内定先へのメールの書き方と例文・正しい件名の付け方

内定先の会社をはじめ、自分が所属することになる専属の上司に対し、仕事への意気込みを伝えたいとする人は結構多いことでしょう。その場合でもあるていどのマナーに沿ってメール書く必要があります。 まず「努力します」や「頑張ります」などのありふれた文句は、つけ添える程度のフレーズであると認識して下さい。努力するのも頑張るのも、社会に出て仕事をする上では当たり前のことです。 この言葉を言い換えるためにも、なるべく「何について努力するのか」という点を明確に伝えることが効果的です。その会社にどんな理想と目標とを持ち、その目標に向けてどのように自分が努力していくかということを明記すれば、必ず心象はよくなります。

これまでに「近況報告」をすることの重要をお伝えしましたが、この近況報告はまた臨時で変わったりもします。このため内定をもらった人は、そのときどきで変わった近況を必ず先方へ届け出る義務があります。 たとえば住所や連絡先が変わったこともこの「近況報告」に含まれ、また大学卒業見込みや留年の決定についても、内定者と会社の間に大きく影響してくると言えるでしょう。このため内定者側だけで知っている事情がある場合、その事情は先方と共有していなければなりません。 内定先は内定者が入社することを信じてスケジュールを組みますので、これまでの「近況報告の例」に習って多少の近況の移り変わりについても必ず連絡するようにして下さい。連絡を怠ってその後の事情が大きく変わってしまえば、内定先への非常な迷惑となります。

喪中というのは「近親者に不幸があって、そのため新年を祝う年賀状を出すことができません」という旨を手紙なりはがきなりで伝えることを言います。この通例の行事は主に、個人同士の間で交わされるもので、会社と個人の間ではなかなか伝わらないことが多いです。 そのため、たとえ喪中であったにせよ、年賀状は通例どおりに出し合ってかまいません。特に社長や人事部の担当者と親しい関係にある場合は別ですが（個人同士のやり取りになりますが）、そうでない場合は通例どおりに年賀状交換をして下さい。 ただ「喪中であること」を上司などに伝えることはできますので、個人間では喪中のしきたりに習って「年賀状を出せない」という形でよいです。喪中でも年賀状を会社から頂いた場合は、必ずお礼の返信も忘れないようにして下さい。

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たとえば入社に際してわからないこと・疑問点が浮上した場合、その内定先に質問する必要があります。この場合でもきちんとルールに習って質問することが義務づけられます。 いきなり自分の主張をするのではなくて、「お世話になります」といった謝意を掲げた後から、徐々に自分の主張へ入っていくのがよい例です。その例文を下記にあげておきます。 先日、内定をいただきました○○大学△△学部＊＊学科の（内定者のフルネーム）と申します。 このたび入社式に際しまして、少々質問させていただきたい点がございましたので、ご連作をさせていただきました。 （疑問・質問の内容） ご質問させていただき誠に僭越ですが、ご連絡をいただくことができましたら幸いです。 もし文面が1つのページにおさまりきらない場合は、必ず1度目に送ったメールの件名を変えないで送って下さい。そのメールが一連の内容であることを伝えるためです。

内定をもらった人は先方の会社から、とても多くの通知をもらいます。その大半は入社に際することであったり、入社後すぐのプランであったり、また所属先での注意点であったりと、なかなかすんなり確認するには多忙なメールが多く届きます。 その際に、少しわからない点が浮上したとき、内定者は先方へ確認の連絡を入れなければなりません。この際でもその旨を告げるメールにはマナーがあり、そのマナーやルールをきちんと守った上で送信するよう心がけて下さい。 まず「どの件について確認したいのか」を明確にし、その質問を受理してもらえる担当部署を把握します。そして前もって確認内容を箇条書きにでもしておき、順を追って確認内容を先方へ伝えて下さい。

入社してすぐに催されるオリエンテーションや研修の日程については、おそらく新卒生にとって確実に把握しておきたいことです。いきなりそんな重要な日程を忘れて不参加などとなった場合には、その後の仕事生活も不安が生じることでしょう。 そのために各行事に際する日程の確認は、必ず忘れないようにメモしておきましょう。そしてそのメモは日常でいつも確認できるようにして下さい。携帯電話のメモ帳やメールの下書き、スケジュール管理用の手帳など、必ず見忘れない箇所に書くのが大切です。

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内定先から行事の日程や何らかの依頼を受けた場合、その通知や依頼にどうしても不都合が出てくる場合があります。また1度通知を受けてそのとき承諾したものでも、後で事情が変わってしまい、その決定内容の変更を余儀なくされることもあります。 そんな場合は速やかに先方へ連絡を入れ、決定事項が自分にとって不都合であることを伝えなければなりません。この場合も、要求を簡潔に伝えるようにして下さい。その上で要求内容が先方にとって、あまり無茶なものでないようにすることが必要です。

たとえば、入社後に課される行事で参加が任意のものである場合、それへの日程変更は誰でも要求できます。その場合でも、きちんとしたマナーや文面を整える際のルールがあり、一般的な社員であれば誰でもこのマナー・ルールを守って連絡を入れます。 変更を要求したい行事名と概要をあらかじめ明記しておき、それへの出席ができない理由を具体的に明記します。そして「その行事参加への代替となるようなもの」があれば、それへのアプローチを試みましょう。 そのアプローチの例としてたとえば、 オリエンテーションにどうしても参加することができません。願いましては、そのオリエンテーションに参加させて頂けない代わりに社外でもよいので、その代替となれる研修への参加を考えさせて頂いております。 といった内容です。ただ日程変更を伝えるのではなく、その後のアフターケアも忘れずにして下さい。

なかなかない内定承諾書が届かない場合や、入社オリエンテーション用のパンフレットが届かない場合など、他にいくつもの催促を要求しなければならない状況が実際にあります。この場合でもきちんとマナーに沿った連絡の仕方をしましょう。 人事部　○○様 先日、内定をいただきました（内定者のフルネーム）と申します。先日は内定のご連絡をいただき、誠に感謝申し上げます。 つきましては、その際にうかがっておりました内定承諾書の到着が遅れておりまして、郵送のトラブルなど、万が一の事態を懸念し、ご連絡をさせていただきました。 （内定者の連絡先） ご多忙の中、誠に恐縮ではございますが、ご確認していただければ幸いです。 このような内容でかまいません。とにかく催促内容を明確に伝え、自分が今どういう状況にあるかを伝えて下さい。その際に、自分の連絡先を明記しておくことも忘れてはいけません。