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リマインドメールの意味や送り方は?書き方や例文・返信のコツも紹介

更新日:2022年08月23日

メール・手紙

リマインドメールの意味や送る際のポイントについてご存知でしょうか。この記事では、リマインドメールの意味や相手別の送り方、そして文面のポイントについてご紹介します。リマインドメールの送り方について疑問や不安がある方は、ぜひこの記事を読んでみてください。

「リマインドメールってどういう意味?」 「どんなときにリマインドメールを送れば良いの?」 「リマインドメールを送りたいけど、例文はある?」 リマインドメールの意味や送り方に不安や疑問があるのではないでしょうか。 本記事では、リマインドメールについてその意味や送り方を紹介しています。また、リマインドメールを送る際に気をつけるポイントについてもチェックしてみましょう。 この記事を読むことで、リマインドメールがどのようなときに送るメールなのか知ることができるでしょう。そして、送る相手別にどのような文面にすれば良いか理解できます。 リマインドメールを送りたいとき、スケジュール管理にメールをしたい方は、ぜひこの記事をチェックしてみてください。

リマインドメールって何?

上司からリマインドメールを送るよう言われた経験がある方も多いのではないでしょうか。 リマインドメールはスケジュール管理にかかせないメールです。そこで、リマインドメールについて詳しくチェックしてみましょう。

リマインドメールの意味

リマインドメールとは、相手に何かを確認してもらう必要があるときに送るメールです。 例えば、以下のような状況のときにリマインドメールを送ります。

  • 営業のアポイントを取引先に再確認するとき
  • 会議の日程が迫っているとき
  • 締め切りを過ぎた書類が提出されていないときの催促

「リマインド」という言葉の語源

リマインドとは、相手に「気づいてもらう」「思い出してもらう」「再確認してもらう」という意味で使われるビジネス用語です。 「リマインド」とは、英語の「remind」から派生しています。

「リマインド」と「催促」との違い

「リマインド」と「催促」は似ているようですが、強制の度合いが違います。 リマインドメールの返信は強制ではありませんが、催促メールとなると返すことを強制している意味が強くなります。催促メールと記載すると相手にとって失礼となる可能性があるため、注意しておきましょう。

リマインドメールを送る際の手段

リマインドメールは、普段使っているメールツールを使って送信するのが一般的です。 社内外問わず、普段使っているツールを使ってリマインドメールを送信しましょう。ここでは一般的なリマインドメールを送る際の手段を紹介します。

グループウェアなどのコミュニケーションツールを使って送る

普段チェックしているグループウェアにリマインドメールを送ることで、相手がメールに気づきやすくなるメリットがあります。 社内でのやり取りに、グループウェアなどのコミュニケーションツールを使っている会社も多いでしょう。その場合はリマインドメールもグループウェアを使って送ります。 リマインドメールは多くの場合、相手から返信をもらうことを目的に送信しています。そのため、なるべく返信率が上がるよう、相手の目につく場所に送信するイメージで送りましょう。

SMSで送る

携帯電話の番号を知っている相手なら、SMSでリマインドメールを送信できます。 パソコンのメールアドレスに送信しても返信が来ないメールに対しては、携帯電話で見ることができるメールアドレスに送る方がリマインドメールの返信率は上がるでしょう。 そんなとき、パソコンのメールアドレスしかわからなくても、携帯電話の番号がわかればSMSを送信できます。外勤が多い人へのリマインドメールは、SMSを活用するのがおすすめです。

メールで送る

リマインドメールを送るときに使いやすいツールは、普段使っているメールです。 仕事中にメールチェックするタイミングは何度も訪れます。その際に目立つようにタイトルに工夫してリマインドメールを送ると良いでしょう。

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初回公開日:2017年01月13日

記載されている内容は2017年01月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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