始末書・反省文の書き方と例文｜縦書き？２つの違いは？

反省文・顛末書・始末書は一様に反省の意を表し、謝罪する文書なのですが、まずそのミスの重大さが大きく異なります。 ●小さなミス；反省文 ●重大なミス：顛末書 ●さらに重大なミス：始末書 小さなミスに対しては「反省文」、もっと重大なミスに対しては顛末書、さらに重大なミスに対しては始末書を書くことになります。 どれを書くかは、提出する相手方が決めます。その他にも、これら3つの文書にはさまざまな差異があり、ミスの小さな方から、その差異を説明します。

［目的］ 謝罪の文章を自分の言葉で書いて深く反省していることを表す ［作成・提出］ 個人名で作成する社内文書であり、おおむね直属の上司まで

［目的］ 事の顛末を述べて過失を謝罪し、再発防止策の完遂を誓約する ［作成・提出］ 社内の場合は個人役職名で作成し、直属の上司経由で課長、部長、社長などの組織の責任者宛てであり、社外宛ての場合は自社の組織代表者印を得て相手組織の代表者宛て

［目的］ 重大な過失に対する真摯な謝罪を表し、再発防止策の完遂を誓約する。 ［作成・提出］ 社内の場合は個人役職名で作成し、直属の上司経由で課長、部長、社長などの組織の責任者宛てであり、社外宛ての場合は自社の組織代表者印を得て相手組織の代表者宛て

始末書の場合には、社内の場合には個人の評価のダウンあるいは懲戒処分、社外の場合には民間ならば損害賠償、対官庁の場合は何らかの処分に及ぶ場合があるので、「本件で始末書はかわいそうだから、顛末書で済ましてあげよう」と思いやりある対応を取ってくれる場合もあります。 顛末書の場合には、これらのような処分に及ぶことは非常にまれでしょう。 それでも「始末書を出せ！」という場合には「始末書の提出で一区切りをつけていったん忘れましょう」という好意的側面があります。 さらに重大なミスの場合は社外ならば損害賠償や訴訟、官庁ならば行政処分に発展するわけであり、そこまではいかずに「始末書の提出に留める」という意味合いがあるということです。 また、まれな場合として、相手方の社内説明・社内手続きのために、始末書の提出を求められる場合があります。

反省文は主として、自分を戒めて、再発防止を約束させるために求められるもので、あくまでも個人を叱咤激励するための文書です。 何らかの大きな損失が発生した場合には、反省文では済まされませんが、損失が発生していない場合は反省文で済むことが多いです。 また損失が発生しなくとも、ミスが止まない場合には、懲罰的に始末書を提出させて、減給などの懲戒処分に発展する場合があります。

上の比較からもわかる通り、始末書と顛末書の違いは、「事の重大さのレベルの相違」と「事の詳細な顛末」の有無が異なるだけで、それら以外は目的も提出先もほぼ同じです。具体的には次のようなミスに対して提出を要求されます。

○無断欠勤・度重なる遅刻によって重大な問題を起こした場合 ○器物の損壊による大きな損失の発生・暴力や重大なハラスメントを行った場合 ○仕事の上の大きなミスや命令不服従によって損失を発生させた場合 ○社用車での重大な交通違反・重大な自損事故・人身事故　など