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内定先へのメールの書き方と例文・正しい件名の付け方

初回公開日:2017年12月26日

更新日:2020年05月16日

記載されている内容は2017年12月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

皆さんこんにちは、今回は「内定先へのメールの書き方と例文・正しい件名の付け方」についてご紹介します。就職先が決まって、その内定先への正しいメールの書き方や件名のつけ方を知っていないと、やはり「今後が不安」と言う方に必見の情報です。

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内定先へのメールの書き方とポイント

内定が決まり、その内定先へすぐに謝意を含めた「自分の気持ちや思い」を伝えることには、今後の仕事においてもその人の真摯な姿勢と好意が表れ、やはり内定先としてもその内定者に対する好印象・高評価を感じる契機となります。 このような迅速に何事にも対応できるスキルを身につけておくことにより、内定者自身にもその後の仕事での余裕と目的意識がはっきりと芽生え、さらに自己発展へ向けて大きく前進していくための姿勢の維持につなげていけるでしょう。 いくら内定が決まったからと言って、緊張のヒモを緩めてしまってはいけません。会社と向き合うとき・上司への姿勢には常に「よい緊張感」をもって対することが当然で、その常識的なマナーが必ずあなたへの評価へ大きく関わってきます。

内定先へメールを送信する意味について

「なぜ、内定が決まった内定先へメールを送るのか」と疑問に思う人もいるでしょうが、これは主に、内定者の近況報告を兼ねた「入社への確約」を伝えるためです。 内定は決まったけれど、その後の生活事情によって入社できなくなった場合を、やはり内定先としては懸念します。そのような不安材料を少しでも軽減することが目的で、この内定が決まった先方へのメールというのは「不安を減らす材料」になってくれます。 そのため修飾活動をする学生・新卒生は、必ず内定が決まることと、この内定先へのメール送信を念頭に置くようにして下さい。内定を出し、採用を取りつけた会社としては、確実にその内定者が入社してくれることを望んでいます。

内定先へのメール内容と近況報告

内定先へのメール内容には(先述のとおり)内定者自身の近況報告について書くのが主です。その近況報告にしても、必ずシンプルな内容と書き方を心がけて下さい。 たとえば大学を卒業手前で単位習得が難しい場合は、以下のように書いて下さい。 先日、内定をいただきました○○学部△△学部**学科の(内定者のフルネーム)です。このたびの面接におきましては、誠にお世話になり、有難うございました。 本日は大学卒業に際しましての報告について申し上げます。 現在におきまして卒業論文の執筆に至っておりますが、ゼミナールでの履修科目の単位数が、卒業認定単位に足りないことが判明しました。そのため一般履修科目の単位を流用させていただく形で間に合わせようと心得ています。 このような文体でかまいません。とにかく内定者は「自分に今起きている状況」を漏らすことなく簡潔に書くよう心がけて下さい。

内定先にメールを送るときの件名のつけ方

どんなメールにも件名が必ずあります。この件名につける言葉やワードというのは本来、どのようなものでしょう。件名はそのメール文章のいわばタイトルにもなるので、とても重要です。このようなメールの作り方1つにしても、面接ではわからなかった内定者の側面が見えてきます。 まずその件名ですが、必ず「わかりやすく書くこと」を意識して下さい。件名をもって何を言っているか、というのがあるていどわかるくらいが理想的です。たとえば「内定式への出席の有無」や「内定辞退についてのご報告」など、一目でわかる文章を書いて下さい。 会社では実にさまざまな情報が飛び交い、その情報の渦の中に内定者のメールも紛れ込んできます。そのため少しでも先方への確認負担を減らすことを意識し、私事で社用を滞らせず、煩わせないようにしておくことが大切です。

内定先へのメール本文内の宛名の書き方

内定者が内定先へメールを送るとき、必ずそのメールを受理する担当部署・担当者宛てに書かなければなりません。どの会社でも内定者から受け取るメール管理課が用意されているので、その部署の宛先と担当者氏名の明記が義務づけられます。 この「部署の宛先と担当者氏名」がそのままメールの冒頭に明記すべき宛名となります。その宛名の書き方ですが、必ずその内定先の正式名称とその担当課、またその担当者のフルネームを書くようにして下さい。 例をあげますと、 ○○保険株式会社 人事部 採用担当 ○○○○様(担当者のフルネーム) という体裁になります。必ずこの2件の項目を正確に明記し、せっかく内定をもらった上で送るメール内容がのっけから「不足」を感じさせることのないようにして下さい。

