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退職面談・人事との退職面談の内容|退職面談で引き止められた時の対処法

初回公開日:2017年04月30日

更新日:2020年02月07日

記載されている内容は2017年04月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

退職ノウハウ

退職を上司に伝えれば面談になります。退職面談はただ辞める理由を伝えるだけではいけません。退職後のことなど色々なことを決めなければいけないので面倒ごとも多々あります。そんな中引き止めにあうと面倒が重なりうんざりしてしまいます。今回は上手な退職面談を紹介します。

退職面談

今の仕事は自分に合わないと感じ退職を決意したとき、誰に言い出せばいいのかご存知でしょうか。いきなり役員や人事部のところに行っても取り合ってくれません。退職の面談をするにはしかるべき順番がありますので注意しましょう。

直属の上司との面談

退職のための面談はまず直属の上司と行いましょう。会社には順番があります。仕事の企画をする場合も、いきなり社長に企画を提出するなんてことはありません。係長や課長、部長のように順番に上へと企画が上がっていくのが普通です。退職の面談も同じことが言えます。もしも直属の上司が原因で退職するという場合でも、その人と面談をしなければなりません。

人事部との面談

退職する旨を直属の上司と面談をし、受理されたら次に人事部との面談になります。面談は上司が人事部にあなたが退職することを伝えてからのスタートになります。その際の面談も上司を伴っての面談になるのか、それとも本人のみでの人事部との面談になるのかは企業ごと、時期などによって変わってくるので、指示に従うようにしましょう。 人事部との面談を経て、退職届を提出するという流れになります。またこのときに退職届を提出するのは直属の上司なので間違えないようにしましょう。

その他社員

直属の上司、人事部との面談が終われば、退職に関して会社に伝えることはありません。なのでわざわざその他の社員に退職することを伝える必要はありません。早い時期に退職することを伝えてしまうと退職するまでの間の仕事がやりにくくなったり、周りのモチベーションを下げることにもつながりかねませんので、できればあまり伝えないほうがいいでしょう。 ただ全く伝えずに会社を去るのも失礼なので、二週間から一週間前ぐらいには伝えておきましょう。またお世話になった人にはもう少し早めに伝えておいても構いません。退職することをまだ周囲に知られたくないのであれば、他言しないように伝えておきましょう。またそれは面談のときも同じです。周囲にあまり知られたくない場合は上司の面談のときにも他言しないようにお願いしておきましょう。

退職面談をする前に

退職面談では退職するということを伝えるだけではありません。いつ辞めるのか、どうして辞めるのか、また退職までのスケジュールをどうするのかなど、話しておくべき内容がたくさんあります。退職してしまってからでも聞きそびれたことがあった場合は会社の人事部などの番号に直接電話をかけて聞いてもいいのですが、辞めた手前気まずくもあるので、在職中に全てを終らせておくのがベストです。退職面談をする前に自分の中でどう話を進めるのかある程度のイメージを作っておきましょう。

いつまでに退職を申し出る必要があるのか

退職を決め、その旨を上司に伝えたからといってその日に辞められるわけではありません。退職するまでの期間にやらなければならないことや、現場への負担なども考えてある程度の期間が必要になります。 法律では最短で二週間前に退職する旨を申し出ていれば退職が可能だとされています。なので最低でも二週間前に申し出ておかなくてはなりません。しかし、すべてがその通りというわけではなく、繁忙期であったり、会社の事情などにより退職までの期間が引き延ばされる場合があります。会社には就業規則というものが存在します。労働の上での取り決めやルールを示したもので、そこにも退職時期の記載があります。法律的には二週間前ですが、就業規則で一ヶ月前となっている場合などはそのときの状況にもよりますが、就業規則が優先される場合もあります。 会社や現場への負担ということも考えると繁忙期に退職を申し出るのはあまり得策ではありません。退職までの期間を引き延ばされたり、過度な引き止めにあう場合もあるからです。可能であれば閑散期の一ヶ月前ぐらいから退職を申し出ておき、面談を進めておくとよいでしょう。また就業規則に一ヶ月前以上に退職を言い出さなければならないなど、不当に長期の拘束をする旨が記されている場合はこれに従う必要はありません。法律的には二週間ですが、一般的にはおよそ一ヶ月であると考えておきましょう。

