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始末書・反省文の書き方と例文|縦書き?2つの違いは?

書き方・例文

始末書と反省文ってどう書く?形式は縦書きで書く?本稿では始末書・反省文の書き方と例文、始末書・顛末書・反省文の違い、縦書きと横書きどちらで書くべきかを解説しています。事故やミスを起こした場合、始末書・反省文で誠意を伝えて、信頼を取り戻しましょう。

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始末書・反省文は「迷惑をかけた同僚に対するお詫びの文書」

始末書・反省文は「迷惑をかけた同僚に対するお詫びの文書」

始末書・反省文は迷惑をかけた上司や周囲の同僚に対するお詫びを述べた、組織の長に宛てた内部文書であり、「もう二度と繰り返しませんのでお許しください」というものです。 主として次のようなミスに対して上司から命令されます。 ○無断欠勤・度重なる遅刻・提出期限の逸脱 ○器物の損壊・軽微な仲たがいや喧嘩・各種の軽微なハラスメント ○仕事の上の比較的小さなミスや命令不服従、結果としての失策 ○社用車での交通違反・軽微な自損事故 など

始末書・顛末書・反省文の違いは「ミスの重大さ」で決まる

始末書・顛末書・反省文の違いは「ミスの重大さ」で決まる

反省文・顛末書・始末書は一様に反省の意を表し、謝罪する文書なのですが、まずそのミスの重大さが大きく異なります。 ●小さなミス;反省文 ●重大なミス:顛末書 ●さらに重大なミス:始末書 小さなミスに対しては「反省文」、もっと重大なミスに対しては顛末書、さらに重大なミスに対しては始末書を書くことになります。 どれを書くかは、提出する相手方が決めます。その他にも、これら3つの文書にはさまざまな差異があり、ミスの小さな方から、その差異を説明します。

反省文とは?

[目的] 謝罪の文章を自分の言葉で書いて深く反省していることを表す [作成・提出] 個人名で作成する社内文書であり、おおむね直属の上司まで

顛末書とは?

[目的] 事の顛末を述べて過失を謝罪し、再発防止策の完遂を誓約する [作成・提出] 社内の場合は個人役職名で作成し、直属の上司経由で課長、部長、社長などの組織の責任者宛てであり、社外宛ての場合は自社の組織代表者印を得て相手組織の代表者宛て

始末書とは?

[目的] 重大な過失に対する真摯な謝罪を表し、再発防止策の完遂を誓約する [作成・提出] 社内の場合は個人役職名で作成し、直属の上司経由で課長、部長、社長などの組織の責任者宛てであり、社外宛ての場合は自社の組織代表者印を得て相手組織の代表者宛て

始末書・反省文の目的

始末書・反省文の目的

始末書の目的

始末書の場合には、社内の場合には個人の評価のダウンあるいは懲戒処分、社外の場合には民間ならば損害賠償、対官庁の場合は何らかの処分に及ぶ場合があるので、「本件で始末書はかわいそうだから、顛末書で済ましてあげよう」と思いやりある対応を取ってくれる場合もあります。 顛末書の場合には、これらのような処分に及ぶことは非常にまれでしょう。 それでも「始末書を出せ!」という場合には「始末書の提出で一区切りをつけていったん忘れましょう」という好意的側面があります。 さらに重大なミスの場合は社外ならば損害賠償や訴訟、官庁ならば行政処分に発展するわけであり、そこまではいかずに「始末書の提出に留める」という意味合いがあるということです。 また、まれな場合として、相手方の社内説明・社内手続きのために、始末書の提出を求められる場合があります。

反省文の目的

反省文は主として、自分を戒めて、再発防止を約束させるために求められるもので、あくまでも個人を叱咤激励するための文書です。 何らかの大きな損失が発生した場合には、反省文では済まされませんが、損失が発生していない場合は反省文で済むことが多いです。 また損失が発生しなくとも、ミスが止まない場合には、懲罰的に始末書を提出させて、減給などの懲戒処分に発展する場合があります。

始末書・顛末書が必要な事例【社内/社外別】

上の比較からもわかる通り、始末書と顛末書の違いは、「事の重大さのレベルの相違」と「事の詳細な顛末」の有無が異なるだけで、それら以外は目的も提出先もほぼ同じです。具体的には次のようなミスに対して提出を要求されます。

