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【面接辞退】穏便に済ます前日・当日での「辞退方法」・上手な理由例

転職の面接

面接当日に予定などが入り、辞退しなければいけなくなった!そんな時の対処法をご紹介しています。面接辞退の連絡方法や電話のかけ方、メールの作成方法などをまとめました。また、担当者と連絡がつかない場合や辞退理由を聞かれた場合など、さまざまなケースに対応しています。

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面接前日~当日!急に辞退することになった時の対処法

転職活動や就職活動をしていると、スケジュール帳の予定欄がびっしり埋まってしまう程多忙になる方も、少なくないと思います。 自分のスケジュールをしっかり管理することは、社会人の基本。しかし、突然予定が入ったり、予定をキャンセルせざるを得なくなることもありますよね。 もし、転職活動や就職活動の選考や面接を辞退しなければならなくなったら、皆さんならどうしますか?それが、面接・選考の前日や当日だった場合、どのように対処すれば穏便に辞退することができるのでしょうか? 今回は、面接や選考の前日~当日に、急遽辞退したい場合の対処法についてご紹介していきます。

面接辞退が決まった時点で、企業側に連絡する

面接の前日や当日に辞退せざるを得ないことになった!そんな時、慌ててしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、落ち着いて対応することが大切です。 面接当日などに辞退せざるを得ない状況になってしまったら、まずは企業側に連絡を取りましょう。当日の辞退となると、なかなか話しづらいとお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、責任を持って連絡するのは、社会人としての常識です。 間違っても、気まずいからと言って企業側に連絡をしないで、そのまま面接などに行かずに辞退するといった行動はとらないようにしましょう。

面接辞退の連絡は、なるべく電話で

面接を辞退することが決定した時点で、企業側に連絡を入れるのが社会人としてのマナー。しかし、その際は何で連絡を入れれば良いのでしょうか? 辞退する側の立場としては、メールで面接・選考を辞退する旨を伝えるのが、最も手軽だと思います。メールであれば、相手の反応を直接見聞きしないで済みますし、一方的に発信するものなので辞退することも伝えやすいですよね。 しかし、メールでこのような重要な連絡を入れるのは、社会人として誠意に欠ける行動ではないでしょうか? メールというのは、一方的に発信するものなので、相手がいつそのメールを読むかは分かりません。もし、面接時間までに担当者がメールを見ることができなかった場合、無断で面接を辞退したことと同じことになってしまいます。 また、面接当日の辞退となると、その為に予定をあけたり会場を準備したりしていた企業側に迷惑をかけることになります。突然辞退せざるを得なくなってしまったこと、そして迷惑をかけてしまったことを謝罪しなければなりませんが、その謝罪がメールというのは、誠意に欠けるのではないでしょうか? このような観点から、企業側から連絡方法の指定があったり、どうしても電話ができない事情があったりする場合以外は、メールではなく電話で辞退を伝えることをおすすめします。 企業側に悪い印象を与えないような文章作り、伝え方が重要になってきます。自己PRなどもそうですが、上手な文章作りについて学んでおきたいという方は、エージェントを活用しましょう。プロのキャリアアドバイザーから的確なアドバイスをもらうことができます。

面接担当者と連絡が取れない場合

面接を辞退することを伝えようと、企業に電話をかけてみたものの、面接担当者と直接話をすることができない場合があります。 面接前日~当日の辞退となると、急ぎの連絡となりますので、折り返しの連絡を待っていたり、後から連絡をしたりするのでは、手遅れの場合も。 もし、面接担当者が不在であったり電話に出られない状況であったりした場合は、他の方に伝言してもらうようにしましょう。

面接担当者への伝言を頼む場合は、内容を簡潔に話すことが大切

上記のように、何らかの理由で面接担当者と直接話すことができず、他の人に面接を辞退することを伝言してもらう場合は、内容を簡潔に話すように努めましょう。 相手がその面接や採用に関与していない場合、詳細な情報を説明しても、よく分かっていない場合があります。辞退の理由や詳細を細かく話し過ぎると、本当に伝えたい内容が何なのか分かりにくくなる可能性も。 面接担当者に面接を辞退することを伝言してもらう際は、氏名や所属、面接を辞退する旨など、必要最低限の情報だけを話した方が良いでしょう。

面接担当者には、メールで連絡を入れる

上記で、「前日・当日に面接を辞退する場合は、電話で連絡をする」とご紹介しましたが、例外もあります。 面接担当者と連絡が取れず、企業側の別の人に面接辞退の伝言を頼んだ場合が、その例外に当てはまります。 電話をかけても面接担当者と話すことができなかった場合は、連絡したものの担当者と連絡が取れず伝言を頼んだこと、面接を辞退すること、そして迷惑をかかえてしまったことへの謝罪などを記入して、メールで連絡を入れておくようにしましょう。

