまった場合や取り違えた商品の返品方法や正しい商品の発送状況についても詳しく説明していきます。返品時の送料も着払いで良い事なども記載しておくと良いでしょう。 商品のキャンセルを希望される場合はキャンセル方法についても併せてご案内しておくとお客様の手間が減ります。念のため商品が合っているのかも確認のためメールに注文時の商品名やカラーなどについてもメール文面に載せて確認してもらいましょう。 従業員に対するクレームの場合は状況を確認し教育ができていなかったことを反省する文面やクレームを受けた従業員の教育を徹底していく内容を書いていきましょう。

④締め

クレームの謝罪メールの締めは迷惑をかけてしまった事をしっかりと受け止めて謝罪する文面を書きます。今後同じ間違いをしない事や今後はしっかりとした対応をしていく内容の文面を書きましょう。最後に担当者名とお問い合わせ先を記載しておきます。商品の取り違えの場合は商品名の確認なども必要なので、一度メール返信をお願いする内容で書いて送信しましょう。

⑤期限

クレームの謝罪メールの期限はできるだけすぐに対応しなくてはいけません。ただクレームの場合も状況確認が必要です。状況をしっかり確認できたらすぐに謝罪メールをしましょう。待たせてしまうのは余計に怒りを買ってしまうので、お待たせしないように慎重に対応しましょう。

クレームへの謝罪メール例文

クレームへの謝罪メール例文

クレームへの謝罪メールの例文をご紹介していきます。参考にして書いてみましょう。

例文

お客様有数23番 平田二郎様 日頃よりをネットショップ ミツバヤシジャパンをいつもご利用いただきありがとうございます。株式会社AアンドRのサービスカスタマーのの田中ヒロコです。 この度ご注文された商品に取り違えがありましたことを私共従業員一同 心よりお詫び申し上げます。 つきましては以下の方法にて商品の交換をお受付いたします。また商品のキャンセルや返品につきましても合わせてもご案内いたしますのでサービス担当の田中ヒロコまでお申し付けくださいませ。

商品確認と交換についての例文

ご注文番号123-A 商品名:手提げかばん 色:黒色 検品ミスにより黒色のビジネルカバンになっておりました。 価格1400円(送料・税込み価格) 数量:1 商品交換のご案内 12月12日にご注文された商品を発送いたします。お手元の商品は着払いにて弊社までご返送ください。

キャンセル返品のお願いの例文

キャンセルと返品のご案内 ご注文商品のキャンセルと返品をご希望の場合は以下にご連絡をお願いします。 商品につきましては着払いにて返送していただき確認が取れ次第、全額を返金いたします。 この度は不愉快な思いをさせてしまい誠も申し訳ございませんでした。今後は検品部門の検品システムの見直しを行い二度と同じミスを犯さぬように従業員一同より一層の努力をしてまいります。今後ともご愛顧を賜りますようによろしくお願い申し上げます。お手数ご面倒おかけしますがご連絡をお願いいたします。 サービスカスタマー担当:田中ヒロコ 連絡先:03-1234-4567 メール:miturinjapan@mail.co.jp 営業時間:年中無休10時から19時まで

名前間違いへの謝罪メールの心得

名前間違いへの謝罪メールの心得

急いでメールを書いていて途中で送信してしまったことはないでしょうか。そういうメールに限って相手の名前を間違えて書いていたりします。また世の中には色々な名前や名字の方がいます。そういう方メールをする時は名前や名字を間違わないように注意する必要があります。 たかが名前間違いでもビジネスではそれが大ごとになりかねません。名前の間違いでもしっかりと謝罪をする必要があります。ここではそんな名前間違いへの謝罪メールの心得について解説していきます。

①名前間違いは失礼

小さなミスが大きな問題に発展する事もあります。名前の間違いを些細な事だと思わない方がいいでしょう。名前を間違える事は相手に失礼です。相手の存在やプライドを傷つける事になります。時にはそれが信頼にも影響してしまうこともあります。名前の間違いは相手にとって失礼な事だとしっかりと心にとめておきましょう。

