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就活時の手紙の書き方と例文・マナー|添え状/折り方/封筒の選び方

就活マナー

就活で手紙を書く機会はたくさんあります。その度に困らないように具体例をもとに手紙の書き方をまとめてみました。また、就活における添え状の書き方、封筒の選び方、手紙の折り方、お詫びの手紙の例文まで簡単に記載しました。実際に手紙を書く時に参考にしてください。

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就活の際の手紙の書き方

就職活動中で手紙を書く機会はたくさんあります。また、第一志望の会社には会社訪問した時などのお礼に手紙を書くのが良いでしょう。些細なことでも、これは良いタイミングだと判断したなら手紙を書いて自分の思いを相手に伝えることも良いです。 また、就活の結果、内定をもらった会社に手紙をだすことであなたの印象を良くすることができます。具体的な書き方については、会社説明会の案内に対して返事の手紙を出す時は、宛名は送りたい会社の人事宛てに送りましょう。 担当者の名前が分からない時は部所名に御中を入れれば大丈夫です。手紙の内容としては、一番上に宛名を記載し、内容に入ります。拝啓、敬具でくくれば問題ありません。文章は一般的な挨拶から始まって、会社説明会の案内に対するお礼を一言入れれば大丈夫です。出来れば、最後にその会社への志望動機などを記載しておくと好印象です。

してはいけない手紙の書き方

手紙の中に宛名がない時があります。宛名が無い時は、読んでいる側からするとこれは自分宛の手紙なのかどうなのかが最後まで分かりません。企業側も困るだけでなく、相手に送ったつもりの自分も困ることになります。 これは封筒に記載してあっても念の為手紙の文章内にも記載するようにしましょう。会社側の担当者はこの宛名を見て自分への手紙であると認識します。確実に担当者の方に就活中に読んでもらうには宛名は必ずいれましょう。 あとは、はじめの挨拶に難しい内容を記載するのもあまり良くありません。就活において記載する文章は一般的に使用されている内容であれば問題ありません。読むことさえ難しいような漢字を使用したり意味が分かりづらい内容の文章はさけましょう。

就活の手紙のマナー

就活の時の手紙の内容には、必ず「お忙しいところお時間をさいていただきまして有難うございました」といった内容を記載しましょう。何について記載するかは別にして、文章はじめにこのような記載があると、相手もこの人は常識を知っている人だと感じるでしょう。また、当たり前ではありますが文章はです・ます調で記載することが基本となります。 マナーとしてはこのようになっていますが、就活だといってもオリジナリティーを出すところはしっかりと出すようにしましょう。例えば文章の中に自己PRを入れたい場合は、変にならないように自然な文章で記載することです。

一つとしては、手紙を出すタイミングが大切

就職活動は忙しいものです。時間がない時でも受けている会社には基本的に手紙を早くだしましょう。採用過程の各段階で手紙を出すのも考えられますが、会社説明会の後に出すのが一般的なのと、自分で判断して最終面接の後に出すのも良いです。 要は、この会社に本当に入りたいと思っているのであれば、そのような文章をよいタイミングで出すことです。このような努力は採用側も見ていて分かるので、最終的に内定を出すかどうかの判断で参考にされることもあります。なので、手紙が無駄だと考えずに本命の会社には、出来る限りお礼の手紙くらいは出しましょう。

絶対に守った方が良いルールとは

基本的な体裁は就活における手紙の書き方では決まっています。この文章に自分の意気込みを入れたいと考えるあまり、自分で就活用の体裁を作ってしまうことは避けましょう。また、自分が送る担当者の部署の名前や宛名にも注意しましょう。もし分からない時は、会社に直接電話して該当する方の部署と名前を確認するのも良いです。 就活で間違った人へ手紙を送っても何も意味がありません。電話で確認することはビジネスにおいて当たり前の事なので気にしないで電話することです。学生や社会人経験が少ない方には、電話することが抵抗になるかもしれませんが、電話での確認は全く問題ありません。