退職面談 上司の場合

面談は辞めるということと、退職までの間どのようなスケジュールで動くのかを確認する場であると認識しておきましょう。そのためにも無駄な摩擦は避けましょう。

面談のアポをとる

直属の上司との面談の場合、まず出勤したらすぐに話があるということを伝えておき、いつなら都合がいいかアポをとっておきましょう。その場で五分ほど話して終了というわけにもいかないので、きちんとまとまった時間が取れるようにしておきます。昼休みなのか就業後になるのかは分かりませんが、とにかく当日中に話ができるように約束をしておきます。

面談でまず伝えておくこと

上司との面談ではとにかく退職するということを伝えましょう。退職を考えているという相談ではなく、退職をすることを決めていて、そのための話し合いにきたという姿勢を貫きましょう。退職の相談ではまず確実に引き止めに合いますので退職する決意は揺らがないということを始めに伝えておくことが大事です。

退職日を決める

次に決めておかなければならないのは退職日です。何日付で退職するのかを話し合います。ここで考慮しなければならないのが、会社が繁忙期であるかどうかということ、また期間内に退職の手続きを済ますことができるかどうかということです。 退職するまでに現在自分が抱えている仕事を別の社員に引き継ぐ必要があります。繁忙期などで通常の業務のみで手一杯な場合、引継ぎが進まないので、法律上の最短である二週間前での退職はできないという場合があることをしっかりと覚えておきましょう。時期にもよりますが、退職は一ヶ月前ぐらいから言い出しているほうが無難でしょう。

業務の引き継ぎを決める

退職するまでに自分が抱えている業務を他の社員に引き継ぐ必要があります。誰に引き継ぐのかは上司の指示に従いましょう。またこのタイミングで他社の取引先など、自分が担当している企業へも挨拶をしておきましょう。退職するということを伝えても構いませんが、その理由は上司との面談同様ふせておきましょう。退職する理由を事細かに話すとその企業の評判が悪くなるだけでなく、話しているあなた自身の評判を下げることにもつながりかねません。 転職する先がその企業でなかったり、全く関係のない業種だったとしても、どんなタイミングでまた一緒に仕事をすることになるか分かりません。より親しい付き合いであれば転職先に困ったとき仕事を紹介してくれる場合だってあります。社内だけではなく、社外との関係も円満に退職することを目指しましょう。

退職面談 人事部の場合

上司との面談で退職日の相談と業務の引き継ぎが終わりました。人事部での面談は直接仕事に関わることではなく、保険や有給休暇、退職金など会社の制度や各種手続き、退職日までに返却するものなどについて相談します。

保険について

すでに転職先が決まっている場合は、転職先の会社が社会保険に加入していれば新しい会社で手続きをしてもらえるので特に問題はありませんが、転職先が決まっていなかったり、決まっていたとしても保険が完備されていない会社の場合は、民間の保険に加入するのか、それとも保険の加入をやめるのかなど、自分で手続きをしなければなりません。なので保険についての説明は面倒でよく分からないことに感じるかもしれませんがきちんと説明を受けておきましょう。 転職先が決まっておらず、退職後に就職活動をする場合は、今勤めている企業で雇用保険に加入していたのかを確認しておきましょう。雇用保険に12か月以上加入していた場合、ハローワークで申請すれば失業保険を受けることができます。失業保険を受けるためには離職票が必要になります。離職票は企業に発行してもらう必要があるので、面談のときに発行を依頼しておきましょう。 会社都合の退職の場合は失業保険の申請をして待機日7日後から給付が開始されますが、自己都合での退職の場合は待機日7日に加えてそれより3か月後の給付の開始になりますので失業保険を当てにしている人は注意しておきましょう。

