書類送付の案内・メールでの送り方｜書類送付状のテンプレートと例文

用件は書類送付ですから、その旨を明確にします。書類の他に同封するものがあるときは「資料送付」としましょう。 ＜例＞ 　・書類送付のご案内 　・資料送付のご案内

面会時には必ず最初に挨拶をしますね。この挨拶に当たるのが頭語・結語と挨拶文です。ビジネス文書では、頭語から始め、結語で締めるのが基本型です。 ＜例＞ 　・「拝啓」＋「敬具」 　・「謹啓」＋「敬白」

＜文章例＞ 　・拝啓　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 　・拝啓　時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 　・謹啓　貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 　・拝啓　時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。 このように頭語のあとに一文字分をあけて続けて書きます。 この例文のような表現は季節に関係なくいつでも使えますが、挨拶文には季節を表す「春風の候」など様々なものがあります。季節の挨拶を入れると文章がやわらぎますから、相手やシュチュエーションに合わせて使い分けることをお勧めします。

頭語「拝啓」などの後に一文字空けて書く「〇〇の候、」という語句は短くても季節を感じさせ、業務案内の雰囲気を柔らかくする効果があります。 もう少し長い挨拶を入れて人間味を膨らませた文面もあります。また「敬具」などに代わる文章の結語もあるのです。代表的なものを挙げておきましょう。

＜3月〜5月＞ 　・早春の候、・軽暖の候、・陽春の候、・桜花の節、・新緑の候、・立夏の候、 　・花の便りも聞かれるようになりました。貴社のみなさまには益々ご健勝のこととお慶びもうしあげます。 　・春深く木々の緑に心躍るこの頃、貴社におかれましては益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。 　・（結語）年度末でお忙しいと存じますが、皆様ご無理をなさらずにお仕事をされますよう。 　・（結語）風薫る新緑の中、皆様のますますのご健勝をお祈りいたします。 ＜6月〜8月＞ 　・入梅の候、・夏至の候、・盛夏の候、・炎夏の候、・残暑の候、・立秋の候、 　・暑中お見舞い申し上げます。貴社の皆様にはいよいよご健勝のことと存じます。 　・（結語）風薫る新緑の中、皆様のますますのご健勝をお祈りいたします。 　・（結語）若々しき木々の葉が生い茂るこの頃、社業の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。 ＜9月〜11月＞ 　・初秋の候、・秋冷の候、・仲秋の候、・紅葉の候、・晩秋の候、・向寒のみぎり、 　・残暑もようやく和らぎましたが、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 　・秋晴れの心地よい季節となりました。貴社の皆様にはいっそうご活躍のこととお慶び申し上げます。 　・（結語）爽秋の季節、社業の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。 ＜12月〜2月＞ 　・初冬の候、・歳末の候、・極寒の候、・新春の候、・厳寒の候、・向春の候、 　・今年もいよいよ残りわずかとなってしまいましたが、益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。 　・貴社の皆様におかれましては、お元気で新年をお迎えのことと存じます。 　・梅のつぼみがほころぶ季節となり、春の訪れが待ち遠しく感じます。貴社の皆様にはご壮健のこととお喜び申し上げます。 　・（結語）皆様が健やかなる新年をお迎えになられますよう、心よりお祈り申し上げます。 　・（結語）本年も変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。

※参考記事1：時候の挨拶/季節の挨拶/挨拶文/季語-書き出しと結び[2017版]

挨拶文に続けて、書類送付を知らせ受け取ってほしい旨をお願いします。末尾に、右側に寄せて「敬具」「敬白」で文章を締めます。

あらたに行を変えて中央に「記」と表記します。ここからは送付書類等のリストとなります。必ず文書の中央に「記」をしるし、リストは左寄せに箇条書きで記載します。 この欄を締めるときは文末に「以上」と、右下に書くことを忘れないようにしましょう。

記のあとに、送付する書類の一覧表示を、左寄せで箇条書きにして列挙する形です。 ＜例＞ 　・請求書　　　1枚 　・見積書　　　1枚

補足説明があれば、この備考欄に書きます。 とくに営業担当者が書類を送る場合、おすすめなのはここに手書きコメントを添えることです。ビジネス文書は堅い形式に則っているものですが、少しの工夫で良い印象を強めることができますよ。 ＜例＞ ・お問い合わせ頂きまして、誠に有難うございました。何かご不明な点がございましたら、いつでもご連絡いただけますと幸いです。

出典: 考えるスーツ姿の男性｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

送付状の内容を終了し、締めに「以上」と右端にしるしましょう。