内定先へのメールの書き方と例文・正しい件名の付け方

内定をもらうと必ずと言ってよいほど「内定者向けの研修」が課されます。この研修への参加については会社によって絶対参加か任意参加が決まりますが、たいていの場合は絶対参加となります。 研修ではオリエンテーションの内容も含まれますので、内定者としても参加しておいた方が、その後の新しい会社での死後の従事の仕方や意識の持ち方を確認できるでしょう。そのため内定者は必ずこうした研修への参加を呼びかけられます。 研修参加の連絡通知はほとんどの場合、会社独自のフォーマットによって送られてくるでしょう。そのフォーマットであらかじめ設定されている「参加の有無」にマルかバツをマークシートのように打ち込むだけで、内定者の参加表明は伝えられます。

内定者にとって研修参加・新卒生用オリエンテーションは、必ず参加しておいた方がよい特別の式典となります。そのためよほどの事情がない限りは、参加することがベターでしょう。 それでもどうしても参加できない場合は、「参加にバツを打ち込む」だけでなく、きちんとした欠席事由を先方に伝えておくことが賢明です。会社によっては研修参加用の規定フォーマットがなく、電子メールでのやり取りをする所もあります。 電子メールでやり取りをする場合、その本分内容で「欠席理由」を簡潔かつ詳細に明記しておくことが肝心です。必ず欠席時はその事情を先方へ伝えて下さい。 参加の有無を規定フォーマットのみでやり取りする会社である場合は、前もって会社へ訪問してその旨を伝えるか、あるいは会社独自の連絡用メールにてその欠席理由を伝えて下さい。自分の行動に責任を持つためにも、こうしたアフターケアは必要です。

先述しましたように、「内定者向け研修」はその後の会社での仕事をする際に、どのような点に注意して仕事に就くべきかという、会社の理念や方針にしたがう形での「その後のプラン立て」が伝えられます。 そのため内定者にとってこの研修は暗黙でも絶対参加が通例です。しかし、どうしても参加できない理由がある場合は、その理由を必ず内定先へ伝えなければなりません。 その欠席理由を書いたメール内容の例を記します。 ○○株式会社　（関係部署名）様 このたびにご開催されます「○○研修」への参加につきまして、どうしても事情により、参加することができません。 （欠席理由を詳細に明記） 誠に申し訳ございません。 このような文面内容で結構です。この際の連絡も、必ず簡潔を意識して下さい。そしてできるだけ会社への真摯な姿勢を印象づけるため、研修に代わる勉強姿勢を表明できればさらによいでしょう。

この「メールでアドレス変更」や「連絡先の変更」を内定先へ伝える際のマナーとして、大きく分けて2点の注意点があります。それはメールアドレス・連絡先を伝える時点がまず、「変更前・変更後のどちらか」ということです。 変更前であれば、その変更前のメールアドレスと電話番号を改めて用意しておき、変更前の連絡先で先方へ伝えなければなりません。また変更後であれば、変更前の連絡先をメモしておき、それを文面に改めて明記した上で、新しい連絡先を伝えて下さい。 これは会社とのやり取り以外の場面でも常識的なマナーですので、必ず守るように心がけて下さい。そして変更前の「連絡先変更」を伝える場合には、新しい連絡先が「いつから使用可能か」ということを必ず明記することが必要です。

内定後に転居する場合というのは、新卒生の場合、特に多いでしょう。たとえば地方から会社近辺へ移動する場合にも、必ず転居しなければなりません。この転居についても、必ず内定をもらった先方へ連絡する必要があります。 この場合のメールの文面も、これまでにお伝えした書き出しの体裁と、簡潔をもって明記することを心がけて下さい。例文を下記します。 先日、内定をいただきました○○大学△△学部＊＊学科（内定者のフルネーム）と申します。 このたび、転居いたしましたので、新しい住所についてご連絡させていただきます。 （旧住所）郵便番号から以前の住所を正確に明記 （新住所）郵便番号から転居後の住所を正確に明記 取り急ぎの形でのご連絡となり、誠に申し訳ございません。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 このような文面になります。取り急ぎの連絡になるため、季語を含めた定型の挨拶文は不要です。

この場合も不必要な文面への脚色は避け、なるべく簡潔に内容を報告するようにして下さい。新卒生は必ず「大学卒業」を報告する機会が訪れますので、その連絡をする際のマナーを覚えておくとよいでしょう。 これまでにお伝えした冒頭の書き出しに加え、卒業年月日とそれまでの特記すべき経緯があれば、それらを正確に明記して下さい。例文をあげます。 先日、内定をいただきました○○大学△△学部＊＊学科（内定者のフルネーム）と申します。 お陰様でこのたび、○月○日（○曜日）におきまして、無事に大学を卒業することが確定いたしましたので、謹んでご報告させていただきます。 このような文面で結構です。この場合にも余計な脚色はつけずに、大学卒業の旨を伝えるのに必要なことだけを明記して下さい。

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内定先の会社へ送るメールの体裁や書き方について、これまで多角的にお伝えしてきました。内定先へのメールは、内定者にとっては重要書類と同じほどの重みがあるものですので、必ず常識的で一般に通用する書き方を覚えておいて下さい。 そのメール内容にしても、さまざまな挨拶文やそれにまつわる内容がついてきます。このために内定者は、必ずそれぞれの挨拶メールに沿った一般に通用する文章を書くように心がけましょう。

いわゆる年賀状ですが、年賀の挨拶を送る場合にメールを使用するのはやめましょう。これは日常でも皆さんがご経験されているように、やはり年賀状というのはメールよりも年賀はがきで届けます。 まして内定が決まった会社へ送る場合はなおさらのことで、メールで年賀状を送りつけるというのは失礼に当たることになります。必ずメールではなく、年賀状で送ることを心がけて下さい。 年賀状を作成するとき、その宛名には「代表取締役○○○○様」と、その会社の代表者の姓名を書き、その年の干支や適当なデザインを施した上で年賀はがきを作成します。このときにも、あまり派手に脚色した干支デザインは使用しないようにしましょう。

年賀状は、できるだけ元旦に届くようにして下さい。これも年賀状を送るときの通常のルールにしたがう形ですが、どれだけ世間での常識に通底しているかが問われる場面にもなります。手書きでもよいですが、ワープロを使って作成してもかまいません。 書き出しや文面には、必ず通例の新年挨拶や、敬語を使うことを忘れないように心がけましょう。この文面の諸注意についてはパソコンにある「筆ぐるめ」や、参考本の書き方に習って下さい。 そして書き終えた後は、必ず誤字脱字に注意することです。どんなに丁寧に書いても、必ず誤字脱字はあったりします。必ず二重なり三重のチェックをしておき、新年早々の初歩的なミスを回避しましょう。