財形貯蓄・退職金

企業によっては会社の制度として給与を天引きする形で貯蓄をしておく、財形貯蓄制度を導入している場合もあります。それに加入している場合はその貯蓄が解除されますので、今まで貯蓄していた金額が間違っていないか確認しておきましょう。勤続年数によっては退職金がもらえる場合があります。勤続年数が長い場合はいくらもらえるのか確認しましょう。自己都合の場合でも退職金が出る場合も多いのでしっかりと確認しておきましょう。

有給休暇

退職日までに有給休暇が残っている場合はそれまでに消化しておく必要があります。有給休暇の取得は現場にも関係することなので、現場の上司とも相談しておく必要があります。繁忙期でなかなか取得できない場合や勤務がシフト制のため現在のシフトを変更できないという場合に有給休暇をどう消化するのかの相談をしておきましょう。 例えば一ヶ月前に退職を申し出た場合、退職日は一ヶ月後に決まっているが、有給休暇がまだ消化できていないとします。その場合定めた退職日が最終出勤日となり、その後有給休暇の消化期間はまだその企業に在籍している状態になるという場合もあります。転職先が決まっていなかったり、決まっていたとしても入社日がまだまだ先だという場合は問題がありませんが、入社日が退職日と近い場合には注意が必要です。 二重就職が禁止されている場合、退職日の前に入社日を迎えてしまう場合は転職先の企業に入社日をずらしてもらう必要があります。退職日がずれる以上仕方のないことなので、転職先の企業には状況を伝えておけば問題はないでしょう。問題なのは退職日と入社日が重なってしまう場合です。入社日は前の企業の退職日以降である必要があります。退職日と入社日が重なっていると二重就職になります。たった一日のことですが、これが後のちに問題になることだってありますので覚えておきましょう。

返却物

退職するまでに、もしくは退職日に返却する必要のあるものを確認しておきましょう。会社から制服が支給されている場合はそれを返却します。ロッカーがある場合はロッカーの中を整理して簡単に掃除もしておきましょう。ロッカーの鍵があればそれも返却します。あとは自分のデスクの整理や私物の持ち帰りなど企業によって様々ですので、退職日にばたばたしないでいいように確認しておきましょう。 また健康保険に加入している場合は保険証の返却が必要です。退職日が最終出勤日であればその日に返却すればいいので特に問題はありませんが、前述したように有休休暇の消化があり、最終出勤日と退職日が異なる場合には注意が必要です。 保険証は退職日まで有効なので最終出勤日に返却しなくても問題はありません。退職日を迎えたらすみやかに返却しましょう。わざわざ返却にいくのが面倒だと感じる人は最終出勤日に返却しても構いません。その場合次の健康保険に加入するまでは無保険の状態になるので医療機関を利用するときには全額自己負担となりますので注意しましょう。 利用した医療機関に現在無保険状態であることを伝え、保険証ができた場合はどうすればいいのかも確認しておきましょう。利用した施設で自己負担分の払い戻しが可能な場合と別途申請が必要な場合など様々なのでしっかり確認しましょう。

退職面談での引き止め

退職するということは自分にとってだけではなく、企業にとっても大きな出来事です。一人分の労働力が減るというのは現場に大きな影響を与えます。進行しているプロジェクトの人員の配置を変更したり、業務分担の再分配を考えたりと通常業務に加えて特急でやらなければいけないことが増えるので大変です。 退職すると申し出た場合、繁忙期でもそうでない場合でもほとんどの場合で引き止めにあうでしょう。退職理由を面談で伝え、自分の意志は変わらないと強く伝えれば大抵の場合は引き下がるでしょうが、それでも様々な条件や待遇の改善を提示して引き下がらない場合もあります。そういう場合に備えて対処法を考えておきましょう。

