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上司へのメールの書き方と文例(お礼/返信/お願い)・注意点

メールマナー

上司へお礼・返信・お願いのメールを送りたい。その際の注意点とは?この敬語、上司に送っても問題ない?メールのマナーは社会人にとって身につけておくべきビジネスマナーです。今回は上司へメールを送る際のマナー、注意点や文例を紹介して行きます。

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上司へお礼のメールを送る際のマナー

上司からのメールの返信は、タイミングに合わせたお礼の一言を活用します。 上司からメールをもらった時は、内容だけでなくメールがどのタイミングで送られて来たメールなのかを確認し、時間帯等に合わせた言葉を選び、お礼メールとして返信します。

感謝、お礼の一言「朝早い時間にもらったメールに返信する場合」

・朝早くのメールありがとうございます ・早い時間にも関わらず、早急なご対応感謝致します ・早朝でのご連絡ありがとうございます

感謝、お礼の一言「夜遅い時間にもらったメールに返信する場合」

・深夜にも関わらずご対応ありがとうございます ・遅い時間にご丁寧なメールをいただき、感謝致します ・お忙しい中でのメールありがとうございます

感謝、お礼の一言「自分が送ったメールへの早い返信に対する場合」

・早速のご返信ありがとうございます ・素早いご対応に感謝致します ・早急にお返事いただき、非常に助かります

上司へのメールでのお決まりフレーズ

お礼メールの基本は感謝の言葉ですが、これは日常でもよく使う「ありがとうございます」でも充分丁寧な感謝の言葉ですが、より感謝の気持ちを込めたいのであれば、「誠に」や「本当に」等を頭につけると更に丁寧な感謝の言葉として上司に好印象を与えられるでしょう。また、「感謝しております」という言葉もお礼メールの返信で使えるフレーズです。

上司へのお礼のメールの文例

【例文 上司にアドバイスしてもらった場合】 件名:先日のアドバイスのお礼 本文: お疲れさまです。◯◯部の山田です。 先日はお忙しい中、私の為にお時間を割いていただきありがとうございました。 おかげさまで、部長から頂いたアドバイスで、随分と気持ちが楽になる事が出来ました。 正直、一人で考えていると、自分の出来ない部分ばかりが目につき、自信を無くしかけていました。 部長の経験に学んで、今後は前向きにやっていきます。 また、部長から、いつでも相談に来て良いとのお言葉を頂いた事がとても有難く、安心して仕事に打ち込めそうです。 これからも、何かとご相談に乗って頂く事があるかと存じますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

上司へ返信のメールを送る際のマナー

仲の良い上司だから、と社内のビジネスマナーをないがしろにしてませんか?どんなに親しい上司、部下の関係と言えど、目上の人には変わりありません。上司に正しい言葉を使うのは社会人として当然のマナー。"親しいかんけい"と"なれなれしい態度"を履き違えてはいけません。

敬語に気をつける

間違えやすい敬語として、以下の文例を紹介します。 ・了解しました→承知しました ・確認しました→拝見しました ・ご苦労様です→お疲れさまです ・問題ありません→そのまま進めて頂けたらと思います 相手が同僚なら構いませんが、上司等目上の人には、より気配りが必要です。

引用文に気をつける

上司からのメールに返信する際、送られて来た本文が"引用文"として残ることになります。メールは最も見やすい形にして返信するのがマナーです。 会社によっては「やり取りの履歴が残るから」と、全文引用をマニュアル化している場合もありますが、基本的にはマナー違反だと認識して下さい。

引用は必要部分だけを残す

メールを返信しようとすると、元の分が各行冒頭に「>」を付けて含まれるように初期設定されています。あいては自分が打ったメッセージがメール本文の後半に「>」付きでぶら下がってるのを目にすることになります。 「>」から始まる引用は必要な部分だけ残して削除すべきでしょう。例えば、打ち合わせの出席要請メールに返信する場合は、上司が書いて来た日時と場所だけを残し、これについて「了承致しました」と書き添えるようにするのが正しいです。