社内宛の場合

○無断欠勤・度重なる遅刻によって重大な問題を起こした場合 ○器物の損壊による大きな損失の発生・暴力や重大なハラスメントを行った場合 ○仕事の上の大きなミスや命令不服従によって損失を発生させた場合 ○社用車での重大な交通違反・重大な自損事故・人身事故 など

社外宛の場合

○重大な納期遅れ・不良品の納入・不具合の発生・支払遅延 ○重大な事故や器物損壊 ○重大な契約違反や法令違反(対官庁) など

【始末書】の書き方

社内の始末書では「本当に反省しています」「二度と同じことは繰り返しません」「そのためにこのような方策を完遂します」ということに加え、「いかなる処分も甘受します」という一言を加えることもあります。 社外宛ての始末書では、組織としての反省の意と謝罪を自分の言葉で誠実に表すことが必要です。また社外宛ての始末書の場合には、「これとこれを入れ込め!」と要求されます。 「始末書で済ましてやるのだから、こちらの書き方に関する要求はすべて呑め!」ということになるのが通例です。求められる内容はすべて入れ込む必要があります。 実際に社外宛ての始末書を出す場合には、上司や責任者が一緒に謝罪して捺印するわけですから、捺印のとり付けには尋常ならざらぬ艱難辛苦を甘受しなければなりません。 社内も相手先も納得する文書を作り上げるのは並大抵の苦労ではありません。

【反省文】の書き方

反省文では「本当に反省しています」「二度と同じことは繰り返しません」「そのためにこのような方策を完遂します」という、個人の反省の意と謝罪を、自分の言葉で誠実に表すことが必要です。 反省文の場合は、「これとこれを反省しろ!」ということになるので、求められる内容をすべて入れ込むように工夫します。

始末書・反省文の共通の書き方

共通の書き方のポイント①起承転結

上で反省文と始末書の書き方の相違を述べましたが、タイトル以外の書き方はあまり変わらず、タイトルが「反省文」か「始末書」かで、その受け取り方が大きく変わります。 しかし、その内容はほぼ共通しています。書き方にはほぼ一定の構成があり、次のように段階を追って書きましょう。 ○起:自分/自社のミス・失策などについて「客観的に」明記して書き出し、 ○承:迷惑をかけた方々に対して真摯に謝罪し、 ○転:ミス・失策の原因を分析して説明し、 ○結:再発防止対策の心構えや方針を書きいて終わります。 始末書の場合は、結びとして再度謝罪することもあります。

共通の書き方のポイント②文面

共通の書き方のポイント②文面

社内宛ての場合も社外宛ての場合も、ビジネス文書であることに変わりはないので、簡潔な書き方である必要があります。さらに、書き方については次の点に気を付けましょう。

気をつけるべき内容

●ミス・失策の原因が自分・自社にあることを素直に認める ●言い訳は絶対に書かない(反省不足とみなされる) ●「○○したいと思います」「○○しないように気を付けます」という書き方ではなく、「○○します」「○○しません」と明言する。

共通の書き方のポイント③体裁・封筒

反省文・始末書はメールなどの使用は絶対に不可です。かならず白い紙を使用し、黒文字あるいは黒インクで書きます。特に反省文の場合は手書きの方が誠意が伝わるでしょう。パソコンを使う場合でも、書名は自筆で行い、捺印します。 反省文・始末書は白色の封筒に入れ、封筒の表には「反省文」あるいは「始末書」と書き、裏面に(社外宛ての場合は会社名、)所属氏名を書き、封はせずに提出します。

共通の書き方のポイント③体裁・封筒

反省文・始末書を修正する際には、修正液や修正テープはもっての外で、書き直しのあるものはむしろ逆効果です。すべて書き直しましょう。

「縦書き」と「横書き」はどちらにすべきか

縦書き・横書きについて一般的なルールはありませんが、社内・相手先の書き方・様式にならうことが必須です。謝罪すべきべき内容の指示を受けるときに、書き方や順うべき様式の有無も尋ねた方がよいでしょう。

【反省文(社内)】例文

例文を紹介します。反省文では、このような例文に頼るだけではなく、真に反省していることを表す表現が必要です。

【反省文(社内)】例文

【始末書(社内)】の例文

例文を紹介します。反省文よりは少し謝罪部分を増やし、タイトルは「始末書」になります。

【始末書(社内)】の例文

【始末書(社外)】の例文

例文を紹介します。社外宛ての文書ですので、書き方はすべてビジネス文書の書き方になります。

【始末書(社外)】の例文

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