退職の意志が絶対に揺らがないことを伝える

基本的なことですが、一番大事なことです。退職するという確固たる意志を持っていることを相手に伝えましょう。このときに注意したい点は退職の理由を環境や条件にしないことです。環境や条件を退職の理由として伝えてしまうと相手はそれを改善するように努力するということを条件にあなたをより引き止めようとします。あなたにずっといてほしいという場合もあるでしょうが、すべてがそうとは限りません。 環境の改善を理由にあなたの意志を少しでも揺らがせて、退職までの期間を少しでも伸ばそうとしている場合もあります。二週間前では対応に追われ、現場が混乱するが、二か月の猶予があれば何とかスムーズに現場が回ると上司が考えているため引き止めている可能性もあります。都合よくその誘いに乗ってしまえば、ずるずると退職までの期間がずれ、気がつけば半年も働いていたなんてこともあり得ます。退職で引き止められないためには初志貫徹が大切です。何を言われても決して意志は揺らがないということを強くアピールしましょう。

別にやりたいことがあると伝える

今の仕事が自分に向いていないのではなく、今の仕事ではない別の仕事がやりたいと伝えましょう。それも漠然と別の仕事がしたいのではなく、できれば詳細な業種まで伝えておきましょう。ただ今の仕事が嫌になったというだけでは部署の異動を考えるなど、条件を提示されて引き止めにあいます。今の会社ではできない、全く別の仕事がしたいということを言えば、無理な引き止めもおさまるでしょう。 次の転職先がすでに決定している場合はそれを伝えましょう。転職先の事情もありますので無理には引き止めることができないと諦めてくれます。また強硬手段ではありますが、転職先が決まっていない場合でも、次の就職のめどがすでに立っており、自分はその業界で仕事をするということを伝えても構いません。意志が変わらないことを察し、引き止めの手が止まることでしょう。

退職に相手が応じてくれない場合

本来許されることではありませんが、どれだけ退職の意志を示しても上司がそれに取り合ってくれない場合もあります。その場合には先に人事部との面談を考えましょう。その際にはきちんと上司と退職の面談をしたが、取り合ってくれずやむをえず人事部に相談に来たということを伝えましょう。そこで退職についての手続きを決め、上司への連絡も人事部にお願いしましょう。 上司が退職を認めてくれなくても、労働者には退職する権利があります。なので人事部に退職届を提出すれば退職は可能です。

退職願と退職届

退職願と退職届の意味が違うということはご存知でしょうか。企業によってはフォーマットが決まっており、特に使い分けてはいないという場合もありますが、一般的には退職願と退職届は意味合いが違います。 退職願は企業に対して退職することをお願いする文書です。退職願の場合は退職の申し出に対し、それを企業が受理した場合のみ退職が可能になるというものなので、受理されなければ退職することができません。 退職届の場合は労働者が企業に対して一方的に雇用関係の打ち切りを通告するものです。なので企業が受理しようがしまいが、提出した時点で退職が可能ということになります。退職届のほうが意味合いが強いため、円満に退職するためにはできれば退職願を提出したほうが無難ですが、絶対に意志が揺らがない場合や企業が応じてくれない場合には退職届を提出しましょう。 また別に辞表というものがありますが、これは公務員や役員以上の役職者が退職するときに提出するものなので、一般社員の場合は退職願か退職届を提出することになります。

引き止めに応じてしまった場合

退職するという意志を持っていたのに面談で待遇を改善すると言われ、それならと思い退職することを撤回してしまった場合、今以上に働きづらい環境になってしまうことを覚悟しておきましょう。待遇や環境を改善すると言ったのになかなか改善されないというのはよくあることです。上司も改善する気などないのに、少しでも長く引き止めようと出まかせを言っている可能性もあります。鵜呑みにしないようにしましょう。 また周囲に退職したいと申し出たことがばれていて、他の社員との関係が悪化したまま働き続けなければならないという状況になることもあります。 退職を撤回してもさらに働きづらくなったで働かなくてはなりません。結果的に退職する期間が引き延ばされただけにもなりかねません。退職すると一度口にだせば撤回できないものだと考えておきましょう。

