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仕事をスピードアップする方法|仕事のスピードが遅い人の対処法

初回公開日:2017年03月31日

更新日:2020年03月06日

記載されている内容は2017年03月31日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

仕事

この記事では、仕事のスピード感について関係することを紹介していきます。仕事をスピードアップする方法や仕事のスピードが遅い人の対処法についても取り上げていきます。そして、仕事のスピードに関する本についても紹介していきます。

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仕事のスピード感

この記事では、仕事のスピード感について関係するさまざまなことを紹介していきます。仕事のスピード感とは一体なんなのか、そして仕事をスピードアップする方法についても取り上げていきます。仕事のスピードが遅い人に対しては、どのようなアドバイス、対応をすればよいのでしょうか。そして、最後には、仕事のスピードに関する本についても紹介していきます。

仕事のスピード感とは

そもそも、仕事のスピード感とは一体何なのでしょうか。仕事のスピード感とは、いかに仕事を早く終わらせることができるのかということです。仕事をダラダラやっている人はいつになっても評価されません。多くの仕事を裁かなければならない時代において、仕事をたんたんとこなしていくことができる人は、確実に評価され、キャリアアップにもつながるでしょう。タイム・イズ・マネーです。仕事を早くこなせる人が、多くのお金を生み出すことができ、仕事に時間がかかる人は、多くのお金を生み出すことが出来ないでしょう。コンピューターやスマートフォンが普及しているIT社会であるからこそ、仕事にスピード感が求められています。

仕事のスピード感は以下の3つに分けられます。

仕事のスピード感:仕事が速い

仕事が速いとは、事務処理、書類の整理など、頭を使わなくて良い単純作業において、淡々とこなしていくことができることを表します。いわゆるルーチンワークは、いかに早く数をこなすことができるかという点が、評価の基準になっています。その仕事を行う人によって、大きなクオリティの差が出る仕事ではないため、いかに早く、大量にこなすことができるのかが重要です。仕事が早い人は、単純作業を素早く終わらせて、より脳を使う仕事に時間を多く回します。これが結果的に仕事の早い人と、遅い人の大きな差になってくるでしょう。

仕事のスピード感:決断が速い

決断が速いのは、仕事の速さに直結します。ダラダラと決断を先延ばしにしている人、いつまで経っても決断をすることが出来ない人は、仕事が遅い人と周囲から思われてしまうでしょう。素早く決断することができる人は、その分作業に多くの時間を割くことが出来ます。決断が遅い人は、ゆっくりと決断した後、決断に時間を取られた分、限られた時間内で作業をしなければなりません。そのため、決断が早い人のほうが、実際の仕事のクオリティが高くなり、決断が遅い人の仕事のクオリティは低くなってしまうこともあるでしょう。慎重な判断が要求される事案もありますが、基本的には素早く決断することは、周りから評価される一因になることは間違いないでしょう。

仕事のスピード感:変化に素早く対応できる

仕事をしている上で、変化というものは多々起きるでしょう。その変化に素早く対応することができるのも、仕事が速い人の特徴であるといえるでしょう。今取り組んでいる仕事の方針を今までと180度変えなければならないような指示が来ることもあるでしょう。そういった場合にも、焦らず冷静に対応できるのかどうか、ということも、仕事のスピード感が速いのかどうかということにつながるでしょう。グローバル化が進み以前に比べ、多くの変化に見舞われる時代です。仕事においても、変化に素早く対応できる人材が求められており、評価につながる要因でしょう。変化に素早く対応できるのも、仕事のスピード感といえます。

仕事をスピードアップする方法

仕事のスピード感とは一体どのようなものなのかについては紹介しました。仕事のスピード感とは、「仕事が速い」、「決断が速い」、「変化に素早く対応できる」という三点であるということも紹介しました。では、仕事をスピードアップするには、どのようなことをすればよいのでしょうか。仕事のスピードを上げる方法について紹介していきます。

