レポートの書き方・例文と見本・参考になるおすすめ本

次に、内容のわかりやすさと、レイアウトの見やすさを心掛けましょう。内容の方は無駄に長くなるよりも、必要最低限の伝え方を心掛けることが大切です。また、レイアウトの見やすさも重要なポイントです。上司の人にとって一目見て見やすく読みやすい文章であればよい評価を得ることができるでしょう。逆にレイアウトの配置も悪く、また内容も長くて途中で詰まるようなものでは評価がダウンしてしまうので、注意が必要です。

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ビジネスレポートを書くにはいくつかの基本を踏まえておく必要があります。これらの基本を押さえてこそ、はじめて社内に対しても、また社外に対しても恥ずかしくないようなビジネスレポートを書けるようになるのです。

ビジネスレポートでは何よりも読みやすさが重視されてきます。読みやすい一文あたりの文字数は40～50字とされています。この文字数を超えるようであれば改行する必要が出てきます。

最初に結論を書くこと、それがビジネスレポートを書くうえで大切なことです。というのも、基本的に社会人は忙しく、毎日のように時間に追われているからです。そのため、最初から回りくどい文章を読んでいる余裕がないのです。 結論を最初に持ってくることで、短時間で内容を理解できるようなレポートとなるのです。 理由や補足は結論の後に続けて書きましょう。

レポートの内容を短時間で理解してもらうには具体的な数字やデータも重要です。具体的な数字やデータを用いるだけでも、説得力がありすんなりと理解できる助けとなるからです。 なお、数字の表記は縦書きなら漢数字で、横書きならアラビア数字で表記しましょう。

簡潔な表現を使うことがビジネスレポートの書き方として大切です。誰が読んでもわかるような文書であることがビジネスレポートとしての前提だからです。 ただ、ふだんから専門用語を使っている人には、逆に専門用語をちりばめた内容であるべきです。このように文書を送る相手によって表現を使い分けることが大切です。

主語と述語の関係は注意が必要です。この２つがうまく対応していないと非常にわかりづらく理解してもらうのに時間がかかってしまいます。下手をすれば内容を誤解されたり、理解するために手間がかかってしまうこともあります。 副詞表現も主語や述語とうまく対応していないと、違和感のあるビジネスレポートになってしまいます。

研修レポートでも見てきましたが、語尾を「ですます」調か「である」調に統一することは重要なことです。とても簡単な項目ですので、きちんと統一して見やすいものにしましょう。

最後に全体のバランスに配慮してください。見やすさはビジネスレポートの書き方でも極めて重要な基本です。文書は見栄えが大切で、全体のバランスが取れているかどうかが見栄えに直接影響してきます。 具体的には文字の書体（フォント）や大きさ、字間、行間、改行などです。これらをうまく調整して、見やすい文書になるよう心がけましょう。

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