BCCメールの送り方のマナー｜TO・CC・BCCの特徴と違い

メールの冒頭では、宛名を記載するのがマナーです。 宛名を記載する際は、会社名・部署・役職・氏名・敬称（様）の順番に記載します。会社名は（株）や頭文字などの略称を使わずに、正式名称で記載するように心がけてください。 複数人の名前を記載する必要がある場合は、上位職の方の名前から記載していきます。 多人数に送信する場合は、「各位」や「皆様」などの言葉を用いても問題ありませんが、「各位様」などと記載するのは間違いですので注意しましょう。

メール一括送信アプリを使用する場合のBCCメールのマナーの2つ目として、「キャリア規制に注意」があります。 キャリアというのは、通信事業者が提供する自社ドメインのことを指します。ドコモの「docomo.ne.jp」やauの「ezweb.ne.jp」・ソフトバンク「softbank.ne.jp」がこれに該当します。 「一日に500通以上の大量のメールの送受信」や「1回で20件以上のメールを一斉送信」すると、サーバーに負荷がかからないようにするためにメールの使用が制限されてしまう可能性があります。

メール一括送信アプリを使用する場合のBCCメールのマナーの3つ目として、「アプリをうまく利用する」があります。 メッセージアプリや、Gmail・e-mailには、一斉送信を行う機能は備わっていないため、専用のアプリをダウンロードする必要があります。 アプリを検索する際に、「連絡先」というキーワードで検索すると複数のアプリがヒットします。ヒットしたアプリの中から、使用用途にあった使いやすそうなアプリをダウンロードしてください。

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BCCメールを使用して、メールを一斉送信することは特に問題がないように感じる方もいらっしゃいます。 しかし、実際はBCCメールを使う場合は、たくさんのリスクが潜んでいます。今回は、「送り方次第！BCCメールを使う3つのリスク」と題して「受信ブロック」・「IPアドレスの汚れ」・「個人情報の流失」の3点を解説していきます。 BCCメールで一斉送信をした際に起こり得るリスクや、問題点について理解していきましょう。

送り方次第！BCCメールを使うリスクの1つ目として、「受信ブロック」があります。BCCでメールを一斉配信すると「MAILER-DAEMON」などといったとエラーメッセージが返ってくることがあります。 メールアドレスが間違っているケースもありますが、受信をブロックされている可能性もあります。 受信ブロックという現象が発生すると、本来届くはずのメールが届かなくなります。そのため、メールの一斉配信はなるべくしないほうがよいといわれています。

送り方次第！BCCメールを使うリスクの2つ目として、「IPアドレスの汚れ」があります。 各サーバーには、IPアドレスと呼ばれるものがあります。IPアドレスはWEB上の住所のようなもので、通常ひとつのサーバーにつき１つのIPアドレスが付与されています。 一度に数十通以上のメールを一斉配信すると、１つのIPアドレスから大量にメールが送信されることになります。 受診元のプロバイダやキャリアは、大量に送信されているメールを迷惑メールと判定し、受信をブロックしてしまいます。

送り方次第！BCCメールを使うリスクの3つ目として、「個人情報の流失」があります。 メールアドレスをBCCに入れて一斉送信する予定だったものが、手違いや間違いでCCやTOに入れてしまい送信する危険性があります。 官公庁や大手企業などの場合は、ニュース報道などでも報道されてますが報道がない部分を含めるとかなりの数が誤送信されているのではないでしょうか。 人力での作業は、ヒューマンエラーを起こしてしまう危険性があることを理解しておきましょう。

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宛先を追加しすぎるとメールが届かない場合があります。例えば宛先数が100で、送信エラーが来ました。この場合メールサーバーに設定されている数のみメールが送られ、それ以外の人にはメールが送られません。 設定されている数が25だった場合は75の宛先にメールが届いていないことになります。 設定数が絶対に送信エラーに記載されているわけではないので送られているかの確認をしてください。解決方法としては、メールサーバーの設定数以下で分けて送るか、契約しているプロバイダーに相談してみましょう。

BCCメールの送り方でよくある失敗の1つ目として、「相手側BCCメール受信拒否設定」があります。 宛先の数も問題ない、メールアドレスも合っている、なぜかこのメールアドレスだけ送れないときは相手の設定を確認しましょう。BCCを受信しない設定をしていると、こちらが何をしても無駄です。 とりあえずTOでBCCで送る予定だったメールを送信し、正常に送信できたなら設定の確認を相手にお願いしてみましょう。設定の変更を強要するのは失礼になるので注意してください。