TODOリストを明確する

TODOリストを明確にするのは、仕事のスピード感を上げる上で必須になってくるでしょう。仕事にスピード感がある人は、自分が今何に取り組むべきで、何を後回しにするべきなのかを正確に理解しています。仕事にスピード感がある人はそれぞれ独自のTODO管理法があるはずです。今現在、自分に仕事のスピード感があると感じていない人は、TODOリストの作成を明確にするのがよいでしょう。TODOリストの作成には多くの方法がありますが、おすすめなのは、アプリを使ってTODOリストを作成すること。おすすめのアプリを以下から参照してみてください。

スケジュール管理をしっかりとする

TODOリストを明確にすることと同様に、仕事のスピード感を出していく上で重要なのは、スケジュール管理をしっかりとするということです。その日その日に何をしなければならないのかを明確にすることで、仕事を効率よくこなしていくことが可能になり、確実に仕事にスピード感が出てきます。仕事ができる人と言われている人たちのほとんどは、スケジュール管理がうまく出来ています。紙の手帳を常に持ち歩くのも良いですが、スマートフォンのアプリを活用するのも良いでしょう。スマートフォンのアプリと、PCのアプリを連携させて、常に同期させておくことで、スマートフォンとPC両方からスケジュールを管理することも可能です。自分のスタイル似合わせて使って見ると、より仕事にスピード感を出していくことが可能になってくるでしょう。

デスクを使いやすく整理

デスクを使いやすく整理するということも、仕事にスピード感を出すためには、かなり効果的であるといえるでしょう。整理整頓されたデスクであれば、自分が探している書類や、ファイルもすぐに見つけることができるでしょう。一方でごちゃごちゃした、汚いデスクから、自分が探している物を見つけるのは、かなり至難の技で時間がかかってしまいます。常にデスクを自分が使いやすいようにカスタマイズすることで、そのような時間のロスを減らし、仕事をより効率的に、生産的にこなしていくことが可能になってくるでしょう。例えば、書類は、プロジェクトごとに一つのバインダーに挟んでおくのが良いでしょう。デスクの棚は、用途ごとに分けて使いましょう。 デスクの上には基本的に物をおかず、必要最低限のPC、筆記用具、メモ帳などだけを置いておくようにすることで、かなりデスクをスッキリさせることが可能でしょう。紙の書類などは、紙でとっておく必要がない限り、スキャンして、PC上にデータとして残すことで、物理的に量を減らすのも賢いと言えるでしょう。整理整頓に使える便利グッズは100円ショップでも買うことができます。そのようなグッズを活用して整理に使ってみるのも良いでしょう。これらを実践すれば、いつのまにか仕事にスピード感が出てくることでしょう。

電子機器をオフラインに

仕事にスピードを出す上では、電子機器をオフラインにすることはかなり効果的です。これは仕事によっては難しいかもしれません。しかし、可能であれば実践してみて、効果を計ってみると良いでしょう。一つのタスクにかなり集中しているときに、スマートフォンの通知がなるとかなり鬱陶しいものです。その通知に対応したことで、それまで続いていた集中が切れてしまうということもあるでしょう。そういったことを避けるために、スマートフォンやタブレットの電源を切っておくというのは、かなり効果的です。仕事の性質上可能なのであれば、実践してみるとよいでしょう。仕事の生産性を高め、スピード感を出すこと間違いなしです。

無駄のない動きを意識する

スピード感のある仕事をしたいと思うのであれば、仕事をする上で無駄のない動きを意識することは必須でしょう。無駄のない動きとは、一度にできることは一度で行い、ついでにできることは、ついでにやってしまうということです。例えば、取引先を回らなければならないのであれば、地理的に効率の良い周り方ができるようにアポイントメントを取るといったことです。また、似たようなタスクなら、一度に時間をとってまとめてやってしまったほうが効率的でしょう。書類の整理や事務作業なら、頭を使わなくてもできるでしょう。そのような機械的な仕事なら、一度に時間をとって一気にやってしまったほうが、時間的にも節約できることが多いでしょう。そして、創造性が必要な仕事に多くの時間を回すというのが賢いと言えるでしょう。無駄のない動きを意識すれば、仕事のスピードをあげられるはずです。

