「ダメな会議」の共通点５つ・効率の良い「会議の進め方」

ダラダラと長引く会議にならないよう、タイムキーピングは経過中に適切に行います。終了予定時間までには結論が出るように収束へと舵切り、10分前にはまとめに入りましょう。 もしも話し合いの決着がついていない場合は、どこまで決まったか、次回の会議の予定というようにまとめていきます。

決めたことを全員で確認します。 決定事項や継続討議事項を簡潔にまとめ、次回までの課題、役割分担を明確にしましょう。 例えば、新製品の開発について結論を得た後、予算の確保が必要な場合、具体的に伝えて確認します。

目的とゴールを定めて、全員で共有することで、効率的な会議の土台がつくられます。 提案者や発起人は、事前に参加者にそれらを知らせ、必要な情報を抜けや重複がなく簡潔にわかりやすく示す資料を用意します。 進行役は時間を守り、発言の種類と内容に気を配り、論点を絞り、収束させます。 参加者は全員が、議論のゴールをイメージし、必要があればファシリテーターを助けたり書記やタイムキーパー等の役割をかって出ましょう。 会議の質があがると、ビジネスのモチベーションがあがり、積極的に仕事ができるようになりますよ。これで職場の雰囲気もよくなり、業績アップにつながるはずです。ぜひワクワクする実りある会議をして大きな成果につなげてください！

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