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返信する時に封筒に書く行と宛の使い分け知ってる?

ビジネスマナー

返信用封筒を使った作業をする事になったけど、宛名の語尾に行と宛どっちを使えばいいのか書き方がわからなくなる事ありますよね。実は行を書くのが正解です。今回は宛名側の返信用封筒の書き方のマナーについてや封筒を送る時の切手代の絞り方も解説していきます。

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返信用封筒について解説

まず返信用封筒という封筒は何かという事から解説した方が理解が早くなると思いますので解説していきます。

返信用封筒は書類を記入後に送り返してもらうための封筒

返信用封筒は企業で使う場合は未記入の申込用紙にお客様に記入してもらうために書類を送り、記入済み書類をあらかじめ同封しておいた返信用封筒に入れて送り返してもらえるようにするための封筒ですね。

企業でも個人でも使う機会がある返信用封筒

企業ではこうした返信用封筒は使う事があるため役割や書き方はしっかり理解しておく必要があります。また個人でも企業に送り返す事があるためマナーを理解しておかないと恥をかいてしまう事もあります。

返信用封筒を入れておく理由や役割

会社の業務で書類を取引先企業に送る際に取引先に記入後に返信用封筒で送り返してもらうようにするために未記入の書類と返信用封筒を入れて送るように言われる事があります。この返信用を入れておく理由や役割は何なのでしょうか。

返信用封筒を同封するのは差出人に手間をかけないため

返信用封筒をわざわざ同封して送る理由は、書類と共に返信用封筒を送る事で記入後の書類を同封された返信用封筒に入れて送ってもらうだけで良いので、差出人側で封筒を用意する必要がありませんよね。差出人に手間を掛けない心使いで返信用の封筒を送っているのです。

返信用封筒は誤送を防ぐ役割がある

返信用封筒には宛先がすでに記入されています。宛先は送り元であるあなたの企業の住所と会社名・部署名・課名・担当者名等の宛名が既に記入されています。そのため差出人はわざわざ送り先の宛名を書く必要が無いのです。 また、差出人が宛名を間違って書いてしまうと間違った宛名に送られてしまう事もあるため、そのような誤送を防ぐためにも、宛先であるあなた側の企業名や住所等の宛名を返信用の封筒に記入して差出人に送るのです。こうしておく事で誤送を防ぐ事ができます。

返信用封筒と往信用封筒を書く時の注意点

返信用封筒にはもう一つ往信用封筒という物があります。返信用封筒と往信用封筒の2種類どちらも役割は同じなのですが、書き方が少し異なります。こちらの項目ではどちらにも共通する書く時の注意点をいくつか解説していきますので、書く時の参考にしてみてください。

宛先に「行」や「宛」を語尾に付けるのは「相手を立てて自分がへりくだる」ため

差出人から見て宛先の企業名の語尾に「行」や「宛」と書かれているのはなぜなのでしょうか?送る場合は相手の宛名の語尾に「様」や「御中」を付けて送るのがマナーです。それがなぜ「行」や「宛」になっているのでしょう。 これは返信用封筒独特の仕組みなので混乱してしまうのです。結論から言うとこのような書き方をするのは「相手を立てて自分がへりくだる」ためです。

自分の名前に様を付けないのと同じ

少し変わった表現かもしれませんが、例えば、あなた宛の手紙をあなたが書いて出したとします。あなたは自分の名前の語尾に「様」と付けますか?付けませんよね。これと同じ意味です。 返信用封筒も同じような使い方をするのです。差出人から見るとあなた側の企業は宛名になりますよね。その宛名に様を自分でつけるのはおかしいという事です。 「様」を付けるという事は上下を決める事です。それを自分から付けるのは「あなたより偉い」と言っているようなものです。そのような失礼な事を相手にしないためにあなた側の企業名である宛名に「様」を付けずに「行」や「宛」を使うのです。

