「ダメな会議」の共通点５つ・効率の良い「会議の進め方」

目的に合わせてメンバーを厳選します。無関係な人を入れるのは論外です。会議の質を上げるためには、人数も少なめに、10人程度が理想です。 上司が出席するか否かもよく考えましょう。上司の存在はときに、自由な意見を言いにくい雰囲気を作ります。斬新なアイディアが欲しい討論の場合は、上司や上役の方には出席を見合わせてもらいましょう。

進め方として、まず話しやすい雰囲気をつくる第一歩です。お題を設けて1分間スピーチなど、例えば「きょうの私の大ニュース」「わたしのペット」「朝ごはんのメニュー」なんて良いでしょうね。メンバー間の心理的・言語的交流のきっかけ作りになります。

会議の目的とゴールを、席上で再確認することは進め方のスタートで重要です。“なんのために集まっているか”、“何を決めたら終わる会議か”、“終了時間”を告知します。全員が同じゴールを目指すことを意識するためです。 ボードに議題と進行予定を明記しておきましょう。いつでも確認できる「視覚化」の手法です。こうしておくと、途中で話が脱線しそうになっても、話題を引き戻すことが容易になります。

進行役がいないと、発言者が限定されて多様な意見をひろえなかったり、反対意見が対立してまとまらなかったり、時間ばかりロスしてしまうことが多くなります。決められた時間の中で結果を出すためには、冷静で中立的なファシリテーターを立てましょう。 ファシリテーターは発言者を分散させ、全員参加の中身の濃い会議にするよう留意します。そして、会議を組み立て、「周知・議論・まとめ」とおおまかに区切って時間配分する進め方をします。 自由な意見が言える雰囲気作りは、進行役にかかっているともいえるほど、重要な役割ですね。また、そのほかのメンバーもファシリテーターに協力的に振る舞い、感情的な対立にならないよう言動に気をつけるなど、個々に舵取りをしていきましょう。

出席者の発言が、目的から外れた議論に脱線してしまうことは、最もよくある会議の時間ロスの状況です。このような事態を避けるためには、発言する際に挙手をするというルールが効果的です。挙手をして発言することで、それ以外の発言を制限することができますね。声の大きい人や口数の多い人が、討議を独占してしまう事態を予防できます。

＜グルーピング型＞ ブレインストーミングでアイディアを引き出した後に、似たようなものをグルーピングします。情報が整理され、次の段階にすすみやすくなります。

＜ツリー型＞ グルーピング型から発展させます。 ひとつのグループをピックアップして左端の枠に目標を設定します。そして「なぜ？」「どうやって？」「何を？」と問いかけ次のアクションを出していきます。 こうすることによって、アクションと目標の連結が視覚的に認識できます。

＜マトリクス型＞ 会議のまとめに用いられることが多いフレームです。 出てきたアイディアを2つの軸に沿ってマッピングしていく方法で、縦と横の2軸に評価基準を設定し、アイディアを配置していきます。