内定先へのメールの書き方と例文・正しい件名の付け方

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内定先へのお礼状や連絡のやり取りに際して、やはり通例のマナーにしたがった形のポイントがあります。まず相手への感謝や敬服を示す姿勢を文面に表し、あまりしつこくないように文体を整えておくことが望ましいです。 1つ1つの行事にお礼状や挨拶メールを送る必要はありませんが、それでも要所で催されるビッグイベントに際してのお礼メールは送った方がよいでしょう。

新入社員に必ずやってくるのが各種研修への参加で、その研修後に新入社員各自は、その内定先へのお礼状やお礼メールを送ることが通例です。このお礼状は確かに任意ではありますが、それでも自分だけ送っていない場合はやはり気まづくなります。 そのお礼状・お礼メールの例文をあげておきます。 ○○株式会社　人事部長　（担当者のフルネーム）様 先日内定をいただきました（内定者のフルネーム）と申します。 本日、「○○研修会」へ参加させていただきました。 （研修会で経験した内容と自分で思う成果を述べる） 今後ともご指導のほど、どうぞよろしくお願いいたします。 このような文面でOKです。この際も誤字脱字にはじゅうぶん気をつけ、何度か見直しをしてから文体のバランスに配慮しましょう。

内定者には「内定者懇親会」という、これから先輩になる企業の社員や同僚の内定者との親交を深める懇親・懇談会の機会が訪れます。この会はたいていの場合、その後の会社での仕事や仕事生活に円滑をもたらせるよう、会社側が意識して催します。 この懇親会・懇談会に参加した後でも、会社へお礼メールを送ることは通例です。このお礼メールを出すことも任意となりますが、できるだけ今後の自分の印象をよくするためにもなるべくお礼メールは送っておきましょう。 このお礼メールを送る場合、たとえ懇談会に出席していなくても返信して下さい。その場合でも参加できない理由をつけて変身するのがマナーで、できるだけ「参加しない」という旨だけを送らないよう心がけて下さい。

懇談会に参加した場合のお礼メールの内容については、先述の「研修後の内定先へのお礼メール」での文面と同じ書き出しと体裁で、その内容だけが変わる形となります。親睦を深めることができた場合はその内容を、何かを勉強できたならその旨を書いて下さい。 この場合の内容も「自分の書きたいこと」を具体的に明記する上で、わかりやすくしておくことが大切です。さらにその懇談会を踏まえて「今後どのような成長と躍進へつなげていきたいか」ということまで書ければなおよいでしょう。

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内定者と内定先との連絡のやり取りの中で、やはりいろいろな問題も起きてきます。なかなか連絡が円滑に進まず、どうしても確認の連絡を入れなければならない場合や、内定者の都合によって内定先が指示した行事に参加できない場合など、多々あるでしょう。 そうした「円滑に進まない場合の連絡のやり取り」においても、常に冷静に対処する必要があります。内定先に都合があるように、内定者個人にも必ず都合があるのは当たり前ですから、その都合や都合による要求をすることは、言えば当然のことになります。 ただ連絡のやり取り中に自分の不注意によって何らのミスを犯した場合は、それは必ず謝罪する旨の連絡やメールを速やかに入れるようにして下さい。そうした内定先と自分へのアフターケア・フォローのあり方が、必ずその後の仕事生活において生きてきます。

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内定先に間違って別の人へのメールを送ってしまったり、あるいは内定先へ送るはずの連絡を別の会社やアドレスに送ってしまった場合は、これを速やかに改善する必要があります。 まず、内定先に間違って別の人へのメールを送ってしまった場合ですが、その誤送信したメールの件名と本文をコピーアンドペーストなどして本文に明記し、その内容が「誤って送ったものであること」を簡潔に伝えます。 そしてそのメールの破棄を依頼し、正しいメールがあればそれを送り、もし送るべきメールがそのとき何もなければそれだけで結構です。 誤送信を知らせるメールを送った後も、必ず先方からの返信がくるのを待って下さい。その先方からの返信をもって、その誤送信したメールの破棄依頼は完了します。

内定先の会社へ送るはずのメールを別の人や会社に送ってしまった場合は、内定をもらった内定先と誤送信してしまった送り先の2か所へ、その「誤送信」を伝える連絡を入れる必要があります。 この場合も先述の「内定先への誤送信をしてしまった場合（その1）」と同じく、どのメールが誤送信だったのかを明確に提示し、そのメールの破棄を依頼します。そして内定先を含む2か所の送り先からの返信をもって、その誤送信への処理は完了です。 内定先は内定した者（内定者）に全幅の信頼をおいていますから、必ず内定先の信頼を損なわないよう心がけて下さい。このような場合の迅速な対応も、必ず内定先との信頼の土台を培うきっかけとなります。

これは「内定承諾書が届くまでの遅延」への対処と同じになりますが、けっして内定先を責めるような口ぶりで連絡しないで下さい。連絡遅延の理由はさまざまであり、内定先からすでに連絡が入っていたけれど内定者がそれに気づいていない場合も多々あります。 とにかく連絡遅延の理由はさておき、内定者は状況確認をする姿勢をもって、内定先に連絡メールを入れるとよいでしょう。この場合ですができるだけ電話は使用せず、必ず連絡した文面が残る形での電子メールで連絡を入れます。 その会社ごとに連絡の方法は変わりますので、一概に電子メールでの連絡をおすすめすることはできませんが、それでも電話での口頭だけで終わらすのは危険です。「自分がした連絡事項」への確認を含め、連絡した記録は後からでも反省できるようにして下さい。