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リマインドとは?リマインドメールの件名/本文の書き方・例文

メール

「リマインド」とはどんな意味か、どの場面で使うのかをご存知ですか?この記事では、できるビジネスマンが実践しているリマインドメールの構成や件名、例文を紹介します。ビジネスに使える上手なリマインドメールを作成したい人は参考にしてください。

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「リマインド」とは

リマインドとは、相手に「気づいてもらう」「思い出してもらう」「再確認してもらう」という意味で使われるビジネス用語です。 「リマインド」とは、英語の「remind」から派生しています。

リマインドメールとは

リマインドメールとは、相手に何かを確認してもらう必要があるときに送るメールです。 例えば、以下のような状況のときにリマインドメールを送ります。 ■営業のアポイントを取引先に再確認するとき ■会議の日程が迫っているとき ■締め切りを過ぎた書類が提出されていないときの催促

リマインドメール「件名」の書き方と例

メールのはじめに必ずいれるべき「件名」ですが、リマインドメールの場合の件名の書き方と例をご紹介します。

件名の書き方

件名に【リマインド】と入れてしまうと、失礼にあたります。メールの件名からいきなり催促の要素が強いと、相手が気分を害してしまうからです。 件名には【リマインド】という言葉は使わず、【確認依頼】【再送信】などと、置き換えた言葉を使いましょう。

件名例1:月末に、勤怠打刻の確認をしてほしい場合

件名:【確認依頼】勤怠打刻チェックをお願いします

件名例2:食事会の開催が近づいている場合

件名:【日程間近】○○食事会の開催日のご案内

リマインドメール「本文」の書き方と例

リマインドメールを書くときの構成は、型が決まっています。例文と合わせてご紹介します。

リマインドメールの書き方

リマインドメールは、丁寧で低姿勢を心がけ、次の構成で書いていきます。 ============== ①冒頭のあいさつ ②リマインドに関する詳細(日時や場所や用件) ③締めのあいさつ ④署名 ==============

例文1:社外の方に食事会の再確認を送る場合

================= いつも大変お世話になっております。 株式会社マヨネーズの五十嵐でございます。 先日よりご案内しておりました昼食会の開催日が近づいて参りましたので、改めてご案内申し上げます。 日時:△△月△△日(水) 12時~ 場所:●●●●●(※添付の地図をご参照ください) 万が一ご都合が悪くなられた場合は、お手数ですが本日中に五十嵐までご連絡ください。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い致します。 ===================

例文2:社内に飲み会の出欠確認を送る場合

=================== お疲れ様です。 コンサルティング事業部の赤坂です。 コンサルティング事業部主催の飲み会の出欠確認締切日が迫ってまいりましたので、改めてご連絡差し上げます。 日時:○月○日(金)19時~ 場所:△△農場 新宿店 参加費:5,000円 お手数ですが、返信にて出欠の報告をよろしくお願い致します。 =====================

丁寧なリマインドメールを送ることを心がける

再確認をしてもらうためのリマインドメールは、常に低姿勢で丁寧に謙虚に書くことを心がけましょう。

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