エントリーシートを添付するメールの書き方・例文｜注意点・添削以来

企業側は多くのメールを受信していることが予想できます。メール文は簡潔に作成することが基本です。長々と分かりにくい内容を書くより、メールした目的を1～2文で伝える方が、相手が受ける印象も良いでしょう。相手が理解しやすい伝え方を意識することが大切です。

メール文はじめと終わりに、挨拶を添えることが基本です。メール送信時の時間により挨拶を使いわけることも良いです。一番無難なはじまりの挨拶として使われる言葉は、「お世話になっております。」や「お世話になります。」です。初めてメールをする場合でも使用できる言葉ですので、文の頭につける挨拶としてお勧めの言葉です。

締めの挨拶としては、「何卒よろしくお願いいたします。」や「ご確認どうぞよろしくお願いいたします。」などを使うと良いでしょう。「いたします。」の代わりに「申し上げます。」を使うとより丁寧な表現となります。文と文の接続を考えて使い分けると自然で読みやすい文章となります。

メールは顔が見えない分、自分の印象もメール文で判断されることもあります。間接的だからと言って、挨拶が不要となることはありません。どのような場面でも、挨拶をすることを忘れないように気を付けましょう。

上記エントリーシートを添付する際のメールの書き方を元にした例文が以下の通りです。

株式会社○○ 人事部　採用担当　○○様、

お世話になっております。 ～大学～学部に所属している○○と申します。

この度、2018年度新卒採用エントリーシート（総合職）の提出のためメールいたしました。

必要書類を添付しておりますので、お忙しいところ大変恐縮ですが、お手すきの際にご確認いただければと存じます。

何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。

～大学～学部 ○○ 連絡先：0X0-0X0X-0X0X

メールを作成する際にメールが誰宛なのか、どこの誰から来たメールなのか、挨拶を入れること、メールの目的記載というポイントを守ることで、しっかりとしたメールとなることが分かったでしょう。この必要事項を満たすことができたらメール作成時には下記のことにも注意するとメール文のレベルも上がります。

例文を見ていただくと分かりますが、読みやすい区切りで改行をしています。改行を適度にしないと文章が続きすぎて読む気がなくなるものです。メール文を簡潔に分かりやすくするだけではなく、改行することや行を一行開けるなどして送信者が視覚でも読みやすいメール作成を心掛けましょう。

メールの文章にも気を配らないといけませんが、エントリーシートのファイルも同じくらい気を付けるポイントがあります。エントリーシートは企業により提供されるファイルが異なるかもしれません。エクセルの可能性もありますし、PDFで印刷したのち手書き記入を必要とする場合など様々です。

メール添付を指示されている場合は、基本的にPDFにファイルを変化してから添付します。ワードやエクセルで企業からエントリーシートのファイルを受け取った場合でも、PDFで保存することが一般的です。PDFならば、メール送信者以外の第三者が、シート内容を変更することができなくなります。そのため、書類の信用度が高まります。