素早く返信する

上司など目上の人から「返信が必要なの?」というような内容のメールが来た場合も、気づいたら素早く返信しましょう。 例え返信を必要としない内容の場合でも、「メールを拝見しました」という報告を入れるべきです。相手は上司で目上の人なのです。 長々と書くのではなく、「承知致しました」程度の返信で問題ありません。既読確認メールを「不愉快だ」と受け取る上司はそうそういないでしょう。きちんと報告出来る部下は、上司や目上の立場から見ると「仕事を安心して任せられる存在」なのです。

上司への返信のメールの文例

【例文】 ◯◯課長 山田です。 お忙しい中、すぐに返信をしていただきまして、ありがとうございます。 課長もお身体に気をつけて、ご無理をなさらないで下さい。 お先に失礼します。

上司へお願いのメールを送る際のマナー

社外、社内関係なく、ビジネスで仕事の依頼のメールをするのは日常的です。特に、上司や目上の人にお願いをするメールはきちんと書けているか確認しましょう。

内容と期日を明確にして依頼する

取引先や上司、目上の人へ依頼する仕事だからこそ、分かりやすく明確な内容が求められます。ダラダラと長文で何が言いたいのか分からないものや、逆に説明が足りないメールはNGです。 その仕事が急ぎなのか?手が空いた時で構わないのか?など期日も明確にメールに記しておきましょう。相手にいちいち確信されないように、きちんと内容、期日を確認してからメールしましょう。

細やかな心遣いを忘れずに

まず上司や目上の人に仕事を依頼する際は、メール本文の一言目に「ご多忙のところ恐縮ですが」、「お忙しいところ恐れ入りますが」等忙しい上司の都合を気遣う文面を入れましょう。

お願い、頼み事メールの敬語フレーズ

・お願い申し上げます ・〜していただけませんでしょうか ・ご依頼申し上げます ・切にお願い申し上げます ・誠に厚かましいお願いですが ・事情をお察しいただき ・突然のお願いで ・誠に勝手なお願いで ・願えませんでしょうか

上司への依頼のメールの文例

【例文 上司にプレゼン資料のアドバイスをもらう】 お疲れさまです。 山田です。 ◯◯社に提出予定の△△プレゼン資料が完成いたしましたので、お忙しいところお手数をおかけしますが、アドバイスをいただけますでしょうか。 ぜひ経験豊富な◯◯部長にお力をお貸しいただきたく、何卒よろしくお願い申し上げます。 ◯月◯日に同社との打ち合わせがあり、◯月◯日までにご返答いただけると幸いです。 何卒よろしくお願い致します。

メールでの注意点

メールでのやり取りは顔が見えないだけに、文面で自分の印象が決まってしまいます。もし間違った敬語や言葉を使っていたら、一気にマイナスのイメージに繋がってしまいます。 ピックアップした間違えやすい敬語や言葉を見て、間違いの無いようにしましょう。

注意すべき敬語、言葉

・了解しました→承知しました、かしこまりました ・ご苦労様です→お疲れさまです ・お世話様です→お世話になっております ・お身体ご自愛下さい→ご自愛下さい ・休みをいただいております→休みを取っております ・(社外の人に)◯◯社長が→◯◯が ・お客様がそう申しておりました→お客様がそうおっしゃっていました。 ・資料は拝見されましたでしょうか→資料には目を通していただけたでしょうか ・先日私がお行きした際には→先日私がお伺いした時は

まとめ

いかがだったでしょうか。 先程も書きましたが、メールは顔が見えない分、文面で自分の印象が伝わってしまいます。 また、上司や目上の人との信頼関係にも大きく作用されます。 日々コツコツと学びながら、正しい上司へのメールが打てるようになりましょう!

マナーについてもっと知りたいという人が読むべき一冊

上司へのメールの書き方一つとっても、知らないマナーがたくさんありますよね。 食事や日常の振る舞いも含めると、数えられないくらいのマナーがあります。 そんなたくさんのマナーの中から押さえておきたいマナーについてまとめた本が「図解 マナー以前の社会人常識」です。 この本は、形にとらわれがちなマナーの一番大事な「こころ」の部分がしっかりとおさえらえているため、なぜそのような作法になるのかまでを理解できるベストセラーのマナー本です。 マナーのこころを理解し、大事な場面で、大切な人に失礼のない振る舞いをできる人になりましょう!

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