退職面談で伝える退職理由例

退職したいと思ってもなかなか言い出す勇気が持てないという人は多いです。いざ面談をするとなってもどんな理由を言えばいいのか分からないという人も。退職面談で退職理由を聞かれたときにどうしても答えることができなければ、一身上の都合でということだけを伝えても構いません。 ただ長くお世話になった企業を辞めるときにそれだけでは失礼だと思われてしまう場合もあります。退職するなら円満にできるほうがいいのは確実です。そのほうがお互いに嫌な思いをすることもありませんし、無駄な労力を使うこともありません。退職後のことを考えても様々なところにコネクションがあったほうが有利になります。円満に退職できるかどうかは面談にかかっているといっても過言ではありません。その中でも退職の理由は特に重要になります。面談の際に伝える退職理由をいくつか紹介していきますので参考にしてください。

本音はNG

辞める理由がどういったものであれ、大前提として本音をすべて言わないということは共通しています。会社に不満があり、それを伝えてしまうとただの愚痴になります。退職面談は内密なものですが、それがどんな形で他の社員に伝わるか分かりません。注意しましょう。退職面談での退職理由は誰に聞かれても問題のないように当たり障りのないものにしておきましょう。退職理由は本音を明かさず、曖昧に濁しておくというのが基本のマナーです。

やりたい仕事が違った場合

今の仕事ではやりがいが感じられず、違う業種に興味があり、そちらに転職したいという場合、今の仕事にやりがいが感じられないとそのまま伝えてしまうのはもちろんNGです。違う業種に興味があり転職するというのは前向きな理由なので構いません。後はどう伝えるのかが問題です。 この場合、まず今の企業に不満はなく感謝しているということを最初に伝えておきましょう。そしてその上で、自分はもっと別にやりたいことがあり、その夢を追いかけたいので非常に残念ではあるが、退職を決意したという伝え方にしましょう。 例として、『○〇部長、面談のお時間をいただきありがとうございます。突然のことで申し訳ないのですが、このたび退職を決意いたしました。〇〇部長を含め、様々な方にお世話になり、たくさんの人に支えられて今の仕事を続けてきました。皆様のおかげで大変な仕事も乗り越えることができ、とても感謝しています。しかし、私はかねてより興味のある業界があり、そちらでのお仕事をいただけることになりました。私はこのチャンスを活かしたいと思っています。○○部長にも目をかけていただき、このような形で会社を去ることになるのは非常に申し訳ないことですが、退職したいと思います』

人間関係が上手くいかない場合

職場の人間関係が上手くいかず、退職を決意したという場合でも、基本的にはやりたい仕事が違った場合と同じような理由を話します。それは直接その理由を言ってしまうと円満に退職することはまずあり得ないからです。面談後の残された期間も働きづらくなりますし、文句を言いたくなる気持ちをぐっとこらえましょう。 しかし例えば社風自体が違った場合は、それを面談で伝えても構いません。グループで一つのことをやり遂げる仕事がしたかったのに、今の企業では個人でしか仕事をしないとか、個人でバリバリ成果を挙げたかったが、グループ主導でなかなか自分の思い通りに仕事ができなかったという場合はこれを伝えましょう。これは不満があるのではなくて、ただ自分の望んだやり方とは違ったということを伝えるだけなので、他の業種に興味があることと合わせて退職するプラスアルファの理由にもなります。 例として、(前半の会社や上司、同僚などへの感謝は同じです)『私はグループで何か一つのプロジェクトを達成するという方針での仕事を望んでいました。しかし現在わが社の営業方針としては個が単独で仕事をするというものです(逆でも構いません)。私のわがままであることは充分に承知していますが、今のままでは私自身を活かしきれないように感じました。また他の業種の仕事への希望もあり、私の長所をより活かすことのできる企業を見つけることができ、そちらからお仕事をいただけることになりました。私はこのチャンスを活かしたいと思いますので、退職を決意しました。』