内定先へのメール本文での書き出し

メールの書き出しや手紙の書き出し、そもそも人に見てもらうときの「文章の書き出し」というのは、たいてい誰でも迷い、困惑します。 「どのように書いたらよいか」と迷う人は、ぜひこの言葉を覚えておいて下さい。「飽くまで会社へ提出する文面だから、余計な脚色をつける必要はない」、このフレーズを必ず念頭に置く形でメール本文の体裁に配慮するよう心がけて下さい。 一般的な例としては、 先日、内定をいただきました○○大学△△学部**学科の(内定者のフルネーム)です。 と書き出し、それに続く文章として「面接においてお世話になったこと」や他に特別にお世話になったことがあればその内容を書き入れます。 書き出しはここまでで結構です。この後に続く文面は近況報告だけにして下さい。それ以上の脚色をつけてしまうと、かえって本文内容がわかりづらいものになります。

内定先へのメール本文をどのように締めるか

メール本文の締め方について言えば、これは手紙の締め方と同じです。メール本文に書いた内容をもって「今後ともよろしくお願いします」といった旨をそつなく伝え、今後の内定者自身と会社との関係性をつなげるように明記すればよいです。 この絞めの書き方もあらかじめ決まっており、それはまるで定型文の形ですので覚えておくとよいでしょう。以下に例をあげておきます。 以上をもちませて、簡潔ではありますが近況報告に換えさせていただきます。 末筆ながら、(採用担当者の姓名)様のご健勝をお祈り申し上げます。 ○○大学△△学部**学科の(内定者のフルネーム) このような体裁です。必ず文末には自分の卒業見込みの大学の学部学科と、自分のフルネームを明記しておくのを忘れないようにして下さい。

内定先へメールで連絡をする時の例文と注意点

メール内容は「近況報告」の内容が主となります。必ず「わかりやすさ」に重点を置き、「必要なことだけ」を明記して下さい。ダラダラと書いてしまっては、相手にその重要部分が伝わりません。 例文を記します。 先日、内定をいただきました(内定者のフルネーム)です。面接の折りは、誠にお世話になり感謝申し上げます。 本日は近況報告をさせていただきたく、ご連絡をさせていただきました。 このたび大学を無事に卒業への見込みが確定いたしまして、卒業必要取得単位の取得のご連絡と、卒業式日程の日取りがわかりましたのでご報告いたします。 ○○大学卒業式日程:○月○日(○曜日) 卒業必要取得単位:○○○単位 なお、卒業と貴社への入社に際しまして、英語とデータ管理にまつわる自習をしながら準備をいたしております。 内容はこんな感じです。本文末尾には必ず卒業大学名・学部学科、姓名のフルネームを明記して下さい。

内定先へのメールで研修参加を表明する(その1)

内定をもらうと必ずと言ってよいほど「内定者向けの研修」が課されます。この研修への参加については会社によって絶対参加か任意参加が決まりますが、たいていの場合は絶対参加となります。 研修ではオリエンテーションの内容も含まれますので、内定者としても参加しておいた方が、その後の新しい会社での死後の従事の仕方や意識の持ち方を確認できるでしょう。そのため内定者は必ずこうした研修への参加を呼びかけられます。 研修参加の連絡通知はほとんどの場合、会社独自のフォーマットによって送られてくるでしょう。そのフォーマットであらかじめ設定されている「参加の有無」にマルかバツをマークシートのように打ち込むだけで、内定者の参加表明は伝えられます。

内定先へのメールで研修参加を表明する(その2)

内定者にとって研修参加・新卒生用オリエンテーションは、必ず参加しておいた方がよい特別の式典となります。そのためよほどの事情がない限りは、参加することがベターでしょう。 それでもどうしても参加できない場合は、「参加にバツを打ち込む」だけでなく、きちんとした欠席事由を先方に伝えておくことが賢明です。会社によっては研修参加用の規定フォーマットがなく、電子メールでのやり取りをする所もあります。 電子メールでやり取りをする場合、その本分内容で「欠席理由」を簡潔かつ詳細に明記しておくことが肝心です。必ず欠席時はその事情を先方へ伝えて下さい。 参加の有無を規定フォーマットのみでやり取りする会社である場合は、前もって会社へ訪問してその旨を伝えるか、あるいは会社独自の連絡用メールにてその欠席理由を伝えて下さい。自分の行動に責任を持つためにも、こうしたアフターケアは必要です。