行と宛の使い分け方

「行」と「宛」の2種類があるのはなぜでしょうか。どちらを書くのが正しいマナーでしょうか。詳しく解説していきます。

「宛」の使い方 「宛」は会話の中で使う言葉

「宛」の使い方を解説していきます。「宛」は会話の中で使う話し言葉なんです。活用の仕方としては「〇〇さん宛に送っておいて」のような使い方をします。

「行」の使い方 「行」は書く言葉

「行」の使い方を解説していきます。「行」は返信用封筒の宛名の語尾に書く言葉です。

返信用封筒では「行」と書くのが正しい使い方

解説してきた通り、返信用封筒の宛名の語尾には「行」と書くのが正しい使い方なのです。使い方を間違えてしまうと恥をかいてしまう事もあります。ここでしっかりと覚えておきましょう。

返信用封筒と往信用封筒の書き方

それではここからは返信用封筒と往信用封筒の書き方を解説していきます。多少書き方に違いがあります。分けて解説していきますので書き方をしっかり覚えておきましょう。

返信用封筒の書き方

ここからは返信用封筒の書き方を解説していきます。参考にして書いてみましょう。

返信用封筒の表面の書き方

返信先 ①自分の会社の所在地 ②会社名 ③部署 ④氏名「行」 行きの文字は名前よりも小さめに書く 返信用封筒に縦書きの場合は氏名の左に行(ぎょう)をずらして「行(ゆき)」を書く 返信用封筒に横書きの場合は氏名の下の行(ぎょう)にずらして「行(ゆき)」書く

返信用封筒の裏面は差出人が書く欄

返信用封筒の裏面は送り主側は何も記入しない 裏面は差出人が受け取り後に住所と氏名を記入して送り返してくれます。

往信用封筒の書き方

ここからは往信用封筒の書き方も解説していきます。返信用封筒との書き方の違いは表と裏の両面を書く必要がありますので注意してください。多少違いがありますので書く時の参考にして書いて見ましょう。

往信用封筒の表面の書き方

差出人 ①相手の住所 ②相手の名前 ※「様」 ※個人名には「様」 差出人住所が会社の場合 ①会社の所在地 ②会社名 ③部署名 ※「御中」 ④担当者氏名 ※「様」 ※相手の方の名前が分からずに会社名や部署名ならば「御中」か「ご担当者様」にする

往信用封筒の裏面の書き方

返信先 ①自分の会社の所在地名 ②会社名 ③部署名 ④氏名「行」

返信用封筒の切手代

返信用封筒には切手を貼る場合もあるので、切手の代金を間違ってしまうと送り返されたり面倒な手間が発生してしまうので、切手代金についても学んでおきましょう。

①定形郵便物

国内の郵送であれば料金は封筒のサイズと重さで料金が決まります。 定形郵便物(23.5cm×12cm以内で厚さ1cm以内)の場合の切手代は以下の様になっています。 25g以内は82円 25g~50g以内は92円 50g以上~定形外料金になる

②定形外郵便物

定形外郵便物(A4サイズ封筒 一辺が最長60cm以内 縦横厚さが合計90cm以内)の場合は以下の様になっています。 50g以内は120円 50g~100g以内は140円 100g~150g以内は205円 150g~250g以内は250円 これ以降の料金設定もサイズや重さ毎で決まっています

返信用封筒の切手代金を間違わない絞り込み方法

①封筒の大きさが定形か定形外か絞り込む ②実際に入れる内容物を想定し封筒に入れて封筒の重さを量ってみる 例:返信用封筒+返信してもらう内容物+A4コピー用紙1枚(相手が送付状等を同封すると想定) ③重さを量ったら該当する料金の切手を返信等封筒に貼る もし料金設定がぎりぎりの重さだった場合、下の値段よりも上の値段の切手を貼った方が安全です。

①サイズで絞る

封筒の大きさが定形か定形外か絞り込む

②想定してみる

実際に入れる内容物を想定し封筒に入れて封筒の重さを量ってみる 例:返信用封筒+返信してもらう内容物+A4コピー用紙1枚(相手が送付状等を同封すると想定)

