書類送付の案内・メールでの送り方｜書類送付状のテンプレートと例文

受け取った相手に送付物の内容がどういった趣旨のものか、明らかにします。 社内であっても送付状が同封されていなかったり、趣旨が曖昧な文章では、業務に支障をきたしますから、十分な配慮が必要です。 封入物のタイトルや種類などを、簡潔・明瞭に箇条書きにします。 事後の連絡を容易にするために、発信人の電話・メールアドレスを記入しておきましょう。 基本的な書き方は、上記テンプレートと同様です。社内便の場合は、相手と自分の住所は必要ありませんから省き、部署と氏名がわかるようにしましょう。

雛形は基本形をもとに、送付書類のリストを表しましょう。

　　　　　　　　送付書類 　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月分　請求書　　　枚 　　　　　　　　　　　　　　　明細書　　　　　　　　　　枚 　　 　　　　　　　　備考

明細書などがある場合には、同封して請求書と一緒に送るのが一般的です。 備考欄には、振込先情報（口座や名義）を記載するケースもあります。払い込み期限などを備考欄に付記するか、請求書自体に書き込む場合もあります。 ＜例＞ 　・誠に恐れ入りますが○月○日までにお振り込みください。 　・恐縮ではございますが、振込手数料はご負担くださいますようお願い申し上げます。 　・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせください。

　　　　　　　　添付書類　　領収書（　　月分）　３　　　枚 　　　　　　　　[ご利用明細] 　　　　　　　　　　　(No)　　　　　(金額)　　　　(備考) 　　　　　　　　　1234-56781　　1,200,000　　○月○日ご入金 　　　　　　　　　1234-56782 　 　 800,00　　○月○日ご入金 　　　　　　　　　1234-56783　　 650,000　　○月○日ご入金 　　 　　　　　　　　備考

複数の領収書を同時に送る場合には、送付状に明細を記載するのが一般的です。 備考欄には、営業担当者からのひと言を手書きで「ありがとうございました」等と書き添えると印象がよくなります。

※参考記事2：書類送付の案内状（送付状・送り状）の書き方

※参考記事3：送付状の書き方～ビジネスマンが恥をかかないテンプレート～

出典: スーツを羽織る男性｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

差出人が何を送付したかを相手に伝え、間違いなく相手に書類又は物品が届いたかを確認してもらうために、送付状を添付します。同封するつもりのものを入れ忘れてしまうミスで相手に迷惑をかけないようにするためにも必要です。 また、いつ誰に送付したかを記録しておくことも把握しておきましょう。 コピーを取って保管するか、控えをきちんと保管しておくのがおすすめです。 以下では、各送付方法について解説していきますので、参考にしてください。

書留は、万が一配達中に郵便物が破損したり、何らかの事情で配達されなかったりした場合に、一定の範囲内で実損額を賠償するサービスです。 また、追跡番号も割り振られているため、荷物の配達状況を知ることができます。

料金が割安な書留です。万一の場合の賠償額は上限があり、原則として5万円までとなります。