面接辞退の電話をかける時間

当日に面接を辞退する際、どのようなタイミングで企業側に電話をかけるのがベストなのでしょうか? 結論から言うと、辞退することが決まった時点で一刻も早く連絡を入れるのが、最善と言えるでしょう。 しかし、企業側にもさまざまな都合があります。 もし、前日の夜などに面接の辞退が決定し、朝になり次第連絡を入れたいという場合は、会社の営業時間となってから電話をかけましょう。営業開始時間の前に連絡を入れても、担当者と話せる確率はかなり低いと考えられます。 しかし、面接開始時間と企業側の営業開始時間が同じだった場合は、営業開始時間の1時間前(※1)くらいから、連絡を入れてみるようにしましょう。

電話をかける場所

また、面接辞退の連絡をする際は、電話をかける場所にも注意しなければなりません。 携帯電話やスマートフォンの場合は、どこからでも電話をかけることができますが、それ故に電話をかける場所には細心の注意を払う必要があるのです。 最も気を付けたいのが、電波です。携帯電話・スマートフォンの場合、電波の悪い場所からかけると、上手く会話ができなかったり、途中で切れてしまったりします。会話の途中で切れてしまっては、印象が悪いですよね。 また、雑音などにも要注意です。人混みや駅などでは、雑音が入りやすく、会話がしづらくなります。会話はできても、常に雑音が聞こえては、企業側に対して失礼です。 急いで連絡を入れることは大切ですが、電話をかける際は場所と電波に気を付けましょう。

面接辞退の電話のかけ方

続いて、当日に面接を辞退する際の電話のかけ方をご紹介していきます。 会社に電話をかけたら、まずは所属や氏名を告げましょう。就職活動の場合は大学名や学部名を告げますが、転職活動の場合は「本日○時より一次選考のお時間を頂いております、〇〇です」のように告げることも可能です。 続いて、要件を述べます。今回は、面接辞退の連絡を想定しているので、「大変申し訳ありませんが、本日○時からの面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました」などと告げましょう。 ポイントは、面接を辞退することと、謝罪の気持ちを伝えることです。

面接辞退の理由

電話で面接辞退を伝える際、面接辞退の理由をどのように告げるのかも、大きなポイントの1つと言えるでしょう。 体調不良などが理由の場合は、正直に告げてしまって問題ないでしょう。 また、他の企業で内定が出た場合なども、「他社で内定を頂戴し、考えた末にそちらに入社することを決断しました(※2)」のように告げても特に問題はありません。 とはいえ、必ず辞退の理由を話さなければいけないわけではありません。面接を辞退することと謝罪さえすれば、無理に辞退の理由を盛り込もうとしなくても大丈夫です。 企業側から辞退の理由を聞かれた場合は、「諸事情」「急用のため」などと答えても問題ありません。 面接辞退する前にしっかりと理由を考えて対処する必要があります。相手に失礼な伝え方にならないように、心配な方はキャリアアドバイザーに相談してみるといいでしょう。登録無料で誰でも利用できるので、ぜひこれを機会に活用してみましょう。

メールで面接辞退の連絡をする場合

前日~当日の急な面接辞退の際は、電話で連絡を入れるのが一般的であるとご紹介しました。 しかし、企業側から連絡方法を指定されていたり、何らかの事情でメールで連絡しなければならなかったりすることも、有り得ないわけではありません。 メールで面接辞退の連絡を入れる場合、いくつかのポイントや注意点があります。以下でご紹介していくので、確認していきましょう。

件名は分かりやすく

メールの場合、本分よりも先に担当者の目につくのは、件名となります。そのため、件名を見ただけで、面接辞退の緊急の連絡であることがわかるようにする必要があります。 自分の氏名と、何時からの面接を辞退するのかを件名に記入すると、担当者も面接辞退のメールだと判断しやすなりますよ。

本文にもしっかり署名する

件名に氏名を記入しても、名乗りとしては不十分です。本文では、改めて自分の所属や氏名を名乗る必要があります。 就職活動の場合は「○大学○学部の〇〇です」のような名乗りをしましょう。 転職活動の方は、「本日○月○日、〇時○分より〇次面接のお時間を頂戴しております、〇〇です」のような名乗りでも構いません。 また、本文を全て書き終えたら、最後に署名を入れます。署名は、ビジネスメールの常識と言われているので、忘れずに必ず入れるようにしましょう。

面接辞退が決まったら、一刻も早く電話で連絡する

いかがでしたでしょうか?今回は、就職活動や転職活動の面接・選考を、前日~当日辞退する場合の対処法についてご紹介しました。 基本的には、面接を辞退することが決まった時点で、企業側に電話で連絡を入れるようにしましょう。その際、焦ってしまいがちですが、電波や場所などを確認し、落ち着いて話せる環境を整えてから電話をかけることが大切です。 もし、担当者に連絡がつかない場合は、会社の人などに担当者への伝言を頼み、担当者にはメールで連絡を入れます。 また、会社で連絡方法が指定されているなど、何らかの事情でメールで連絡を入れる場合は、件名や署名に注意してメールを作成することが大切です。 急な用で面接を辞退するのは、仕方のないことではあります。 しかし、皆さんの為に時間や場所を準備している企業側に対して、迷惑をかけてしまうことも事実。誠意のこもった対応と謝罪をすることが、社会人として大切です。

※2:他社で内定を頂戴し、考えた末にそちらに入社することを決断しました

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