内定後に研修を欠席する場合のメールのやり取り

先述しましたように、「内定者向け研修」はその後の会社での仕事をする際に、どのような点に注意して仕事に就くべきかという、会社の理念や方針にしたがう形での「その後のプラン立て」が伝えられます。 そのため内定者にとってこの研修は暗黙でも絶対参加が通例です。しかし、どうしても参加できない理由がある場合は、その理由を必ず内定先へ伝えなければなりません。 その欠席理由を書いたメール内容の例を記します。 ○○株式会社 (関係部署名)様 このたびにご開催されます「○○研修」への参加につきまして、どうしても事情により、参加することができません。 (欠席理由を詳細に明記) 誠に申し訳ございません。 このような文面内容で結構です。この際の連絡も、必ず簡潔を意識して下さい。そしてできるだけ会社への真摯な姿勢を印象づけるため、研修に代わる勉強姿勢を表明できればさらによいでしょう。

内定先へのメールでアドレス変更を伝える場合の注意点

この「メールでアドレス変更」や「連絡先の変更」を内定先へ伝える際のマナーとして、大きく分けて2点の注意点があります。それはメールアドレス・連絡先を伝える時点がまず、「変更前・変更後のどちらか」ということです。 変更前であれば、その変更前のメールアドレスと電話番号を改めて用意しておき、変更前の連絡先で先方へ伝えなければなりません。また変更後であれば、変更前の連絡先をメモしておき、それを文面に改めて明記した上で、新しい連絡先を伝えて下さい。 これは会社とのやり取り以外の場面でも常識的なマナーですので、必ず守るように心がけて下さい。そして変更前の「連絡先変更」を伝える場合には、新しい連絡先が「いつから使用可能か」ということを必ず明記することが必要です。

内定先に転居することをメールで伝える場合

内定後に転居する場合というのは、新卒生の場合、特に多いでしょう。たとえば地方から会社近辺へ移動する場合にも、必ず転居しなければなりません。この転居についても、必ず内定をもらった先方へ連絡する必要があります。 この場合のメールの文面も、これまでにお伝えした書き出しの体裁と、簡潔をもって明記することを心がけて下さい。例文を下記します。 先日、内定をいただきました○○大学△△学部**学科(内定者のフルネーム)と申します。 このたび、転居いたしましたので、新しい住所についてご連絡させていただきます。 (旧住所)郵便番号から以前の住所を正確に明記 (新住所)郵便番号から転居後の住所を正確に明記 取り急ぎの形でのご連絡となり、誠に申し訳ございません。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 このような文面になります。取り急ぎの連絡になるため、季語を含めた定型の挨拶文は不要です。

内定先へのメールで卒業確定を連絡する場合

この場合も不必要な文面への脚色は避け、なるべく簡潔に内容を報告するようにして下さい。新卒生は必ず「大学卒業」を報告する機会が訪れますので、その連絡をする際のマナーを覚えておくとよいでしょう。 これまでにお伝えした冒頭の書き出しに加え、卒業年月日とそれまでの特記すべき経緯があれば、それらを正確に明記して下さい。例文をあげます。 先日、内定をいただきました○○大学△△学部**学科(内定者のフルネーム)と申します。 お陰様でこのたび、○月○日(○曜日)におきまして、無事に大学を卒業することが確定いたしましたので、謹んでご報告させていただきます。 このような文面で結構です。この場合にも余計な脚色はつけずに、大学卒業の旨を伝えるのに必要なことだけを明記して下さい。

内定先への挨拶メールの例文とポイント

内定先の会社へ送るメールの体裁や書き方について、これまで多角的にお伝えしてきました。内定先へのメールは、内定者にとっては重要書類と同じほどの重みがあるものですので、必ず常識的で一般に通用する書き方を覚えておいて下さい。 そのメール内容にしても、さまざまな挨拶文やそれにまつわる内容がついてきます。このために内定者は、必ずそれぞれの挨拶メールに沿った一般に通用する文章を書くように心がけましょう。

