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異動の挨拶メールが届いた際の返信例|社内・社外・上司の場合

ビジネスマナー

人事異動の時期になると異動の挨拶のメールが届く事があります。時には面識の無い社員からのメールもあります。返信の内容にも迷ってしまいますよね。そこで今回はそんな異動挨拶メールの返信の書き方のコツやマナーを例文と共に解説をしていきます。参考にしてみましょう。

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異動挨拶メールの目的

人事異動の時期になると異動挨拶のメールが届くようになります。 異動するのにメールで送られてくるのは面倒だと思いますが、どんな目的でこの異動挨拶メールが送られてくるのでしょうか。 まずはこの異動挨拶メールにはどんな目的があるのかを理解しておきましょう。

異動挨拶メールの目的は今後もお互いがよりよい関係性を保つ事が目的

異動挨拶のメールの目的は社内から異動して別の部署に異動しても、お互いの関係に溝を作る事なく良好な関係で居ましょうという気持ちや感謝の気持ちを込めて送られてきます。 特に上司や同僚や先輩が異動挨拶のメールをくれずに異動してしまったら、もやもやしませんか?異動して現部署からいなくなるからといって、何も言わずにいなくなるのはなんだか気分は良くありませんよね。 これから異動してしまうけど、お互い今まで通り、良い関係で居ようという気持ちや感謝の気持ちを伝えるために異動挨拶メールを送るのです。

異動挨拶メールは社内で会った事も無い社員にも送られてくる

今まで顔を見た事も無い部署の社員に対しても異動挨拶メールは送られてきます。顔を見ていなくても何らかの関りや世話になっている事は少なからずあるからです。

異動挨拶メールは社内・社外からも届く

異動挨拶メールは社内だけから届くわけではありませんよ。 社外の取引先企業の担当者からも異動挨拶メールが届く事もあります。異動挨拶と言っても色々な人から届く事が考えられます。 ここではどんな人達から異動挨拶が送られてくるのかケース別に見ていきましょう。

①社内から一斉送信で異動挨拶が届くケース

異動挨拶メールが社内の全社員に向けて一斉送信で送られてくるケースです。 顔も見た事も無い社員の方からの一斉送信なので社内のお知らせの様に感じてしまうメールですね。面識がなくてもできれば返信はすべきです。

②同僚から異動挨拶メールが届くケース

あなたと関りのある部署の同僚から異動挨拶メールが届くケースですね。 一斉送信だけではなく、個別にあなた宛に異動挨拶のメールが来る事もあるので、もらったら心を込めて返信したいですね。

③先輩社員から異動挨拶メールが届くケース

あなたがお世話になった先輩社員から異動挨拶メールが届くケースです。仕事を色々と教わったはずです。 異動挨拶をもらったら心を込めた感謝の気持ちを込めたメールを返信してあげましょう。

④上司から異動挨拶メールが届くケース

あなたの部署でお世話になっている上司から異動挨拶のメールが届くケースです。 仕事やプライベートでもお世話になっているならしっかりと今までお世話になった気持ちを込めたメール返信を心がけたいですね。

⑤社外の取引先企業の担当者から異動挨拶メールが届くケース

社外の取引先の企業の担当者から異動挨拶のメールが届くケースもあります。 社外の方なので言葉を慎重に選んで返信する必要がありますが、今までお世話になったり感謝の気持ちを込めるのは社内の方への返信メールと変わりありません。

異動挨拶メールの心のこもった返信内容にするためのコツ

異動挨拶メールを送ってくれた方は皆ちゃんと読んでくれたのかや失礼は無かったかが気になっているはずです。 そんな異動される社員の方に心を込めたメール返信をしたい物です。ここではそんな異動挨拶メールの心のこもった返信内容にするためのコツを挙げていきます。

①一言思い出のエピソードを入れる

異動挨拶メールの返信する際は内容に今までお世話になった思い出のエピソードを入れて返信すると喜ばれるでしょう。 公私ともにお世話になった方にはプライベートでお世話になった時のお礼でも良いでしょう。思い出のエピソードを入れて返信する事で心のこもったあなただけのメールになります。

②社内で面識がない場合はエールを贈る

異動挨拶には社内で面識がない社員の方からの異動挨拶のメールが届く事があります。 この場合は思い出のエピソードは入れる事ができませんよね。そこで無難にメールをもらった事への感謝の言葉とこれから頑張ってくださいとエールを贈ると良いでしょう。

③文体を相手に合わす

異動挨拶メールの内容が人によっては文体を長く書いて送る方が居たり、簡潔に短く書いて送る方もいます。 例えばあなたが長い文体で感謝の気持ちを込めて異動挨拶メールを送ったとします。 受け取った相手は形式的な短文でメールを返信してこられた場合、なんだかがっかりしませんか? このように相手の文体に合わせて文章の長さを調整して送りましょう。

④異動挨拶のメールをもらったお礼やお世話になったお礼の言葉を贈る

基本的に挨拶のメールを受け取った場合は、そのメールをくれた事への感謝やお礼をするのが礼儀です。 お礼の言葉があるだけでも挨拶メールをしてくれた方も挨拶して良かったと思ってもらえます。異動挨拶のメールをもらったらお礼の言葉を贈りましょう。

⑤今後の活躍を祈念する内容の言葉を贈る

文末に今後の活躍を祈念する言葉を入れて贈る事で応援されて相手も嬉しいはずです。 無難な頑張ってくださいの一言でも新しい職場でも気持ちを新たに頑張ろうという気持ちになります。

異動挨拶メールの返信マナー

どんな事にもマナーはあります。マナーをしっかり守り受け取った相手が気持ちよく受けとれるように心がける事が大事です。 ここでは異動挨拶の返信マナーについて解説していきます。

