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仕事をスピードアップする方法｜仕事のスピードが遅い人の対処法

更新日：2024年09月05日

この記事では、仕事のスピード感について関係することを紹介していきます。仕事をスピードアップする方法や仕事のスピードが遅い人の対処法についても取り上げていきます。そして、仕事のスピードに関する本についても紹介していきます。

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TODOリストを明確にすることと同様に、仕事のスピード感を出していく上で重要なのは、スケジュール管理をしっかりとするということです。その日その日に何をしなければならないのかを明確にすることで、仕事を効率よくこなしていくことが可能になり、確実に仕事にスピード感が出てきます。仕事ができる人と言われている人たちのほとんどは、スケジュール管理がうまく出来ています。紙の手帳を常に持ち歩くのも良いですが、スマートフォンのアプリを活用するのも良いでしょう。スマートフォンのアプリと、PCのアプリを連携させて、常に同期させておくことで、スマートフォンとPC両方からスケジュールを管理することも可能です。自分のスタイル似合わせて使って見ると、より仕事にスピード感を出していくことが可能になってくるでしょう。

デスクを使いやすく整理

デスクを使いやすく整理するということも、仕事にスピード感を出すためには、かなり効果的であるといえるでしょう。整理整頓されたデスクであれば、自分が探している書類や、ファイルもすぐに見つけることができるでしょう。一方でごちゃごちゃした、汚いデスクから、自分が探している物を見つけるのは、かなり至難の技で時間がかかってしまいます。常にデスクを自分が使いやすいようにカスタマイズすることで、そのような時間のロスを減らし、仕事をより効率的に、生産的にこなしていくことが可能になってくるでしょう。例えば、書類は、プロジェクトごとに一つのバインダーに挟んでおくのが良いでしょう。デスクの棚は、用途ごとに分けて使いましょう。デスクの上には基本的に物をおかず、必要最低限のPC、筆記用具、メモ帳などだけを置いておくようにすることで、かなりデスクをスッキリさせることが可能でしょう。紙の書類などは、紙でとっておく必要がない限り、スキャンして、PC上にデータとして残すことで、物理的に量を減らすのも賢いと言えるでしょう。整理整頓に使える便利グッズは１００円ショップでも買うことができます。そのようなグッズを活用して整理に使ってみるのも良いでしょう。これらを実践すれば、いつのまにか仕事にスピード感が出てくることでしょう。

電子機器をオフラインに

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仕事にスピードを出す上では、電子機器をオフラインにすることはかなり効果的です。これは仕事によっては難しいかもしれません。しかし、可能であれば実践してみて、効果を計ってみると良いでしょう。一つのタスクにかなり集中しているときに、スマートフォンの通知がなるとかなり鬱陶しいものです。その通知に対応したことで、それまで続いていた集中が切れてしまうということもあるでしょう。そういったことを避けるために、スマートフォンやタブレットの電源を切っておくというのは、かなり効果的です。仕事の性質上可能なのであれば、実践してみるとよいでしょう。仕事の生産性を高め、スピード感を出すこと間違いなしです。

無駄のない動きを意識する

スピード感のある仕事をしたいと思うのであれば、仕事をする上で無駄のない動きを意識することは必須でしょう。無駄のない動きとは、一度にできることは一度で行い、ついでにできることは、ついでにやってしまうということです。例えば、取引先を回らなければならないのであれば、地理的に効率の良い周り方ができるようにアポイントメントを取るといったことです。また、似たようなタスクなら、一度に時間をとってまとめてやってしまったほうが効率的でしょう。書類の整理や事務作業なら、頭を使わなくてもできるでしょう。そのような機械的な仕事なら、一度に時間をとって一気にやってしまったほうが、時間的にも節約できることが多いでしょう。そして、創造性が必要な仕事に多くの時間を回すというのが賢いと言えるでしょう。無駄のない動きを意識すれば、仕事のスピードをあげられるはずです。

決断力をつける

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決断力をつけるのは、仕事のスピードを上げる上で必須であると言えるでしょう。「仕事のスピード感とは」でも取り上げたように、決断の速さは仕事のスピードに直結します。決断することが早ければ早いほど、実際の仕事にかける時間が増えます。小さな決断に対しても、大きな決断に対しても、あまり長くの時間をかけず、サクサク決定することができる人は、その分周りから評価されるでしょう。決断は早いほうがよいからといって、何も考えずにどんどん決めていくのは好ましくありません。無駄にダラダラと決断に時間をかけるのではなく、効率的に考え、サクサク決定していくのが好ましいということです。決断力をつければ、仕事にスピード感がでること間違いなしでしょう。

目的を明確に

自分が取り組んでいる仕事・プロジェクト・タスクの目的を明確にすることは、仕事のスピードを加速する上で、かなり大きなウエイトを占めてくるでしょう。自分が何のためにその仕事をしているのか。この仕事をすることで、何が生まれるのか。目的を理解せずに、その仕事に取り組むことは、仕事のスピードを遅くするだけでなく、その仕事からなにも学ぶことが出来なくなってしまいます。仕事・プロジェクト・タスクの目的を明確にすることによって、その仕事が向かっている方向性、その方針を理解することにつながり、それらにそった方法で、仕事に取り組むことができるようになります。目的を明確にすることで、仕事のスピードを上げましょう。

常に時間を意識する

仕事のスピードを上げたいのであれば、常に時間を意識するということが求められます。仕事のスピード＝仕事にかける時間です。いかに仕事に時間をかけず取り組むことができるのか。それが仕事のスピードに関わってきます。一つ一つのタスクにダラダラと時間をかけずに、サクサクと終えていくのが鍵となってくるでしょう。事務作業や書類整理などの単純作業なら、タイマーを使ってその作業にかける時間を設定しましょう。タイムアタック的な要素を入れることで、時間を意識して仕事をすることにつながり、無駄な時間を使わなくてすむでしょう。自分が行わなければならないタスク一つ一つに時間を設定するのも良い方法でしょう。例えば、書類整理にかける時間を３０分。休憩を５分。事務作業に１時間。休憩を１０分。Excelの作成に４５分。休憩を５分。会議のパワーポイントの作成に２時間、間に休憩を１０分。といったようなイメージです。TODOリストを作成するときに、作業時間と休憩時間を記入しておくと良いでしょう。常に時間を意識するのは、仕事のスピードに直結します。常に意識しましょう。

適切な情報を手に入れる

間接的な方法ですが、仕事のスピード感を上げたいのであれば、常に適切な情報を仕入れておくということも大切でしょう。IT化が進み、いつでもどこでも豊富な情報を手に入れることができる社会になりました。一方でフェイクニュースと言ったような偽ニュースも多く、嘘ではないといしても、信憑性の限りなく低いニュースも氾濫しています。その中で、いかにクオリティの高い、正しい情報を入手できるのかということが問われています。適切な情報も持っていれば、その分仕事に活かすことができますし、偽ニュースに騙されることもなくなるでしょう。では、どのようにすれば、適切な情報を手に入れる事ができるのでしょうか。まずは、本から情報を得るという方法をおすすめします。本は出版までそれなりにお金と時間がかかります。その分情報には信頼を置くことが出来ます。次に新聞やテレビのニュースです。偽ニュースを流してしまっては、報道としての信頼を裏切ることになるため、入念なリサーチをした上で、ニュースとして流します。しかし、新聞といえども、たまに間違った情報が発信されてしまうことがあります。そのため、可能なのであれば、いくつかの違う新聞を読むというのも適切な情報を手に入れるという観点からはおすすめします。