③料金を絞り込む

重さを量ったら該当する料金の切手を返信等封筒に貼る もし料金設定がぎりぎりの重さだった場合、下の値段よりも上の値段の切手を貼った方が安全です。

返信用封筒を返信する際の書き方のマナー

今までは返信用封筒を同封して送る側の視点で解説してまいりましたが、ここからは返信用封筒を受け取る側の書き方のマナーも存在しますのでここではその返信用封筒を返信する際の書き方のマナーについて解説していきます。返信用封筒を返信する差出人の視点で解説していきます。

「行」と「様」の消し方と「御中」の書き方

返信用封筒にはあらかじめ宛名の語尾に「行」や「様」と書かれていますよね。このまま送り返すのはマナーとしては良くありません。 この「行」と「様」を打ち消す必要があります。これらを消すためにはどのような方法で消していくのが正しい消し方でしょうか。また消した後に差出人へ送り返す際に「御中」や「様」はどのように書き足せばよいのでしょうか。解説していきます。

差出人についた「行」「様」に打ち消し線を使う

宛先から返信用封筒が届いた状態だと差出人であるあなたの名前の語尾に「様」や宛先の会社名の語尾に「行」が付いたままですので、打ち消す必要があります。ここで使うのが打ち消し線です。 打ち消し線とは斜め線や横線で文字を消す事を打ち消し線と言います。今回はこの打ち消し線をつかって「行」「様」の文字を消していきます。消し方は縦書き封筒と横書き封筒で違いますので解説していきます。

縦書き封筒の場合 縦線か斜め線二重線で消す

縦書き封筒の場合打ち消し線の使い方は2種類あります。縦線2本を引く消し方と右上から左下に向かって斜め線を2本で消す打ち消し線です。「行」と「様」どちらも同様です。これが縦書きの封筒の場合の打ち消し線の使い方です。どちらが正しいというのは特にありません。

横書き封筒の場合 横線二重線で消す

横書き封筒の場合の打ち消し線は横線を二重に引いた線を使って消します。これは「行」でも「様」でも同様です。 「行」だけは漢字の構造上、消す時に横線二重線での打ち消しだと消されているのが分かりにくいので斜め線で打ち消しした方が分かりやすいでしょう。

宛先に「御中」と「様」を書き足す

宛先の企業名の「行」と差出人名の語尾の「様」の打ち消し方は理解できました次は御中と様を書き足しますが御中と様の使い分けも解説していきます。

相手先が企業名や部署名ならば語尾に「御中」

宛先が企業名や部署名ならば語尾に「御中を」書き足します。この時に隣などにスペースがあればそこに「御中」と書き足します。

宛先が個人名ならば「様」を書き足す

個人名ならば「様」を書き足します。

差出人は宛先に敬意を払う意識が大事

理解するまでに混乱しそうですが、要するに送り主側であれば、常にへりくだり相手に敬意を払うという事がで大事なのです。

おわりに

いかがでしたか。今回は返信用封筒の書き方のマナーについて解説してきました。行は書く言葉で宛は話し言葉だという事が分かりましたね。打ち消し線についても理解してても混乱する事が多いですが、こうした礼儀というのはとても大事な事だと思います。 返送用封筒を送られる側と送る側、お互いに敬いへりくだるといった礼儀を忘れない日本人らしい習慣ですね。ややこしい事も多いですがこうした習慣をしっかり理解していく事も社会人として大事な事なのです。しっかりと覚えていきましょう。

マナーについてもっと知りたいという人が読むべき一冊

封筒一つとっても、知らないマナーがたくさんありますよね。 食事や日常の振る舞いも含めると、数えられないくらいのマナーがあります。 そんなたくさんのマナーの中から押さえておきたいマナーについてまとめた本が「図解 マナー以前の社会人常識」です。 この本は、形にとらわれがちなマナーの一番大事な「こころ」の部分がしっかりとおさえらえているため、なぜそのような作法になるのかまでを理解できるベストセラーのマナー本です。 マナーのこころを理解し、大事な場面で、大切な人に失礼のない振る舞いをできる人になりましょう。

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