①返信はできるだけ早く

異動挨拶のメールはできるだけ早く返信しましょう。 異動する日まで余裕があるとしても相手にできるだけ早めに返信しておく事が大事です。早めに返信する事で印象が良くなります。

②返信は必ずしよう

顔を知らない社員からの一斉送信の異動挨拶メールでもきちんと返信をしましょう。 同じ会社の社員です。顔は見たことが無くてもどこかでお世話になっている事はあるかもしれません。異動挨拶のメールを受け取ったら必ず返信しましょう。

③宛先は一斉送信ではなく送信者宛に送る事

一斉送信メールを受け取った際に気を付けてほしいのが、一斉送信で異動挨拶メールを送られた場合にそのまま返信してしまうと、一斉送信された他の社員の方にも返信メールが届いてしまいます。 これは他の社員にも迷惑が掛かってしまうかもしれないので良くないですよね。 そこで宛先を一斉送信で異動挨拶メールを送ってくれた送信者宛に送るようにすれば、一斉送信される事が無いです。 一斉送信で異動挨拶された時は宛先を送信者宛にして送りましょう。

異動挨拶メールが届いた際の返信例

異動挨拶メールが届いた際にどのように返信をすればいいのか社内・社外ケース別に分け具体的に例文で解説していきます。 こちらの例文を参考にあなたも異動挨拶メールの返信をしてみましょう。

異動挨拶メールの返信例 「社内編」

まずは異動挨拶メールの返信例の社内編です。

①社内向けの一斉送信の異動挨拶メール返信例

○○さん お疲れ様です。 お忙しい中、異動のご挨拶をいただきましてありがとうございます。これまで1年間お世話になりました。 新天地に置かれましても〇○さんのますますのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。 また今後とも変わらずご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。

②同僚・先輩社員からの異動挨拶メールへの返信例

○○さん お疲れ様です。 お忙しい中、異動のご挨拶をいただきましてありがとうございます。 これまで1年間、大変お世話になりました。 〇○さんとは一緒に飲みに行ったり、子供の事を相談したりとお世話になり感謝しております。 仕事で失敗をした時もフォローして頂いたり、励ましの言葉をいただきとても感謝しております。本当にありがとうございました。 新しい部署に行かれましても、益々ご活躍されますようお祈りいたします。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

③上司からの異動挨拶メールへの返信例

○○部長(役職があれば役職名、ない場合は○○さん) お疲れ様です。 お忙しい中、異動のご挨拶をいただきましてありがとうございます。 これまで3年間、大変お世話になりました。〇○部長のおかげで、部内のみんなと楽しく仕事に打ち込むことができました。 プライベートで共通の趣味である釣りの話をしたり、一緒に釣りに連れて行っていただいてありがとうございました。とても楽しい時間を過ごせました。 仕事がうまくいかないときも助言を頂いたり、温かい励ましのお言葉に今でもとても感謝しております。今の私があるのは〇〇部長のおかげです。本当にありがとうございました。 新しい部署に行かれましても、益々ご活躍されますようお祈りいたします。 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

異動挨拶メールの返信例 「社外編」

異動挨拶メールの返信例の社外編です。

①取引先担当者からの異動挨拶メールへの返信例

株式会社△△ 営業部 ○○様 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社□□の田中太郎でございます。 ご多忙のところ、異動のご挨拶をいただきまして、誠にありがとうございます。○○様にご担当いただいたことで、まだまだ未熟で仕事に慣れていない私も大変スムーズに仕事をさせていただく事ができました。 今まで本当にありがとうございました。新しい部署に着任されても、○○様の益々のご活躍をお祈りいたしております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

異動挨拶メールが届いたら心を込めたメール返信でエールを贈ろう

異動挨拶は社内からだけでなく社外の取引先企業の担当者からも異動挨拶メールは届きます。また社内で面識の無い会った事も無い社員からも異動挨拶のメールが届き、メールの返信内容に迷う事もあるかと思います。 メールの送信者である異動される社員は次の職場に行く事が不安です。そんな時に面識の無い社員とは言え心を込めたエールを贈られたら次の職場でもがんばろうと思ってくれるはずです。 面識がある人でも無い人でも心を込めたメールを返信してあげれば喜んでもらえます。その人の事を知らなくても「頑張ってください」とエールを贈る事はできますよね。 異動挨拶メールが届いたら心を込めたメール返信でエールを贈りましょう。

労働条件への不満が転職理由になることも

「収入を上げたい」「残業を減らしたい」という気持ちは、転職理由としても上位に上がります。 ■転職理由3位:「給与に不満がある」 ■転職理由4位:「残業が多い/休日が少ない」 ■転職理由11位:「会社の評価方法に不満がある」 ■転職理由18位:「人間関係が上手くいかない」 (出典:DODA2016年データ) 企業の社風によっては、交渉をしても労働条件が変わらないことも。交渉をしにくい、不満を言いにくい空気が漂う職場もあると思います。自分の力で職場の制度や風土を変えることは難しい。だからこそ、他の職場に身を移す決断をするようです。 慣れない転職活動で、企業選びの力になってくれるのが「転職エージェント」。求人票では分からない各企業の内情を知ったエージェントが、給与や休日数など、あなたの希望の条件に合った企業を一緒に探してくれます。中でも業界大手の「リクルートエージェント」は転職成功実績No.1で心強い味方。 ■自分のスキルで転職して収入は上がる? ■今の年齢で転職活動しても大丈夫? ■希望の求人は存在するの? 転職活動の際の疑問に親身に答えてくれるので、一度相談してみることをおすすめします。 公式サイト:リクルートエージェント

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