「ダメな会議」の共通点５つ・効率の良い「会議の進め方」

会議は日常の業務の中に組み込まれ、一挙に情報を共有する貴重な場ですが、うまくいかないと皆が勝手に発言をして収拾がつかなくなったり、逆に意見が出ず硬直してしまったりといったことがおきます。 悪い進め方で陥るダメな会議とは、 　・集まらない 　・伝わらない 　・提案がない 　・決まらない 　・実行しない と、このような5つの型になります。

そもそも参加を呼びかけても応じる人が集まらないのであれば、会議を開く意味はありませんが、メンバーが決まっているのに時間になっても来ないということもあります。 これは、会議の意義を感じておらず、自分の仕事を優先する人がいるために、よく起こる現象です。「定例会議」など型にはまった習慣的な会議ではよくこのようになってしまいます。目的の共有が社員にゆきわたっていないためです。 会議の必要性を感じていないので、集まったとしてもやる気がなく、発展的な結果にはなりません。 進め方としてダメな点は、会議以前の目的設定とコミュニケーション不足ということになりますね。

会議には、指示を出す・依頼をする・状況を報告するなど、課題を知らせて次にすすめるための伝達という目的もあるでしょう。 事前に資料の用意が不備だったり、専門的な内容についてメンバーの基礎知識がなかったりすると、伝えたいことも伝わりません。せっかく一堂に会しても、メンバーが内容を理解してくれなければ仕事は次に進みません。

「報告会議」ならば、伝達と理解が得られたら目的は達します。 そのほかに、会議には新しい施策やプランを提案したり、生み出すための討論会も多く開かれるでしょう。進め方としては、発表者が事前に必要な情報を収集・整理し、わかりやすく説明できるようにしておきますが、ここがまずいと、意見を引き出せません。 またメンバーの当事者意識・目的意識がうすいと、意見交換は低迷し、新しい案も生まれません。

会議は何らかの決め事をするために開かれることが多いと思います。せっかく時間を割いて集まっているのですから、建設的な成果として何かを決め、前進するためですね。 先に述べた3つの「ない」が起こると必然的に「決まらない」も発生することになります。また、たとえメンバーが意見を持って集まり、積極的に発言したとしても、進め方が悪いとその収拾がつかなくなり、結論に達することができなくなります。メンバー全員が、この会議で何を決めるのかを把握している必要がありますね。

会議のあと、メンバーが意欲に満ちあふれてすぐに行動していけたら成功ですね。そうではなく行動につながらないなら、会議の意味がありません。 結論がでたはずが、行動に移せないのは、メンバーがしっかり理解していないためです。じつは論点がはっきりしていない、思い違いをしている、等のために結論が共有されていないのですね。

上で述べた5つの「ない」を発生させないためには、会議を始める前の準備から気を抜けないこと、おわかり頂けたと思います。 その始まりはまず、目的とゴールの設定です。 何が目的の会議なのか、何を決めたらゴールなのかをはっきりさせます。 1.　課題解決 2.　情報共有 3.　アイディアのブレーンストーミング 大きく分けてこの3パターンで目的とゴールを設定しましょう。 そして議題と討議事項を決めたら、あらかじめ出席者にそれを告知しておきます。全員が目的とゴールを認識して会議に臨めば、上の「5ない」に陥ることはないでしょう。

会議で最も多い目的が「課題解決」ですね。 まず課題を明確に提示する必要があります。解決案の仮説を立てて、資料やレジュメを事前に、できれば前日までにeメールで配布しておきましょう。参加者が課題と仮説を共有した状態で会議を始めるのが、有効な進め方です。

次に必要なのが時間の設定です。開始時間と終了時間を決めます。会議の目的によって、必要な時間は変わってきます。問題解決のための会議なら、休憩を含めて数時間を要するでしょう。 時間を設定したら、出席者にあらかじめ伝えておきます。