内定延期をしたい場合の対処法｜メール/電話での伝え方・伝える時期

それでは実際に、内定延期を依頼するケースを連絡手段別にみていきましょう。 最初は電話で依頼するパターンです。

本日、内定通知を頂戴した〇〇大学○○学部の△△と申します。 この度はありがとうございました。 早速入社承諾のお返事をするべきところではございますが、家族が今回の就職について詳しく聞きたいと申しておりまして、説明のために○○県の実家に行きたいと考えております。 私としては御社への入社を家族にも喜んで欲しく、誠に勝手なことで恐縮なのですが、○月○日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか？

本日、内定通知をいただいた○○と申します。 この度はありがとうございました。 早速入社承諾のお返事をすべきなのですが、今回の転職について家族が詳しい話を聞きたいと申しているため、郷里に帰って説明しなければなりません。 家族にも御社への入社を喜んで欲しいと考えていますので、誠に勝手なことで恐縮なのですが、○月〇日まで返事を待っていただくことは可能でしょうか？

これらのケースでは、「他社の選考結果を受けてから判断したい」という本音は言わないで、「家族が就職について詳しい話を聞きたがっている」という建前を話しています。内定延期を依頼するのには、なにかしら「内定延期をしなければいけない理由」が必要です「自分自身は御社への内定はポジティブである」という姿勢をみせながら正当な理由を述べており、内定延期を依頼する文面としては大変有効であると考えられます。また実家が遠方の田舎である人は、実際に遠方であることをアピールすると、内定延期も長くしてもらえる可能性があります。

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電話で連絡する際には注意すべき点がいくつかあります。もちろん、声のトーンや話すテンポ、はきはきとした喋り方、聞き取りやすい声量など、「話すこと」自体もとても大切な要素です。今回は、それらを踏まえた上でさらに注意しなければいけないことについてみていきましょう。

相手の忙しい時間帯に電話することはやめましょう。始業直後や就業間際、昼食時に電話をするのはおすすめできません。目安として、10～12時、14～16時の時間帯を選んで、電話をかけるようにしましょう。 また、できるだけ静かな場所から電話をかけるように心がけましょう。

ビジネスマナーとして、「もしもし」は厳禁です。絶対に使わないようにしましょう。 例えば、あなたが企業に電話をかけると、こんな第一声があるはずです。 「お電話ありがとうございます。●●商事でございます。」 これに対し、まず自分から名乗り出る必要があります。 「●●大学●●学部の●●と申します。」 このあとに続けて、採用担当者を呼んでもらうようにしましょう。

きちんと原稿や草稿を用意しておくことが必要です。これは、自分の伝えたい用件を簡潔に述べることは非常に重要なためです。 あなたがもし正しい敬語や丁寧な表現を咄嗟に使うのが苦手ならば、なおさら草稿を用意する必要があります。例えば、以下のような表現を使うと、とても印象が良くなります。 ・お忙しいところ申し訳ございませんが ・ご多忙中とは存じますが ・あいにくですが ・勝手申し上げますが ・お手数をおかけしますが ・もし、よろしければ ・差し支えなければ ・重ね重ね恐縮ですが ・私ごとで恐縮ですが ・ご面倒をおかけいたしますが このように、正しい敬語であるか、丁寧な言い回しができるか、というのはあなたのビジネスマナーが発揮される場面でもあるので、きちんと復習しておいたり、原稿に盛り込んでおきましょう。

これも当たり前のことになってしまいますが、大変重要です。電話で連絡する場合、口頭で必要事項が伝えられることが多々あります。その時のために必ずメモを用意しておきましょう。