決断力をつける

決断力をつけるのは、仕事のスピードを上げる上で必須であると言えるでしょう。「仕事のスピード感とは」でも取り上げたように、決断の速さは仕事のスピードに直結します。決断することが早ければ早いほど、実際の仕事にかける時間が増えます。小さな決断に対しても、大きな決断に対しても、あまり長くの時間をかけず、サクサク決定することができる人は、その分周りから評価されるでしょう。決断は早いほうがよいからといって、何も考えずにどんどん決めていくのは好ましくありません。無駄にダラダラと決断に時間をかけるのではなく、効率的に考え、サクサク決定していくのが好ましいということです。決断力をつければ、仕事にスピード感がでること間違いなしでしょう。

目的を明確に

自分が取り組んでいる仕事・プロジェクト・タスクの目的を明確にすることは、仕事のスピードを加速する上で、かなり大きなウエイトを占めてくるでしょう。自分が何のためにその仕事をしているのか。この仕事をすることで、何が生まれるのか。目的を理解せずに、その仕事に取り組むことは、仕事のスピードを遅くするだけでなく、その仕事からなにも学ぶことが出来なくなってしまいます。仕事・プロジェクト・タスクの目的を明確にすることによって、その仕事が向かっている方向性、その方針を理解することにつながり、それらにそった方法で、仕事に取り組むことができるようになります。目的を明確にすることで、仕事のスピードを上げましょう。

常に時間を意識する

仕事のスピードを上げたいのであれば、常に時間を意識するということが求められます。 仕事のスピード=仕事にかける時間 です。いかに仕事に時間をかけず取り組むことができるのか。それが仕事のスピードに関わってきます。一つ一つのタスクにダラダラと時間をかけずに、サクサクと終えていくのが鍵となってくるでしょう。事務作業や書類整理などの単純作業なら、タイマーを使ってその作業にかける時間を設定しましょう。タイムアタック的な要素を入れることで、時間を意識して仕事をすることにつながり、無駄な時間を使わなくてすむでしょう。自分が行わなければならないタスク一つ一つに時間を設定するのも良い方法でしょう。 例えば、書類整理にかける時間を30分。休憩を5分。事務作業に1時間。休憩を10分。Excelの作成に45分。休憩を5分。会議のパワーポイントの作成に2時間、間に休憩を10分。といったようなイメージです。TODOリストを作成するときに、作業時間と休憩時間を記入しておくと良いでしょう。常に時間を意識するのは、仕事のスピードに直結します。常に意識しましょう。

適切な情報を手に入れる

間接的な方法ですが、仕事のスピード感を上げたいのであれば、常に適切な情報を仕入れておくということも大切でしょう。IT化が進み、いつでもどこでも豊富な情報を手に入れることができる社会になりました。一方でフェイクニュースと言ったような偽ニュースも多く、嘘ではないといしても、信憑性の限りなく低いニュースも氾濫しています。その中で、いかにクオリティの高い、正しい情報を入手できるのかということが問われています。適切な情報も持っていれば、その分仕事に活かすことができますし、偽ニュースに騙されることもなくなるでしょう。では、どのようにすれば、適切な情報を手に入れる事ができるのでしょうか。 まずは、本から情報を得るという方法をおすすめします。本は出版までそれなりにお金と時間がかかります。その分情報には信頼を置くことが出来ます。次に新聞やテレビのニュースです。偽ニュースを流してしまっては、報道としての信頼を裏切ることになるため、入念なリサーチをした上で、ニュースとして流します。しかし、新聞といえども、たまに間違った情報が発信されてしまうことがあります。そのため、可能なのであれば、いくつかの違う新聞を読むというのも適切な情報を手に入れるという観点からはおすすめします。

仕事のスピードが遅い人の対処法

自分は仕事にスピード感を持って取り組むことができても、周りがダラダラと仕事をしているようでは、そのスピード感を活かすことが出来ません。同僚、部下の仕事のスピードが遅い場合はどうすれば良いのでしょうか。仕事のスピードが遅い人の対処法にはどのようなものがあるのでしょうか。