②何をどのように間違えていたのか書く

名前の間違いをしてしまった時どこをどのように間違えたのかを書いておくと良いでしょう。例えば会社名の間違いをした時に会社の名前をカタカナで書くべきところをひらがなで書いていた場合も相手の名前をひらがなで書いてしまった場合も「急いで書いてしまいお名前をひらがなで変換してしまって申し訳ございません」と理由も含めて謝りましょう。

③この場合はわざわざ電話する必要はない

今までは謝罪メールの前に電話で謝罪するのがほとんどでした。しかし今回の場合は電話でわざわざ相手に手間を取らせる必要はありません。メールの方が相手に伝わりやすいですし、相手も忙しい時間に「名字を間違えておりました。」と電話で言われても困ってしまいます。そのため、相手の都合を考えてメールでのみ謝罪する方が良いでしょう。

名前の間違いへの謝罪メールの書き方や注意点

名前の間違いへの謝罪メールの書き方や注意点

ここからは名前の間違いへの謝罪メールの書き方や注意点について解説していきます。

①件名

名前の間違いへの謝罪メールの件名にはわかりやすい件名にしましょう。例えば今回の場合は名前の間違いですので「名前の間違いのお詫び」などのタイトルにすると分かりやすく一目で気づいてもらえます。

②書き出し

名前の間違いへの謝罪メールの書き出しはまずは自分の名前や会社名などを書いて自己紹介と挨拶から入りましょう。その後、用件を書きましょう。用件の書き方は「先ほど送信したメールの○○様の名字を誤ってお送りしてしまいました」のように書くとわかりやすいです。わかりやすく簡潔に書きましょう。

③文面

名前の間違いへの謝罪メールの文面には間違えてしまった理由や経緯を書きましょう。例えばよく間違えやすい理由には「タイプミス」や「変換ミス」などがあります。こうした理由を参考にしてみましょう。

④締め

名前の間違いへの謝罪メールの締めには今後同じことを繰り返さないと約束する文面にします。文末には「取り急ぎ誤記のお詫び申し上げます」などと書くと良いでしょう。とにかく相手に失礼な事をしたことを反省する文面を書くと相手に伝わりやすくなります。

⑤期限

名前の間違いへの謝罪メールの期限は名前の間違いに気付いたらすぐです。こうした間違いをしないためにもできるだけ送信前にメールの内容をしっかり読み直しましょう。そうすればこうしたミスを防ぐことができます。

名前の間違いへの謝罪メール例文

名前の間違いへの謝罪メール例文

ここからは名前の間違いへの謝罪メールの例文をご紹介していきます。参考にして書いてみましょう。

例文

件名:お名前の誤記のお詫び 株式会社AアンドB 経営管理部山田均様 いつもお世話になっております。株式会社ソーテクの田中太郎です。先ほどお送りしたメールの山田様のお名前の漢字を誤ってお送りしてしまいました。漢字の変換を間違えてしまったことが原因です。私の注意不足で不愉快な気分にさせてしまい深くお詫び申し上げます。 今後はこのようなミスが無い様に細心の注意を払い務めて参ります所存でございます。 何卒よろしくお願い申し上げます。取り急ぎ誤記のお詫びを申し上げます。

謝罪メールに返信する場合の心得

謝罪メールに返信する場合の心得

謝罪メールを受け取った場合、どのように返信すると良いのでしょうか。ここでは謝罪メールに返信する場合の心得について解説していきます。

①要望があれば返信メールで書いておく

もっと要望があれば謝罪メールに返信する時に書きましょう。例えば「送料の説明が少なくてわかりにくいです。もっとちゃんとしてください。」のように意見を積極的に伝えましょう。納得できない点があればそこで交渉する事で何とかしてもらえる可能性もあります。

