エントリーシートを添付するメールの書き方・例文｜注意点・添削以来

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就職活動を始めると、「エントリーシート」というものが履歴書と共に提出を求められることが多くあります。必ず提出を求められるわけではなく、会社により必要になるケースがあります。また、エントリーシートとは企業により形式や質問事項、用紙の大きさも変わってくるのが一般的です。履歴書は、大学を経由して入手したり文具店などで購入が可能です。

しかし、エントリーシートは企業が作成しているものですので、履歴書のようにすぐに入手できるものではありません。企業説明会で配布する会社があれば、企業の応募エントリー画面からダウンロードする方法で対応している会社など様々です。入手方法は企業ごとに違いがありますが、エントリーシートは企業からもらわなければならないことが一般的です。

履歴書と提出を求められると先程お伝えしました。その提出方法も企業毎で変わってきます。一番ポピュラーな方法は郵送での提出です。しかし、郵送で提出を求める企業だけではありません。最近では、メールでの提出を求めるケースも増えています。

郵送の場合は、必要書類を封筒に入れ、宛名を記載すれば問題ないです。一方で、メールでの提出の場合は最低限の礼儀や常識を知っていないと相手への印象が悪くなることも考えられます。そのようなことがないようここでは、エントリーシートのメール提出について解説していきます。

学生さんにとっては間接的であるとしても企業へのメール送信は緊張するものです。お互いの表情が見えない分、相手に誤解のないように伝えることが大切になります。そのためには、失礼のない印象の良いメールの書き方を知っておく必要があります。

まず、メール冒頭には誰宛にメールをしているかを分かるようにしましょう。企業に書類を郵送したことがある方なら、郵送時の宛名には会社名と担当者や採用担当部署名を記載しているはずです。メールを作成する際も同じように、本文の頭に誰宛なのかを会社名から部署名、担当者名を記載します。

採用担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載します。書類送付の場合の担当者名が不明の場合は、「人事課　御中」と書くこともあります。しかし、メールの場合は御中を使用することは通常のビジネスメールではありませんので気を付けましょう。

誰宛にメールを送信したのかを明確にした次に入れなければいけないことは、自身が名乗ることです。ファーストコンタクトをする際には、必ず自分が誰なのかを相手に伝えるようにしましょう。書類上に名前を記載しているとはいえ、誰かもわからない相手からメールが送られてくると印象が良くないものです。

趣味や特技などまでを紹介する必要はありません。「～大学～学部の○○と申します。」というようにどこの誰なのかを明確にすることがビジネスメールでのマナーです。

メール文の終わりに名前等は記載するため、情報が重複しないためにも初めに名乗るのを控える方が良いと考える方もいるかもしれません。

しかし、メールを最後から読まれる方はいません。相手が読み進めることを考えると、初めに名乗ることが相手への礼儀です。最後にもこちらの名前や連絡先は載せますが、冒頭でもどこの誰なのかを相手に伝えるようにしましょう。

なぜメールを送信したのかという目的を相手に伝えます。目的はエントリーシートの提出となります。相手には、エントリーシートを提出するためにメールをしたことと、提出書類は添付しているということを伝えると採用担当者側も理解しやすいです。