激的に仕事を「効率化」する方法(ツール・アプリ・グッズ集)

マネジメント

最近は、時短で高品質な仕事が今まで以上に求められるようになってきました。フリーランスにとっては死活問題。サラリーマンにとっても、仕事を効率化していくことはとても重要な課題です。仕事の効率化に役立つ方法やアプリをご紹介します。

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仕事の効率化をするには事前の順位付けがキモ

どんな職種の人でさえ、1日のうちにあらゆる作業をこなす必要があります。効率化するためにまずは、どれが最も大切なのか、時間を変更できない要件はあるか、そんなに需要ではない、または作業自体を削減できるタスクはないかを考えて、その日やるべきことの順位付けをしましょう。

重要な仕事、打ち合わせなど時間を調整できない要件は午前中に

社外の人や、部署の違う人とのミーティングなどは、なるべく午前中に取り決めておくことが大切です。余計な空き時間、待ち時間を作らずに済みます。 「自分で決める権限なんかないよ」という人は、一番重要なミーティングの前後に2位以下の予定を組み込むと良いでしょう。やはり不要な空き時間を作らずに済みます。

仕事を終える時間を決めておく

一番重要な仕事の予定を決めたら、終了時間を決めます。サラリーマンでも、「〇時までには会社を出よう」と、自分のなかで決めておきましょう。 仕事を終える時間が最初に決まっていれば、特に午後の時間の使い方が上手になります。 自由な職種なら自由なほど、厳格に終了時間を決めておくべきです。さらにサラリーマンの場合は「〇時には絶対家に帰る」という決まりを持っておきましょう。それは絶対に変えるべきではありません。

いつものタスクの効率化を図ろう

毎日必ずするタスクってありますよね。とくにメールチェックは、誰しもかなりの時間をとられています。少しでも時間・手間を省いて効率化したい場合に使える便利なウェブサービスがあります。

メールチェックを自動化する

IFTTTを使うと、様々なウェブサービスをリンクして自動でタスクをこなしてくれます。GメールやEvernoteを使うことが仕事で許されているなら、特におすすめ。 特にインターネットを使って副業している人、フリーランスの人には効率化に必見のサービスです。

Excelの機能を使いこなせるようになろう

事務職の人の場合、終了時間を短くするのは難しいかもしれません。しかし、今の仕事を効率化して、ゆとりを持った就業時間にすることはできます。 多くの事務職員にとって、Excelは欠かせません。多機能ですが、なかなか使いこなせていない人も多いはず。使ったことのないボタン、ありませんか?もしかすると、その機能であなたの仕事は半分にして効率化できるかもしれません。インターネットでExcelの機能を学ぶことができます。

自分の仕事時間の実態を"見える化"しよう

タイムログをとって、自分が何の仕事にどのくらいの時間を費やしているのかを明らかにしましょう。「タイムログ」で検索するといくつかのアプリがでてきます。使いやすいものを選びましょう。

Win、Mac、iPhone、Android、さらに各種ブラウザアプリで使えるタイムログアプリ。分類を細かく設定できるので、仕事の効率化度合が可視化できる。

Toggl - Free Time Tracking Software

人工知能をつかった新しいライフログ。効率化だけでなく、メンタルの管理も意識されたサービス。

毎日の会話から作業内容を記録する ・ CotoGoto(コトゴト)

スケジュール管理ソフトですが、時間配分も見ることできます。効率化を目指す計画づくりにおすすめ。

Schedule Planner | Organize and accomplish your daily plansSchedule Planner

最初は分類を細かくしすぎないで使っていくのが継続のコツ。なるべく長く続けていくなら、自分では気づかなかったスキマ時間が見つかり効率化するヒントになるかもしれません。

時間を区切って効率化する

仕事をする時間を3つに分けて考えると、仕事を上手に割り振って効率化しやすくなります。 日中8時間仕事をするとした場合、午前3時間、昼過ぎから3時間、夕方2時間といった具合です。午前に一番思考を使う仕事を行い、昼過ぎは体を動かす仕事や他の人とのやりとりをする仕事、夕方は他の人とのやりとりが少なく、頭を使わなくてよい仕事をします。 個人差や職種差はありますが、自分が仕事をしやすいと感じる時間にストレスの大きい仕事をするのが、最も成果をあげやすく効率化できるといわれています。

休憩時間や空き時間をあえて作ろう

日本人が忘れてしまいがちなのが、休息をとること。仕事を効率化するには休まず働くことだ、と考えている人がいまだに少なくありません。 しかし実際は、適度な休憩と休暇こそが、仕事を効率化させることにつながります。 上にあげた「3つの仕事時間」のあいだに、1人で過ごす休憩時間を必ず取るようにしましょう。(1人で仕事をしているなら、誰かと話す時間をとりましょう)次の仕事のエネルギーを蓄えるのにかかせない時間になります。 より仕事の効率化をはかることができるでしょう。

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