【退職届】失礼なく郵送する際の「添え状」と「封筒」の書き方

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まずは通常の退職届の提出方法、つまり退職届を直接手渡しする際の方法について簡単に見ていきます。 退職届を手渡しする場合は、退職届そのものと、退職届を入れる封筒の準備が必要になります。退職届はA４かB５の用紙に記載するので、封筒は「長型」と呼ばれる種類の、「４号」もしくは「３号」の封筒を準備します。封筒は事務的な書類と区別するために、「白」で郵便番号を記載する欄のない、「無地」のものを選びましょう。 また、封筒を直接手渡しするので、第三者に見られる心配はなく、封筒の糊付けと封は不要です。通常手渡しする際の退職届と封筒については以上になります。ただ、退職届を郵送する際もこれらの退職届と退職届を入れた封筒は必要になるので、それを踏まえた上で次の郵送方法について見ていきましょう。

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退職届けを郵送する際は、上記した退職届の入った封筒の他に、もう一つ郵送用の封筒、そして添え状を準備します。つまり、封筒の中に封筒と添え状を入れるということになります。まずは、郵送用の封筒について見ていきます。 郵送する封筒は、退職届入った封筒より一回り大きいものを用意します。長型３号の封筒に退職届を入れた場合は「長型３号」、長型４号の封筒に退職届を入れた場合は「角形５号」以上の大きさの封筒を使用します。また、退職届を触接入れる封筒と異なり、住所や郵便番号を記載するので、無地である必要はありません。しかし、やはり事務的な書類との区別が一目でできた方がいいので、茶封筒ではなく、「白」い封筒を選びましょう。

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上では郵送用の封筒の選び方について見てきました。次は郵送用の封筒に記載することについて見ていきます。 基本は普通の郵便物と同じで、宛名と送り先の郵便番号、住所、自分の名前と郵便番号、住所を記載します。ただ、退職届を郵送で提出するにあたって、送る相手本人以外に読まれてしまってはプライバシー的に問題があります。それを防ぐために、封筒の表、左側の空いている箇所に、赤文字で「親展」と記載しましょう。進展とは、宛名の方に読んでもらうための印です。退職届在中などとは記載する必要がないので、「親展」と記載しましょう。

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次に、郵送する際に退職届と一緒に封筒に入れる添え状について見ていきます。 添え状は送付状ともいい、この場合は、直接伺って手渡しすることができなくて郵送での提出になってしまって申し訳ない、という旨の内容を書きます。手書きでも構いませんが、パソコンの文字を印刷したもので大丈夫です。用紙はB5で三つ折り、もしくは角形の封筒に入れる場合は折らずに封筒に入れます。 添え状を添えることに慣れていない方もいるかと思いますが、礼儀として大切な書類なので、忘れずに同封するようにしましょう。 添え状の具体的な書き方については、以下に記載する例文を参考にしてください。

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株式会社〇〇　〇〇部〇〇課　　〇〇　〇〇様 拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。 このたび一身上の都合により退職させて頂くこととなりましたので、同封の通り、退職願を提出いたします。 ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 短い間ではございましたが、大変お世話になりました。 末筆ながら　貴社のご発展をお祈り申し上げます。 敬具 〇〇部〇〇　　〇〇　〇〇（自分の名前）