内定先へ年賀の挨拶を送る場合(その1)

いわゆる年賀状ですが、年賀の挨拶を送る場合にメールを使用するのはやめましょう。これは日常でも皆さんがご経験されているように、やはり年賀状というのはメールよりも年賀はがきで届けます。 まして内定が決まった会社へ送る場合はなおさらのことで、メールで年賀状を送りつけるというのは失礼に当たることになります。必ずメールではなく、年賀状で送ることを心がけて下さい。 年賀状を作成するとき、その宛名には「代表取締役○○○○様」と、その会社の代表者の姓名を書き、その年の干支や適当なデザインを施した上で年賀はがきを作成します。このときにも、あまり派手に脚色した干支デザインは使用しないようにしましょう。

内定先へ年賀の挨拶を送る場合(その2)

年賀状は、できるだけ元旦に届くようにして下さい。これも年賀状を送るときの通常のルールにしたがう形ですが、どれだけ世間での常識に通底しているかが問われる場面にもなります。手書きでもよいですが、ワープロを使って作成してもかまいません。 書き出しや文面には、必ず通例の新年挨拶や、敬語を使うことを忘れないように心がけましょう。この文面の諸注意についてはパソコンにある「筆ぐるめ」や、参考本の書き方に習って下さい。 そして書き終えた後は、必ず誤字脱字に注意することです。どんなに丁寧に書いても、必ず誤字脱字はあったりします。必ず二重なり三重のチェックをしておき、新年早々の初歩的なミスを回避しましょう。

内定先へのメールで意気込みを伝える場合

内定先の会社をはじめ、自分が所属することになる専属の上司に対し、仕事への意気込みを伝えたいとする人は結構多いことでしょう。その場合でもあるていどのマナーに沿ってメール書く必要があります。 まず「努力します」や「頑張ります」などのありふれた文句は、つけ添える程度のフレーズであると認識して下さい。努力するのも頑張るのも、社会に出て仕事をする上では当たり前のことです。 この言葉を言い換えるためにも、なるべく「何について努力するのか」という点を明確に伝えることが効果的です。その会社にどんな理想と目標とを持ち、その目標に向けてどのように自分が努力していくかということを明記すれば、必ず心象はよくなります。

内定先へのメールで近況報告を伝える大切さ

これまでに「近況報告」をすることの重要をお伝えしましたが、この近況報告はまた臨時で変わったりもします。このため内定をもらった人は、そのときどきで変わった近況を必ず先方へ届け出る義務があります。 たとえば住所や連絡先が変わったこともこの「近況報告」に含まれ、また大学卒業見込みや留年の決定についても、内定者と会社の間に大きく影響してくると言えるでしょう。このため内定者側だけで知っている事情がある場合、その事情は先方と共有していなければなりません。 内定先は内定者が入社することを信じてスケジュールを組みますので、これまでの「近況報告の例」に習って多少の近況の移り変わりについても必ず連絡するようにして下さい。連絡を怠ってその後の事情が大きく変わってしまえば、内定先への非常な迷惑となります。

内定先へ喪中であることを伝える場合

喪中というのは「近親者に不幸があって、そのため新年を祝う年賀状を出すことができません」という旨を手紙なりはがきなりで伝えることを言います。この通例の行事は主に、個人同士の間で交わされるもので、会社と個人の間ではなかなか伝わらないことが多いです。 そのため、たとえ喪中であったにせよ、年賀状は通例どおりに出し合ってかまいません。特に社長や人事部の担当者と親しい関係にある場合は別ですが(個人同士のやり取りになりますが)、そうでない場合は通例どおりに年賀状交換をして下さい。 ただ「喪中であること」を上司などに伝えることはできますので、個人間では喪中のしきたりに習って「年賀状を出せない」という形でよいです。喪中でも年賀状を会社から頂いた場合は、必ずお礼の返信も忘れないようにして下さい。