仕事のスピードを上げる方法を教える

まず、一番最初にできることで、挙げれるのはその人に、仕事のスピードを上げる方法を教えることでしょう。これは、根本的な解決につながり一番おすすめできるものです。「仕事をスピードアップする方法」で紹介したいくつかの方法を教えてもよいでしょうし、自分が実践している方法を教えてあげても良いでしょう。個人で行う仕事ならまだしも、チームの連携が欠かせないような仕事なら、仕事が遅い人が一人でもいると、チームの生産性がかなり下がってしまいます。そのため、仕事の遅い人を仕事が一般的にできる人のレベルまで上げる必要があるでしょう。とりあえず、実践しやすい方法から試してもらい、徐々に仕事のスピードを高めていくことが大切です。

何が原因かを考える

その人はなぜ仕事をこなすのに、人以上の時間がかかってしまうのか、詳しく分析する必要があるでしょう。その人に対して、やみくもに仕事のスピードを上げる方法を教えたとしても、それらをうまく実践できる保証はありません。むしろ、余計なことを追加することでもっと仕事が遅くなってしまうかもしれません。仕事が遅い人に対するアプローチとして、まず行わなければならないのは、その人が仕事が遅い理由は、なぜなのかを考えるということです。スケジュール管理が苦手なのか、PCが苦手なのか、書類の整理が苦手なのか。その人は何が苦手で、それによってどれくらい他の仕事に影響が出ているのか。これらが理解できれば、解決まであまり時間はかからないでしょう。

その人が得意な仕事を回す

チームで取り組んでいるプロジェクトがあるのであれば、役割分担が生産性を左右します。仕事が遅い人に対して、その人が苦手なタスクを強要していないか。これを考える必要があります。チームのメンバーがもっとも力を発揮できる分野に取り組んだほうが、そのプロジェクトの完成度は高まるでしょうし、完成までの時間も短縮できるはずです。あなたがリーダーなのであれば、チームの他のメンバーの長所と短所をしっかりと見極め、適切な仕事を与える必要があります。チームのメンバーをしっかりと分析し、それぞれの特性を理解するということが、かなり重要になってきます。

仕事のスピードに関する本

仕事のスピードや生産性に関する本にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、いくつか参考になる本を紹介していきます。

孫社長のむちゃぶりをすべて解決してきた すごいPDCA―――終わらない仕事がすっきり片づく超スピード仕事術

「孫社長のむちゃぶりをすべて解決してきた すごいPDCA―――終わらない仕事がすっきり片づく超スピード仕事術」という本です。著者は三木 雄信 という方で、長年ソフトバンク社長孫正義氏の側近として活躍されていた方です。いかに孫正義氏の無理難題に答えてきたのか。それ答えるためのPDCAについて紹介されています。いかに効率良く、そして完成度の高い仕事をするのか。それを知りたいのであれば、読んでおいて損はないでしょう。

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

この「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」という本です。この本は、ビジネスにおける欠かせない「メール」に焦点をおいて、いかに効率よく、生産的なメールを書くことができるのか、その方法を取り上げています。これまで1万通以上のメールを添削してきた著者平野友朗氏による、非常に実践的で、すぐに試すことができるメール術となっています。一日に多くのメールをさばかなければならない、忙しいビジネスマンなら、読んでおくのも良いでしょう。

僕らが毎日やっている最強の読み方;新聞・雑誌・ネット・書籍から「知識と教養」を身につける70の極意

この本の著者は多くのテレビ出演と、わかりやすいニュースの解説でお馴染みの池上彰氏と、日本のラスプーチンと言われている佐藤優氏によって著された一冊です。この本は、情報に溢れている現在において、どのように適切で信頼のおける情報を手に入れれば良いのかについて取り上げています。スマホやパソコン、SNSの用い方から、新聞や雑誌の使い方まで、情報のエキスパートの彼らが紹介している方法は、仕事のスピード感を上げたいのであれば、知っておいて損はないでしょう。ビジネスマンなら必読の一冊です。

仕事のスピードをあげよう!

仕事のスピード感というテーマでさまざまなことを紹介してきました。ITの進歩とともに、仕事にもスピードが求められてきています。クオリティの高い仕事ともに、なるべく早く仕事をこなしていくことが重要です。仕事のスピードを上げる方法もいくつか紹介しました。それらを実践して、仕事のスピードを上げましょう。仕事のスピードが上がれば、その分周りからの評価も高まるでしょう。

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