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「ダメな会議」の共通点5つ・効率の良い「会議の進め方」

コミュニケーション

ビジネスを前に進めるために、対面して意見を出し合う会議は、進め方が悪いと何も生み出さず、時間の浪費になってしまうことも度々あります。会議はつねに効率化を心がけ、貴重な時間と頭脳を有効に使って行動に結びつけましょう。そんな会議の進め方を解説します。

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ダメな会議は5つの「ない」がある

会議は日常の業務の中に組み込まれ、一挙に情報を共有する貴重な場ですが、うまくいかないと皆が勝手に発言をして収拾がつかなくなったり、逆に意見が出ず硬直してしまったりといったことがおきます。 悪い進め方で陥るダメな会議とは、  ・集まらない  ・伝わらない  ・提案がない  ・決まらない  ・実行しない と、このような5つの型になります。

集まらない

そもそも参加を呼びかけても応じる人が集まらないのであれば、会議を開く意味はありませんが、メンバーが決まっているのに時間になっても来ないということもあります。 これは、会議の意義を感じておらず、自分の仕事を優先する人がいるために、よく起こる現象です。「定例会議」など型にはまった習慣的な会議ではよくこのようになってしまいます。目的の共有が社員にゆきわたっていないためです。 会議の必要性を感じていないので、集まったとしてもやる気がなく、発展的な結果にはなりません。 進め方としてダメな点は、会議以前の目的設定とコミュニケーション不足ということになりますね。

伝わらない

会議には、指示を出す・依頼をする・状況を報告するなど、課題を知らせて次にすすめるための伝達という目的もあるでしょう。 事前に資料の用意が不備だったり、専門的な内容についてメンバーの基礎知識がなかったりすると、伝えたいことも伝わりません。せっかく一堂に会しても、メンバーが内容を理解してくれなければ仕事は次に進みません。

提案がない

「報告会議」ならば、伝達と理解が得られたら目的は達します。 そのほかに、会議には新しい施策やプランを提案したり、生み出すための討論会も多く開かれるでしょう。進め方としては、発表者が事前に必要な情報を収集・整理し、わかりやすく説明できるようにしておきますが、ここがまずいと、意見を引き出せません。 またメンバーの当事者意識・目的意識がうすいと、意見交換は低迷し、新しい案も生まれません。

決まらない

会議は何らかの決め事をするために開かれることが多いと思います。せっかく時間を割いて集まっているのですから、建設的な成果として何かを決め、前進するためですね。 先に述べた3つの「ない」が起こると必然的に「決まらない」も発生することになります。また、たとえメンバーが意見を持って集まり、積極的に発言したとしても、進め方が悪いとその収拾がつかなくなり、結論に達することができなくなります。メンバー全員が、この会議で何を決めるのかを把握している必要がありますね。

実行しない

会議のあと、メンバーが意欲に満ちあふれてすぐに行動していけたら成功ですね。そうではなく行動につながらないなら、会議の意味がありません。 結論がでたはずが、行動に移せないのは、メンバーがしっかり理解していないためです。じつは論点がはっきりしていない、思い違いをしている、等のために結論が共有されていないのですね。

会議の効率的な進め方:目的とゴール

上で述べた5つの「ない」を発生させないためには、会議を始める前の準備から気を抜けないこと、おわかり頂けたと思います。 その始まりはまず、目的とゴールの設定です。 何が目的の会議なのか、何を決めたらゴールなのかをはっきりさせます。 1. 課題解決 2. 情報共有 3. アイディアのブレーンストーミング 大きく分けてこの3パターンで目的とゴールを設定しましょう。 そして議題と討議事項を決めたら、あらかじめ出席者にそれを告知しておきます。全員が目的とゴールを認識して会議に臨めば、上の「5ない」に陥ることはないでしょう。

課題解決なら仮説をたてる

会議で最も多い目的が「課題解決」ですね。 まず課題を明確に提示する必要があります。解決案の仮説を立てて、資料やレジュメを事前に、できれば前日までにeメールで配布しておきましょう。参加者が課題と仮説を共有した状態で会議を始めるのが、有効な進め方です。

会議の効率的な進め方:時間の設定

次に必要なのが時間の設定です。開始時間と終了時間を決めます。会議の目的によって、必要な時間は変わってきます。問題解決のための会議なら、休憩を含めて数時間を要するでしょう。 時間を設定したら、出席者にあらかじめ伝えておきます。

会議の効率的な進め方:メンバー

目的に合わせてメンバーを厳選します。無関係な人を入れるのは論外です。会議の質を上げるためには、人数も少なめに、10人程度が理想です。 上司が出席するか否かもよく考えましょう。上司の存在はときに、自由な意見を言いにくい雰囲気を作ります。斬新なアイディアが欲しい討論の場合は、上司や上役の方には出席を見合わせてもらいましょう。