内定先への質問メールの例文とポイント

たとえば入社に際してわからないこと・疑問点が浮上した場合、その内定先に質問する必要があります。この場合でもきちんとルールに習って質問することが義務づけられます。 いきなり自分の主張をするのではなくて、「お世話になります」といった謝意を掲げた後から、徐々に自分の主張へ入っていくのがよい例です。その例文を下記にあげておきます。 先日、内定をいただきました○○大学△△学部**学科の(内定者のフルネーム)と申します。 このたび入社式に際しまして、少々質問させていただきたい点がございましたので、ご連作をさせていただきました。 (疑問・質問の内容) ご質問させていただき誠に僭越ですが、ご連絡をいただくことができましたら幸いです。 もし文面が1つのページにおさまりきらない場合は、必ず1度目に送ったメールの件名を変えないで送って下さい。そのメールが一連の内容であることを伝えるためです。

内定先に確認メールを送る場合

内定をもらった人は先方の会社から、とても多くの通知をもらいます。その大半は入社に際することであったり、入社後すぐのプランであったり、また所属先での注意点であったりと、なかなかすんなり確認するには多忙なメールが多く届きます。 その際に、少しわからない点が浮上したとき、内定者は先方へ確認の連絡を入れなければなりません。この際でもその旨を告げるメールにはマナーがあり、そのマナーやルールをきちんと守った上で送信するよう心がけて下さい。 まず「どの件について確認したいのか」を明確にし、その質問を受理してもらえる担当部署を把握します。そして前もって確認内容を箇条書きにでもしておき、順を追って確認内容を先方へ伝えて下さい。

オリエンテーションや行事に際する日程の確認について

入社してすぐに催されるオリエンテーションや研修の日程については、おそらく新卒生にとって確実に把握しておきたいことです。いきなりそんな重要な日程を忘れて不参加などとなった場合には、その後の仕事生活も不安が生じることでしょう。 そのために各行事に際する日程の確認は、必ず忘れないようにメモしておきましょう。そしてそのメモは日常でいつも確認できるようにして下さい。携帯電話のメモ帳やメールの下書き、スケジュール管理用の手帳など、必ず見忘れない箇所に書くのが大切です。

内定先へのお願いメールの例文と注意点

内定先から行事の日程や何らかの依頼を受けた場合、その通知や依頼にどうしても不都合が出てくる場合があります。また1度通知を受けてそのとき承諾したものでも、後で事情が変わってしまい、その決定内容の変更を余儀なくされることもあります。 そんな場合は速やかに先方へ連絡を入れ、決定事項が自分にとって不都合であることを伝えなければなりません。この場合も、要求を簡潔に伝えるようにして下さい。その上で要求内容が先方にとって、あまり無茶なものでないようにすることが必要です。

内定先に日程変更を伝えたい場合

たとえば、入社後に課される行事で参加が任意のものである場合、それへの日程変更は誰でも要求できます。その場合でも、きちんとしたマナーや文面を整える際のルールがあり、一般的な社員であれば誰でもこのマナー・ルールを守って連絡を入れます。 変更を要求したい行事名と概要をあらかじめ明記しておき、それへの出席ができない理由を具体的に明記します。そして「その行事参加への代替となるようなもの」があれば、それへのアプローチを試みましょう。 そのアプローチの例としてたとえば、 オリエンテーションにどうしても参加することができません。願いましては、そのオリエンテーションに参加させて頂けない代わりに社外でもよいので、その代替となれる研修への参加を考えさせて頂いております。 といった内容です。ただ日程変更を伝えるのではなく、その後のアフターケアも忘れずにして下さい。

内定先に催促の連絡を入れる場合

なかなかない内定承諾書が届かない場合や、入社オリエンテーション用のパンフレットが届かない場合など、他にいくつもの催促を要求しなければならない状況が実際にあります。この場合でもきちんとマナーに沿った連絡の仕方をしましょう。 人事部 ○○様 先日、内定をいただきました(内定者のフルネーム)と申します。先日は内定のご連絡をいただき、誠に感謝申し上げます。 つきましては、その際にうかがっておりました内定承諾書の到着が遅れておりまして、郵送のトラブルなど、万が一の事態を懸念し、ご連絡をさせていただきました。 (内定者の連絡先) ご多忙の中、誠に恐縮ではございますが、ご確認していただければ幸いです。 このような内容でかまいません。とにかく催促内容を明確に伝え、自分が今どういう状況にあるかを伝えて下さい。その際に、自分の連絡先を明記しておくことも忘れてはいけません。