仕事・待遇への不満がある場合

仕事の量が多すぎたり、残業が多く、給料が低いなど待遇が悪いことが原因で退職を決意した場合も、もちろん面談で本音を言うのはNGです。面談でそれらの理由を伝えてしまうと面談後の印象が悪くなるだけではなく、条件や待遇を改善するからと無駄な引き止めにあう確率が高いからです。 面談での退職理由の伝え方は他とほとんど同じです。曖昧な理由をあげておきましょう。ただ転職への明確なビジョンがない場合、興味のある業種は一体何なのかと聞かれると困ってしまう場合もあります。その場合は最終手段として一身上の都合を使いましょう。前述したように退職の理由としては一身上の都合でというだけで充分ではありますが、人によっては何も詳しいことは言わないなんて失礼だと思う人もいます。なのでその伝え方には充分に注意しましょう。 例として、『現在の仕事を続けることが難しくなったため、一身上の都合で退職させていただきたいと思います。』でよいでしょう。もちろん前半部分は同じように感謝の気持ちを伝えましょう。一身上の都合と言えばプライベートな部分でもあるのでそこから深く掘り下げてくる人はいないでしょう。時短勤務や忙しくない部署への異動を打診される場合もあるかもしれませんが、そのときは他の社員の迷惑になるからと丁重にお断りしましょう。

退職面談でいかに文句を言わせないか

退職面談は簡単なように思えて意外に難しいものです。ただ不満だけを言い連ねて現場を混乱させて辞めるのなら何も難しくはありません。しかしそれは社会人としてスマートではありません。次の仕事があるにせよないにせよ、新しい人生を透き通った気持ちで歩みだすためには真摯な態度で面談に臨み、そして双方が納得できるように面談を進めていきましょう。

繰り返される面談の意味を考える

直属の上司との面談。そして人事部との面談。最低でも二回、多ければ何度でも面談は繰り返されます。企業から人が一人いなくなるのは大変なことですから、企業としては何とか引き止めたいと思っていることでしょう。忙しい仕事の合間を縫ってそれが行われているということを自覚しておきましょう。何度も面談があり面倒だと感じるのではなく、一人の人間にちゃんと向き合おうとしているのだという感謝の気持ちを持つことが大事です。 忙しい時期に退職を申し出るのではなく、できれば閑散期に申し出るほうがいいです。それも法律通りに二週間前ではなく、一ヶ月前ぐらいから準備をしておきましょう。余裕のある時期に面談をしていれば、余計な引き止めにあう確率も減り、お互いにとってもメリットがあるでしょう。

退職日まで企業の社員であることを忘れない

退職するからといって自分はその企業とは関係ないのだと思うことはやめましょう。退職日まできちんと社員としての自覚を持ち働きましょう。退職の面談をかけあうのも順番通り直属の上司から順にしていきましょう。上司との面談で退職日や業務引き継ぎのスケジュールを決め、人事部との面談で保険関係や有休休暇の消化、返却物などについての説明を受けてからも気を抜いてはいけません。面談が終わった時点で退職ではありません。退職日までに業務を引き継ぎ、自分の蓄積したものを企業に残せるよう努力しましょう。

引き止めにあっても応じない

退職を申し出たからといって企業がすんなりOKしてくれるわけではありません。どうにか残ってくれないかと引き止められることでしょう。色々と条件や待遇の改善を提示してあなたの心を揺さぶります。しかしこれに応じてはいけません。安易に残ってしまうと今まで以上に働きづらい環境に身を置くことになります。ありがたい申し出ですがと感謝を示しつつ丁重にお断りしましょう。

引き止めにあわないためには

引き止めにあって労力を使いたくないなら、退職の理由を条件や待遇にしないことです。それらが理由で辞めるのならと企業は改善策を提示してきます。全く違う世界に踏み出したいということを企業に伝え、そしてその意志が決して揺らがないことを強くアピールしましょう。伝えるときには本音を全てさらけ出してはいけません。ばっさりと白黒はっきりつけるのではなく、曖昧にしておくというのが大人のマナーです。

いかにして円満に退職するか

退職は終わりの地点であると同時に新しい始まりのスタート地点でもあります。波風を立てることなく穏やかに済ますことで新しい環境でのスタートもスムーズになります。次の環境でも頑張れと背中を押してもらえるように、円満な退職を目指しましょう。

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