謝罪メールに返信する場合の書き方と注意点

謝罪メールに返信する場合の書き方と注意点

ここからは謝罪メールに返信する場合の書き方と注意点について解説していきます。

①確認やすいように名前や目的を文面に入れておく

謝罪メールに返信した場合はメールをくれた担当の従業員に直接返信メールが届くかはこちらでは判断できません。そのため、返信したメールが誰から送られてきたのかわかるような文面にすると返信先で担当者に取り次いでくれます。また、担当者が誰かわかっていれば、その方の名前を書いたりその方直通のメールに返信すると良いでしょう。

②件名は受け取ったメールのままで返信

謝罪メールに直接返信する場合は、件名は受け取ったまま返信した方がすぐに担当者にも気づかれやすいでしょう。そのため件名はそのまま返信するとすぐに対応してくれる事が多いです。

謝罪メールに返信する場合のメール例文

謝罪メールに返信する場合のメール例文

ここからは謝罪メールに返信する場合のメール例文をご紹介していきます。参考にして書いてみましょう。

例文

件名:Re:商品配送遅延のお詫び 注文番号111-Bのビジネスカバンを注文していた田中一郎と申します。商品の配送遅延のメール拝読しました。やむを得ない事情であることをお詫びのメールで知りました。多少の遅れは仕方ありません。 急ぎでありませんので今月中に届けていただければ結構です。商品が届くのを心待ちいたしております。取り急ぎメールのお返事まで。

謝罪メールの返信に返信をする場合の考え方

謝罪メールの返信に返信をする場合の考え方

謝罪メールに返信後さらにそのメールに返信する場合、また返信した方が良いのでしょうか。それともそこで返信を切った方が良いのか迷います。そこでここからは謝罪メールの返信に返信する場合の考え方について解説していきます。

①返信で要望を伝えきれた場合は返信しなくても良い

謝罪メールの返信後さらに返信する場合は要望を伝えたり、交渉を終えて要望が伝わり切ったと思ったらそこでメールの返信を続ける必要はないでしょう。何度も返信してもきりがありませんし、最初の返信で要望や交渉は全て行っているはずです。そのため、ある程度納得できたらそれ以上の返信はしなくても良いでしょう。

謝罪メールを誤送信した場合の対処法

謝罪メールを誤送信した場合の対処法

メールを別の相手に誤送信してしまった経験はないでしょうか。それが謝罪メールだった場合は謝罪相手の方の個人情報も載っている場合もあります。そうした時にどのように対応したら良いのでしょうか。ここでは謝罪メールを誤送信した場合の対処法について解説していきます。

①早めに電話やメールで謝罪しよう

謝罪メールを誤送信してしまった相手にすぐに電話で謝罪をしましょう。もしも電話が留守電の場合はメールにて謝罪しましょう。経緯を説明しきちんと謝罪しましょう。

②誤送信したメールの削除をお願いしよう

謝罪メールを誤送信してしまった相手に電話やメールで謝罪ができたら次に誤送信したメールを削除してもらうようにお願いします。なぜなら誤送信した方に届いたメールには正しく送信する相手の個人情報が載っているためです。 下手すればその情報が社外に漏洩してしまう可能性もあります。そこで削除をお願いすれば情報漏洩を防ぐことになりますので、しっかりと謝罪し削除してもらうようにお願いしましょう。削除してもらえればまずは問題は解決です。手間をかけた事をしっかりとお詫びし二度とこのような事がないように反省しましょう。

失敗しても反省と誠意を見せれば理解してもらえる

失敗しても反省と誠意を見せれば理解してもらえる

今回は謝罪メールを書く時の心得と書き方と注意点についてご紹介してきました。これで仕事でミスをしてもミスした事を謝罪しにくい上司やお客様、お友達に誠意を込めた謝罪のメールを送るときに迷わず謝罪メールを送る事ができます。 失敗しても大丈夫です。反省して誠意を見せれば失ってしまった信頼もいつかは取り戻せます。勇気を振り絞って謝罪のメールをして誠意を示してください。そんなあなたを応援しています。頑張ってください。

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