内定先へのお礼メールの例文とポイント

内定先へのお礼状や連絡のやり取りに際して、やはり通例のマナーにしたがった形のポイントがあります。まず相手への感謝や敬服を示す姿勢を文面に表し、あまりしつこくないように文体を整えておくことが望ましいです。 1つ1つの行事にお礼状や挨拶メールを送る必要はありませんが、それでも要所で催されるビッグイベントに際してのお礼メールは送った方がよいでしょう。

研修後の内定先へのお礼メール

新入社員に必ずやってくるのが各種研修への参加で、その研修後に新入社員各自は、その内定先へのお礼状やお礼メールを送ることが通例です。このお礼状は確かに任意ではありますが、それでも自分だけ送っていない場合はやはり気まづくなります。 そのお礼状・お礼メールの例文をあげておきます。 ○○株式会社 人事部長 (担当者のフルネーム)様 先日内定をいただきました(内定者のフルネーム)と申します。 本日、「○○研修会」へ参加させていただきました。 (研修会で経験した内容と自分で思う成果を述べる) 今後ともご指導のほど、どうぞよろしくお願いいたします。 このような文面でOKです。この際も誤字脱字にはじゅうぶん気をつけ、何度か見直しをしてから文体のバランスに配慮しましょう。

懇談会に関する内定先へのお礼メール(その1)

内定者には「内定者懇親会」という、これから先輩になる企業の社員や同僚の内定者との親交を深める懇親・懇談会の機会が訪れます。この会はたいていの場合、その後の会社での仕事や仕事生活に円滑をもたらせるよう、会社側が意識して催します。 この懇親会・懇談会に参加した後でも、会社へお礼メールを送ることは通例です。このお礼メールを出すことも任意となりますが、できるだけ今後の自分の印象をよくするためにもなるべくお礼メールは送っておきましょう。 このお礼メールを送る場合、たとえ懇談会に出席していなくても返信して下さい。その場合でも参加できない理由をつけて変身するのがマナーで、できるだけ「参加しない」という旨だけを送らないよう心がけて下さい。

懇談会に関する内定先へのお礼メール(その2)

懇談会に参加した場合のお礼メールの内容については、先述の「研修後の内定先へのお礼メール」での文面と同じ書き出しと体裁で、その内容だけが変わる形となります。親睦を深めることができた場合はその内容を、何かを勉強できたならその旨を書いて下さい。 この場合の内容も「自分の書きたいこと」を具体的に明記する上で、わかりやすくしておくことが大切です。さらにその懇談会を踏まえて「今後どのような成長と躍進へつなげていきたいか」ということまで書ければなおよいでしょう。

内定先へのお詫びメールの例文と注意点

内定者と内定先との連絡のやり取りの中で、やはりいろいろな問題も起きてきます。なかなか連絡が円滑に進まず、どうしても確認の連絡を入れなければならない場合や、内定者の都合によって内定先が指示した行事に参加できない場合など、多々あるでしょう。 そうした「円滑に進まない場合の連絡のやり取り」においても、常に冷静に対処する必要があります。内定先に都合があるように、内定者個人にも必ず都合があるのは当たり前ですから、その都合や都合による要求をすることは、言えば当然のことになります。 ただ連絡のやり取り中に自分の不注意によって何らのミスを犯した場合は、それは必ず謝罪する旨の連絡やメールを速やかに入れるようにして下さい。そうした内定先と自分へのアフターケア・フォローのあり方が、必ずその後の仕事生活において生きてきます。

内定先への誤送信をしてしまった場合(その1)

内定先に間違って別の人へのメールを送ってしまったり、あるいは内定先へ送るはずの連絡を別の会社やアドレスに送ってしまった場合は、これを速やかに改善する必要があります。 まず、内定先に間違って別の人へのメールを送ってしまった場合ですが、その誤送信したメールの件名と本文をコピーアンドペーストなどして本文に明記し、その内容が「誤って送ったものであること」を簡潔に伝えます。 そしてそのメールの破棄を依頼し、正しいメールがあればそれを送り、もし送るべきメールがそのとき何もなければそれだけで結構です。 誤送信を知らせるメールを送った後も、必ず先方からの返信がくるのを待って下さい。その先方からの返信をもって、その誤送信したメールの破棄依頼は完了します。

