お礼文のメールの書き方・文例｜メール/手紙/内祝い/お歳暮

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いまはビジネスにおいてメールによるやり取りは不可欠ですが、その中でも重要なメールがお礼のメールです。ビジネス上何かしてもらったり、お世話になったときにはこまめなお礼メールをすることで、相手からの信頼度合いが違ってきます。 また、せっかくのお礼メールですので、丁寧に失礼のない内容で書かなければなりません。ここでは、メールによるお礼文の書き方についてみていきます。

件名のみで内容がわかるようにします。例えば「○○についてのお礼」などのように書き、件名の後に（○○株式会社　○○○○）のように会社名と氏名をかっこ書きで書くようにすると相手にもわかりやすいです。

お礼文のメールを書く場合でも、まずは書き出しとして通常のメールと同じくいつもお世話になっていることへのお礼と自分が誰であるかを書きます。例えば、「いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。」のように書きましょう。

お礼文のメールの結びとしては、以下のような文言を書きます。 ・まずはお礼申し上げます。 ・まずは、ご報告まで。 ・まずは、用件のみにて失礼いたします。 また、返信が不要の場合には以下のような結びの文でも良いでしょう。 ・なお、返信は不要です。 ・ご確認いただければ、返信は不要です。

お礼文のメールの結びとして、「取り急ぎお礼まで」と書かれている場合がありますが、これはお礼文の結びとしては失礼です。「取り急ぎ」という言葉はお礼をいう場合には不適切です。もし、同じような意味をお礼文の結びとして使いたいのであれば、「まずはお礼まで」としましょう。

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お礼文の本文には、お礼したい内容を簡潔に書くとともに感謝の言葉を書き添えます。またビジネス上のお礼であれば、その他伝えたい情報があれば、それも伝えましょう。例えば、以下のような文になります。 （例文）「このたびは、○○のご注文をいただきまして、誠にありがとうございます。今回の貴社よりのご注文を大変うれしくおもっております。ご注文いただきました○○につきましては、〇月〇日の納品を予定しておりますので、もうしばらくお待ちくださいませ。」

お礼文のメールを書く場合には、他の要件を書かないようにしましょう。他の要件を書いてしまうと、お礼文がついでのようになって、相手に感謝の気持ちが伝わりにくくなってしまいます。お礼文は誠意をもち、自分の素直な感謝の気持ちを書くように心がけましょう。

お礼文のメールを送る場合に気を付けなければならないことに、送るタイミングがあります。お礼文のメールでは、仕事上のものにしろプライベートにしろ、相手に何かしらのことをしてもらった場合です。できれば、その当日、遅くとも翌日にはお礼文のメールを送るようにしましょう。 ビジネス上のメールであれば、できるだけ早めのお礼文メールを送ることが重要になってきます。これから信頼関係を築く相手であれば、タイミングよくこまめなお礼文を送ることは大変効果的です。ビジネス上のツールとして、上手にお礼文メールを活用していきましょう。