面接辞退をメールで連絡する際のマナー｜理由の例文や書き方も解説

面接辞退をメールで行う際には、辞退の理由を詳しく説明する必要はありません。ただし、面接担当者から詳しく理由を聞かれた際は、誠意を込めて率直に伝えた方が良いでしょう。 他社から内定をもらったときなどは、その理由を隠す必要はありません。面接担当者は面接辞退の対応に慣れていることも多いです。不自然に隠す回答をするより、きちんと誠実に答えるほうが良いでしょう。 ただし、どうしても伝えたくない家庭の事情などがある場合は「家庭の事情なので詳細は控えさせてください」と濁す方法があります。あらかじめ回答パターンを用意してから面接辞退を伝えるのがおすすめです。

面接辞退のメールに対して返信メールが届いた場合は、基本的にそれ以上の対応は不要です。 何度か面接を受けて選考がある程度進んでいる場合にお礼を伝えたいなどの場合は返信しても良いでしょう。ただし、面接担当者からのメールに「返信不要」という文言が入っている場合は返信しないのがマナーです。

出典: ://

ここからは面接辞退のメールの構成と書き方のポイントを紹介します。面接辞退のメールは要点のみの短い簡潔な文章にすることを心がけて作成してください。以下に6つのポイントを挙げますので、メール作成の参考にしてください。

メールの場合、本分よりも先に担当者の目につくのは、件名となります。そのため、件名を見ただけで、面接辞退の緊急の連絡であることがわかるようにする必要があります。 自分の氏名と、何時からの面接を辞退するのかを件名に記入すると、担当者も面接辞退のメールだと判断しやすなりますよ。

メールの本文冒頭には、宛名を記載します。 送付相手の会社名・部署名・担当者の名前には様を付けて書きましょう。このとき、会社名や部署名は正式名称で記載してください。また、担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」などの名称でも構いません。

件名に氏名を記入しても、名乗りとしては不十分です。本文では、改めて自分の所属や氏名を名乗る必要があります。 就職活動の場合は「○大学○学部の〇〇です」のような名乗りをしましょう。転職活動の方は、「○月○日、〇時○分より〇次面接のお時間を頂戴しております、〇〇です」のような名乗りでも構いません。 それから、理由を述べてから面接辞退する旨を記載しましょう。

面接辞退の旨を記載したあとは、「メールでの連絡となったこと」への謝罪と、これまでの配慮への謝辞を簡潔に記載します。 あなたとの面接のために時間や労力を割いてくれたことへのお礼や謝罪の気持ちは、最後にきちんと伝えておきましょう。直接会って辞退の話をせずにメールで失礼することへの謝罪も忘れないようにしてください。

メールの本文最後には、締めの言葉を記載します。「末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」など定型文を使って面接辞退のメールを締めくくりましょう。 ビジネス文書の締めとして定型文を使っているため、「堅苦しすぎないかな？」などと悩まずに最後に記載してください。