内定先への誤送信をしてしまった場合(その2)

内定先の会社へ送るはずのメールを別の人や会社に送ってしまった場合は、内定をもらった内定先と誤送信してしまった送り先の2か所へ、その「誤送信」を伝える連絡を入れる必要があります。 この場合も先述の「内定先への誤送信をしてしまった場合(その1)」と同じく、どのメールが誤送信だったのかを明確に提示し、そのメールの破棄を依頼します。そして内定先を含む2か所の送り先からの返信をもって、その誤送信への処理は完了です。 内定先は内定した者(内定者)に全幅の信頼をおいていますから、必ず内定先の信頼を損なわないよう心がけて下さい。このような場合の迅速な対応も、必ず内定先との信頼の土台を培うきっかけとなります。

内定先への連絡の遅れに対処する場合

これは「内定承諾書が届くまでの遅延」への対処と同じになりますが、けっして内定先を責めるような口ぶりで連絡しないで下さい。連絡遅延の理由はさまざまであり、内定先からすでに連絡が入っていたけれど内定者がそれに気づいていない場合も多々あります。 とにかく連絡遅延の理由はさておき、内定者は状況確認をする姿勢をもって、内定先に連絡メールを入れるとよいでしょう。この場合ですができるだけ電話は使用せず、必ず連絡した文面が残る形での電子メールで連絡を入れます。 その会社ごとに連絡の方法は変わりますので、一概に電子メールでの連絡をおすすめすることはできませんが、それでも電話での口頭だけで終わらすのは危険です。「自分がした連絡事項」への確認を含め、連絡した記録は後からでも反省できるようにして下さい。

内定先に留年が決定したことを連絡する場合

内定してから大学での留年が決定した場合は、速やかに内定先の会社へ連絡する必要があります。すぐに連絡を入れなければ内定先は「内定者が留年した事実」を知らないで、その後の予定を組んでしまいます。 そうならないためにも、留年が決定した事実を速やかに内定先へ報告し、その後の身の振り方を内定先とともに決めなければなりません。内定を取り消す場合や、その後の中途採用を約束される場合にしても、迅速な対応を心がけて下さい。 遅かれ早かれ、いつかは連絡しなければならない事情ですので、「内定取り消し」を心配する前に「今後の自分」を心配するのが先になります。その「今後の自分の安泰」を図る唯一の方法が迅速な対応です。

就活メールで使える好印象を与える署名の例文

どんな社用書類にしても「署名」は必ず必須項目に入ります。これは社用書類に限らず、就職活動時には実に多くの書類審査などで書かなければならない機会があり、たとえアンケートなどのリーフレット形式の資料でも、その署名の機会はあります。 ・大学名、専攻学部・学科・現在の学年 ・氏名 ・連絡先用アドレス(携帯のメールアドレス・パソコンの電子メールアドレス) ・電話番号(自宅の電話番号・携帯電話番号) ・住所 これは一般的な署名の体裁ですが、この場合、必ず注意してほしいことがあります。それは、「どこからつつかれても落ち度のない署名」です。特に内定先の会社への文面では注意して下さい。 たとえば大学名を書くときに学科までしか書いてなかったり、電話番号にしても自宅の電話番号しかなかったり、あるいは転居を控えているのに現在住所だけを書いて、その転居後の住所が抜けていたりと、落ち度が目立つものはダメです。

内定先へのメールや連絡のやり取りは仕事の基本

いかがでしたか。今回は「内定先へのメールの書き方や例文」、またそのメールでの「正しい件名の付け方」などについてご紹介しました。 連絡交換というのは仕事をする上で、ごく基本的なコミュニケーションとなり、また非常に重要な作業ともなります。内定先との連絡交換ができていないばかりに、「本来できること」ができなくなったり、また内定先との今後のプラン立てにも大きく変更が重なってきたりもします。 そのごく基本的なコミュニケーション・ツールであるメール交換は、内定をもらってその内定先の会社へ入社してからずっと関わってくる作業項目となるでしょう。今回ご紹介した内定が、どうぞ皆さんのお役に立つことができれば幸いです。

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