封筒の選び方・書き方

一般的に郵便で使用されている茶封筒で問題ありません。大切なことは内容を記載したA4くらいの紙を折って綺麗に入れば大丈夫です。封筒によってはのり付けが必要なものもありますがどのようなものでも大丈夫です。 ただ封筒に手紙を入れている時に、封筒が汚れたりしたら新しいものに取り換えることです。また、就活において相手が封筒をみて送り主が分かるように封筒の裏面には自分の名前の住所を必ず記入しましょう。書き方としたは、あまり小さな文字にしないことです。気になる人は、一度鉛筆で書いて最後にボールペンで仕上げるのも良いでしょう。

どの程度の封筒が許容されるか

自分が記載した紙が入る程度の封筒で良いのですが、もしもそれより大きめの封筒を使用したい場合は、少しなら大きくても許容されます。封筒の中に入れる手紙の枚数が多い時などは少し大きめの封筒を選ぶと簡単に中に入るので良いです。 また、常識的なことかもしれませんが、封筒に手紙を入れる前に封筒に記載する内容を先に書いておきましょう。もしも封筒をのり付けした後に、封筒に住所や宛名を記載すると手紙に書いた跡が残ることがあります。

手紙の添え状とは

就活での手紙の添え状は必要最小限の内容で問題ありません。手紙で相手に伝える内容は添え状に記載するのではなくて別紙の手紙で伝えるのが常識です。添え状とは一般的に何を送ったか相手に伝えるものです。 例えば、会社説明会のお礼の手紙を送ったのであれば、同封する添え状には会社説明会のお礼と記載すれば良いです。あとは、添え状には手紙を送る日付を記載しましょう。どの時点で送った手紙、添え状なのか明確になります。

どのように添え状を記載すれば良いか

添え状を実際に記載する時の注意点は何でしょうか。手紙の上の方に相手の会社名と担当者の部署と名前を記載します。また、同じように上の方に手紙を送る日付を記載します。また、その下あたりに自分の住所と名前、電話番号などを記入します。中央あたりに文章として、挨拶からはじまります。その後に、会社説明会のお礼であれば、「先日の会社説明会に参加させていただき有難うございました。会社説明会のお礼を同封いたしましたので宜しくお願い致します」と記載すれば問題ありません。

就活の手紙の折り方

就活における手紙の折り方にはいくつかのポイントがあります。大切なことはあなたの手紙を見る人が見やすいように手紙を封筒に入れることです。 具体的には、一番はじめに読んでもらいたいものを一番上にします。また就活での手紙の折り方は三つ折りが標準的です。折り方としては、相手が見る時に一番はじめにあなたの名前などが見れるようにおります。また、封筒に入れる際には、一番はじめに相手がみる方を封筒の裏になるように入れます。

なぜ手紙の折り方が決まっているのか

これは会社によっては沢山の書類を処理する必要がある時に、手紙を少しでも読みやすくする為に折り方が決まっています。普通の家庭のようにたまに手紙が送られてくるような場合は、折り方などを気になりませんが、仕事で大量な手紙を読む時は折り方一つで処理速度が違います。

お詫びの手紙の例文

就活のお詫びの手紙はどのように記載すれば良いでしょうか。具体的には、はじめに一般的な挨拶から入ります。次に、「誠に勝手ではありますが、御社からいただいた内定を辞退させていただきたく存じます」などの重要な文章を書きます。次にこのような事に至った理由について簡単に説明します。最後に内定をもらった会社に対して感謝の言葉を記載して終わりにします。文章全体は拝啓、敬具でまとめて問題ありません。

お詫びの文章のポイントについて

大切なことは、普段使いなれていない敬語などを上手に使用することです。就職活動におけるお詫びの文章を記載する機会は誰にでもあります。一度書いて覚えてしまえば、2回目以降はスムーズに書けるようになるでしょう。どのような文章でもそうですが、就活にともなった手紙の書き方も慣れてしまえば問題なく書けるようになります。

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