リマインドメールの意味や送り方は？書き方や例文・返信のコツも紹介

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リマインドメールは送るタイミングによっては相手にとって失礼にあたる場合があります。 そのため、リマインドメールは適切なタイミングで送るようにしましょう。

社内でイベントなどの行事を実施する際に、出欠確認の返事がない人に対してはリマインドメールを送ると良いでしょう。 そもそものメールを見落としていたり、スケジュール確認してから出欠を返信しようと思って忘れてしまったりしている可能性があります。また、忙しい時間に業務と直接関係ないメールが来た場合は、開封自体を忘れている場合もあります。 社内イベントや行事は、参加者の人数に応じてケータリングや記念品を発注することもあるでしょう。その発注期限に間に合うよう、リマインドメールを送ると良いでしょう。

商談や会議の前日までにリマインドメールを送ると、参加漏れを防げます。 リモートワークで会議する場合などは、リマインドメールを活用すると良いでしょう。日々の業務に追われていると、会議の日程を忘れてしまう人も出てきます。 また、早めにスケジュールを抑えた会議などは、リマインドメールで開催をお知らせするのがおすすめです。

仕事のスケジュールが遅れないように、取引先や顧客との間でもリマインドメールを活用しましょう。 納品期日が迫っている仕事や、連絡して欲しい期限があるとき、取引先や顧客から連絡が来なくて仕事が進まない状況に陥ったことはありませんか。そんなときは、リマインドメールを送るタイミングです。 もうすぐ期日が迫っていることをリマインドして、相手の行動を待ちましょう。仕事のスケジュール管理に役立つのが、リマインドメールのメリットでもあります。

書類の提出期限が迫っているのに提出されない場合は、改めて期限を伝えるリマインドメールを送るのがおすすめです。 書類を提出する本人が記載するだけの簡単なものなら、あまり急かす必要はないでしょう。しかし、添付書類を揃えないといけないものや、公的書類のコピーが必要なときなどは早めにリマインドメールを送っておくのがおすすめです。

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件名に【リマインド】と入れてしまうと、失礼にあたります。メールの件名からいきなり催促の要素が強いと、相手が気分を害してしまうからです。 件名には【リマインド】という言葉は使わず、【確認依頼】【再送信】などと、置き換えた言葉を使いましょう。

出典: ノートパソコンにメモとペンの写真素材 - ぱくたそ

リマインドメールは、丁寧で低姿勢を心がけ、次の構成で書いていきます。