書類送付の案内・メールでの送り方｜書類送付状のテンプレートと例文

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「見積書を郵送してください」など、重要な書類を送る場面が出てきたとき、どのようにしますか？書類は本来なら、相手を訪問して、直接手渡すことが望ましく、間違いなく届けることができますね。しかしビジネスでは速やかな対応が求められる場合も多く、支障のないときは面会せずに、書類送付で済ませることになります。 請求書や、納品書、また契約書など、何らかの書類を送付する際に必要なのが、封書内に添える文書。面会に代わる役割を果たす書面が不可欠です。書類送付状、添え状、添書などと呼びます。

書類送付状には主に役割が3つあります。 1.　挨拶をする 2.　内容を通知する 3.　補足説明をする

ビジネスパーソン同士のコミュニケーションを書面で代行しますから、持参して手渡しするときと同じように、挨拶は不可欠ですね。ビジネス書面の定型を使って丁寧に挨拶を書きましょう。手紙文のマナーと同じで、時候の挨拶や頭語・結語（拝啓、敬具など）が必要です。書き出す位置や、文を揃える位置も決まっています。 難しそうに聞こえるかもしれませんが、形を覚えてしまえば大丈夫です。きちんとした書面はビジネスの往還関係を良好にします。この後に形式を詳しく説明していきますね。

用件を明確に伝えます。次の内容を網羅しましょう。 　a. 書類送付の件 　b. 書類の送り主、担当者、連絡先 　c. 送付する書類、添付する資料やサンプルの内容 　d. 送付する枚数、数量

上記以外の伝達事項があれば追加します。内容確認の連絡が必要な場合は、必ずお願い文をつけておきましょう。ここを工夫すると、相手の印象に残る書類を作れますよ。文章の例は、この後に挙げていきますね。

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一般的な書類送付の際の案内状（送付状・添え状）の雛形です。こちらをみながら、書き方を検討していきましょう。書類の形を語呂よく唱えて頭に入れておくのも手です。 1、右、日付。　2、左、宛名。　3、右、自分。　 真ん中、タイトル。　拝啓、貴社ます、ご清栄。 書類、お送り、ご査収お願い。 敬具でしめて、記の下、書類。　以上。

送り状の作成日、郵送の場合は投函日を記載します。ビジネス文書では、日付を必ず右上に記入します。こちらが無いと、書類を送った日がわからず、後々のトラブルをまねきますから、必ず記載しましょう。

こちらもビジネス文書の基本形に沿って、左上に送り先の会社名と氏名を記載します。 名刺を頂いている場合は、名刺のとおりに記載するのがよいでしょう。株式会社は（株）と略すことは避けます。 敬称は、会社名や部署名の後ろには「御中」、個人名には「様」をつけます。両方つけることはしません。 ＜例＞ 　・会社名のみの場合：○×株式会社 御中 　・会社名と部署名の場合：○×株式会社 総務部 御中 　・会社名、部署名、氏名の場合：○×株式会社 総務部 部長 山田様

日付の下の位置、書面の右上に書類の作成者の会社名・氏名を載せます。 見積書や請求書には、会社や担当者の印を押しますが、送付状には印鑑の押印はしないのが通例です。 １）住所、電話番号 ２）会社名 ３）担当部署名 ４）担当者名