内定先へのメールの書き方と例文・正しい件名の付け方

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内定が決まり、その内定先へすぐに謝意を含めた「自分の気持ちや思い」を伝えることには、今後の仕事においてもその人の真摯な姿勢と好意が表れ、やはり内定先としてもその内定者に対する好印象・高評価を感じる契機となります。 このような迅速に何事にも対応できるスキルを身につけておくことにより、内定者自身にもその後の仕事での余裕と目的意識がはっきりと芽生え、さらに自己発展へ向けて大きく前進していくための姿勢の維持につなげていけるでしょう。 いくら内定が決まったからと言って、緊張のヒモを緩めてしまってはいけません。会社と向き合うとき・上司への姿勢には常に「よい緊張感」をもって対することが当然で、その常識的なマナーが必ずあなたへの評価へ大きく関わってきます。

「なぜ、内定が決まった内定先へメールを送るのか」と疑問に思う人もいるでしょうが、これは主に、内定者の近況報告を兼ねた「入社への確約」を伝えるためです。 内定は決まったけれど、その後の生活事情によって入社できなくなった場合を、やはり内定先としては懸念します。そのような不安材料を少しでも軽減することが目的で、この内定が決まった先方へのメールというのは「不安を減らす材料」になってくれます。 そのため修飾活動をする学生・新卒生は、必ず内定が決まることと、この内定先へのメール送信を念頭に置くようにして下さい。内定を出し、採用を取りつけた会社としては、確実にその内定者が入社してくれることを望んでいます。

内定先へのメール内容には（先述のとおり）内定者自身の近況報告について書くのが主です。その近況報告にしても、必ずシンプルな内容と書き方を心がけて下さい。 たとえば大学を卒業手前で単位習得が難しい場合は、以下のように書いて下さい。 先日、内定をいただきました○○学部△△学部＊＊学科の（内定者のフルネーム）です。このたびの面接におきましては、誠にお世話になり、有難うございました。 本日は大学卒業に際しましての報告について申し上げます。 現在におきまして卒業論文の執筆に至っておりますが、ゼミナールでの履修科目の単位数が、卒業認定単位に足りないことが判明しました。そのため一般履修科目の単位を流用させていただく形で間に合わせようと心得ています。 このような文体でかまいません。とにかく内定者は「自分に今起きている状況」を漏らすことなく簡潔に書くよう心がけて下さい。

どんなメールにも件名が必ずあります。この件名につける言葉やワードというのは本来、どのようなものでしょう。件名はそのメール文章のいわばタイトルにもなるので、とても重要です。このようなメールの作り方1つにしても、面接ではわからなかった内定者の側面が見えてきます。 まずその件名ですが、必ず「わかりやすく書くこと」を意識して下さい。件名をもって何を言っているか、というのがあるていどわかるくらいが理想的です。たとえば「内定式への出席の有無」や「内定辞退についてのご報告」など、一目でわかる文章を書いて下さい。 会社では実にさまざまな情報が飛び交い、その情報の渦の中に内定者のメールも紛れ込んできます。そのため少しでも先方への確認負担を減らすことを意識し、私事で社用を滞らせず、煩わせないようにしておくことが大切です。

内定者が内定先へメールを送るとき、必ずそのメールを受理する担当部署・担当者宛てに書かなければなりません。どの会社でも内定者から受け取るメール管理課が用意されているので、その部署の宛先と担当者氏名の明記が義務づけられます。 この「部署の宛先と担当者氏名」がそのままメールの冒頭に明記すべき宛名となります。その宛名の書き方ですが、必ずその内定先の正式名称とその担当課、またその担当者のフルネームを書くようにして下さい。 例をあげますと、 ○○保険株式会社　人事部 採用担当　○○○○様（担当者のフルネーム） という体裁になります。必ずこの2件の項目を正確に明記し、せっかく内定をもらった上で送るメール内容がのっけから「不足」を感じさせることのないようにして下さい。

メールの書き出しや手紙の書き出し、そもそも人に見てもらうときの「文章の書き出し」というのは、たいてい誰でも迷い、困惑します。 「どのように書いたらよいか」と迷う人は、ぜひこの言葉を覚えておいて下さい。「飽くまで会社へ提出する文面だから、余計な脚色をつける必要はない」、このフレーズを必ず念頭に置く形でメール本文の体裁に配慮するよう心がけて下さい。 一般的な例としては、 先日、内定をいただきました○○大学△△学部＊＊学科の（内定者のフルネーム）です。 と書き出し、それに続く文章として「面接においてお世話になったこと」や他に特別にお世話になったことがあればその内容を書き入れます。 書き出しはここまでで結構です。この後に続く文面は近況報告だけにして下さい。それ以上の脚色をつけてしまうと、かえって本文内容がわかりづらいものになります。

メール本文の締め方について言えば、これは手紙の締め方と同じです。メール本文に書いた内容をもって「今後ともよろしくお願いします」といった旨をそつなく伝え、今後の内定者自身と会社との関係性をつなげるように明記すればよいです。 この絞めの書き方もあらかじめ決まっており、それはまるで定型文の形ですので覚えておくとよいでしょう。以下に例をあげておきます。 以上をもちませて、簡潔ではありますが近況報告に換えさせていただきます。 末筆ながら、（採用担当者の姓名）様のご健勝をお祈り申し上げます。 ○○大学△△学部＊＊学科の（内定者のフルネーム） このような体裁です。必ず文末には自分の卒業見込みの大学の学部学科と、自分のフルネームを明記しておくのを忘れないようにして下さい。

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メール内容は「近況報告」の内容が主となります。必ず「わかりやすさ」に重点を置き、「必要なことだけ」を明記して下さい。ダラダラと書いてしまっては、相手にその重要部分が伝わりません。 例文を記します。 先日、内定をいただきました（内定者のフルネーム）です。面接の折りは、誠にお世話になり感謝申し上げます。 本日は近況報告をさせていただきたく、ご連絡をさせていただきました。 このたび大学を無事に卒業への見込みが確定いたしまして、卒業必要取得単位の取得のご連絡と、卒業式日程の日取りがわかりましたのでご報告いたします。 ○○大学卒業式日程：○月○日（○曜日） 卒業必要取得単位：○○○単位 なお、卒業と貴社への入社に際しまして、英語とデータ管理にまつわる自習をしながら準備をいたしております。 内容はこんな感じです。本文末尾には必ず卒業大学名・学部学科、姓名のフルネームを明記して下さい。