会議の効率的な進め方:目的とゴールを告知

まず軽くアイスブレイクを入れる

進め方として、まず話しやすい雰囲気をつくる第一歩です。お題を設けて1分間スピーチなど、例えば「きょうの私の大ニュース」「わたしのペット」「朝ごはんのメニュー」なんて良いでしょうね。メンバー間の心理的・言語的交流のきっかけ作りになります。

目的とゴールを視覚化して告知する

会議の目的とゴールを、席上で再確認することは進め方のスタートで重要です。“なんのために集まっているか”、“何を決めたら終わる会議か”、“終了時間”を告知します。全員が同じゴールを目指すことを意識するためです。 ボードに議題と進行予定を明記しておきましょう。いつでも確認できる「視覚化」の手法です。こうしておくと、途中で話が脱線しそうになっても、話題を引き戻すことが容易になります。

会議の効率的な進め方:自由な意見が言える雰囲気作り

ファシリテーター(進行役)をたてる

進行役がいないと、発言者が限定されて多様な意見をひろえなかったり、反対意見が対立してまとまらなかったり、時間ばかりロスしてしまうことが多くなります。決められた時間の中で結果を出すためには、冷静で中立的なファシリテーターを立てましょう。 ファシリテーターは発言者を分散させ、全員参加の中身の濃い会議にするよう留意します。そして、会議を組み立て、「周知・議論・まとめ」とおおまかに区切って時間配分する進め方をします。 自由な意見が言える雰囲気作りは、進行役にかかっているともいえるほど、重要な役割ですね。また、そのほかのメンバーもファシリテーターに協力的に振る舞い、感情的な対立にならないよう言動に気をつけるなど、個々に舵取りをしていきましょう。

挙手のルールを作る

出席者の発言が、目的から外れた議論に脱線してしまうことは、最もよくある会議の時間ロスの状況です。このような事態を避けるためには、発言する際に挙手をするというルールが効果的です。挙手をして発言することで、それ以外の発言を制限することができますね。声の大きい人や口数の多い人が、討議を独占してしまう事態を予防できます。

会議の効率的な進め方:フレームワーク

みんなで意見を出し合う

進め方で有効なのが、否定や反対の意見は後にとっておくことです。仮説や提案に対して、まずそれを生かす方法や条件を議論していきます。例えば

新製品の開発には賛成です。その場合、開発予算はこれだけ用意できますが、十分でしょうか? このようにあらゆる角度から意見を戦わせれば、提出された仮説は、よりブラッシュアップしていきます。その数は多ければ多いほど、より精度は高まっていくでしょう。なるべく大勢が意見を出すことが重要なのです。

意見を出し合うフレームワーク

<グルーピング型> ブレインストーミングでアイディアを引き出した後に、似たようなものをグルーピングします。情報が整理され、次の段階にすすみやすくなります。

<ツリー型> グルーピング型から発展させます。 ひとつのグループをピックアップして左端の枠に目標を設定します。そして「なぜ?」「どうやって?」「何を?」と問いかけ次のアクションを出していきます。 こうすることによって、アクションと目標の連結が視覚的に認識できます。

終了予定20分前には議論を収束へ舵とっていく

<マトリクス型> 会議のまとめに用いられることが多いフレームです。 出てきたアイディアを2つの軸に沿ってマッピングしていく方法で、縦と横の2軸に評価基準を設定し、アイディアを配置していきます。

会議の効率的な進め方:時間を守る

ダラダラと長引く会議にならないよう、タイムキーピングは経過中に適切に行います。終了予定時間までには結論が出るように収束へと舵切り、10分前にはまとめに入りましょう。 もしも話し合いの決着がついていない場合は、どこまで決まったか、次回の会議の予定というようにまとめていきます。

会議の効率的な進め方:結論を共有する

決めたことを全員で確認します。 決定事項や継続討議事項を簡潔にまとめ、次回までの課題、役割分担を明確にしましょう。 例えば、新製品の開発について結論を得た後、予算の確保が必要な場合、具体的に伝えて確認します。

予算は△万円を経理と相談して、◯日までに確保してください

効率的な会議のコツが書かかれた本を紹介!

効率の良い会議を実践するには、「会議効率化のすべてがわかる本。」を読んでみてください。効率化のポイントをわかりやすくまとめています!

まとめ

目的とゴールを定めて、全員で共有することで、効率的な会議の土台がつくられます。 提案者や発起人は、事前に参加者にそれらを知らせ、必要な情報を抜けや重複がなく簡潔にわかりやすく示す資料を用意します。 進行役は時間を守り、発言の種類と内容に気を配り、論点を絞り、収束させます。 参加者は全員が、議論のゴールをイメージし、必要があればファシリテーターを助けたり書記やタイムキーパー等の役割をかって出ましょう。 会議の質があがると、ビジネスのモチベーションがあがり、積極的に仕事ができるようになりますよ。これで職場の雰囲気もよくなり、業績アップにつながるはずです。ぜひワクワクする実りある会議をして大きな成果につなげてください!

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