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研修報告書の書き方と例文まとめ・テンプレートと注意点

書き方・例文

研修報告書の書き方ってどうすればいいのでしょう。受け取り側の求めているもの、研修報告書のテンプレート、注意点は?新入社員の時に教わっているはずの書き方。知っているあなたも、忘れてしまったあなたももう一度復習してみませんか。

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研修報告書の基本的な構成

新入社員にとって重要な仕事の一つであるレポートや検収報告書の書き方は、研修でも教わったと思います。研修レポート・研修報告書をいきなり書き始めると、まとまりがなく、要点がつかめない大学のレポートと変わらないような内容の書き方になってしまいがちです。研修レポート・研修報告書に取り掛かるときに、まずは基本的な構成から書き方を考える書き方が必要となります。

研修報告書の書き方(記入項目)

新入社員は書きなれていないこともあり、研修で教わる会社で提出する研修レポートの中身がよく分からない、という人も多いかもしれません。フォーマットが用意されている会社もありますが、用意されていない場合自分で書かなくてはいけませんが、新入社員だと項目をうまく立てるのは難しいでしょう。フォーマットがなかった場合、忘れずに記載すべき研修レポートで記載する一般的な項目がこちらです。

研修報告書に記載すべき項目

・研修日時 ・研修場所 ・出席者、参加者(ミーティング、会議などの場合) ・レポート作成者の氏名 ・何に関するレポートか(出張や会議、研修など) ・実施した内容(会議なら議事録など) ・どのような雰囲気、様子だったか ・所感

研修日時、場所

研修報告書に記載すべき必須項目の1つとして、日時・場所が挙げられます。人は、使わない記憶はすぐに忘れてしまうことが多いです。自分にとってとても有意義な研修会に参加したとしても、いつ受講したかということは案外簡単に忘れてしまうものです。また上司にはしっかりと検収報告書を書かないことには研修内容をしっかり理解しているか把握ができません。 時が経ってからも『○○の研修を受けたのは、いつだっけ?』と、ひょんなことから棚卸をしなければならなくなることが多々あります。特に会社内で教育記録が残されている場合や、期を通しての目標に研修受講が組み込まれている場合には後日でも研修実績の照会が求められたり、研修報告書の提出まで期限があったりすると忘れてしまっていたこともあります。 そんなとき、日時がわからないと手帳や資料から洗い出さなければならなくなってしまいますので必ず日時は記録しておきましょう。場所に関しても、研修は毎回同じ場所で開催されるわけではありませんから、都度記録しておきましょう。忘れ物をしてしまったり、途中で怪我をしてしまったりという、不測のトラブルに遭遇したときでも場所の記載は役に立ちます。日時と場所は常にセットにしてメモする癖をつけましょう。

講習内容

だらだらと研修内容を書いていても伝わりません。「人が読むもの」ということを念頭に、箇条書きを使うなどして簡潔に記録します。ここには感想や私情は挟まずに、講習内容の事実だけを書くようにしてください。報告書を読む人が、何を学んできたのか一目でわかるように記載します。経理実務の研修に参加した場合の一例を見てみましょう。 経理実務の研修に参加した一例 経理実務の研修概要 (1)経理業務の概要 ・日次業務・・・出納管理、帳簿の記帳、売掛・買掛金管理、小切手・手形管理 ・月次業務・・・給与計算、源泉徴収、請求及び入金確認、固定資産管理 ・年次業務・・・決算・棚卸、納税、予算計上 (2)決算書の取り扱いについて ・損益計算書と利益の仕組み ・キャッシュフロー計算書と資金繰り ・貸借対照表と資本の確保 (3)会計伝票と会計帳簿 ・伝票会計の役割と機能 ・入金伝票と出金伝票 ・売上伝票と仕入れ伝票  など

所感

講習内容には私情は挟まず事実を書くのに対して、感想は自分が率直に感じたに書き方にしましょう。感想はあらすじとは違います。結論から先に書くと相手にポイントが伝わります。『とてもためになった』等の抽象的な感想では研修の成果がわかりません。受講後、学んだことを具体的にどう活用していくのかを明記すると、上司に対しても納得感を与えることができます。もし社外で開催される有料の研修に参加した場合、会社からはそれなりの成果を求められることになります。それに答えられるような研修報告書を出すことができれば、上司から良い評価をもらえるはずです。 例 ・当社の年次業務の決算スケジュール組みは同業他社と比較して余裕のないものであることがわかった。 ・今期中に予算計上のフォーマットを見直し、次回決算処理より取り入れられるよう早急に改善提案を作成する。 ・今月中にチームメンバーを招集して情報共有をし、担当を決めて活動を開始したい。

書き方のポイント

研修報告書に記入すべき項目を書きましたが、どのように書き方で進めたらよいのかを説明したいと思います。

結論から書き始める

報告書やレポートは、文章の美しさや展開の広がりを楽しむものではありません。結論を伝えるのを目的とする文章です。結論や結果を先に持ってきて、要点を伝える書き方をする。その後、結果に至るまでの根拠や経過の説明を書くようにしてください。また、経過もだらだらとしてしまう書き方だと、結論を忘れてしまいますので、結論を導くために必要な部分だけを記載する書き方をするようにしましょう。

見やすいレイアウトで書く

研修レポートを読んでいて、すんなりと頭に文章が入ってくるのは良い書き方です。 途中で詰まったり、読み返さないとわからないような書き方はよくありません。とくに感想文は長くなり詰まりやすいの注意しましょう。 また、研修報告書はレイアウトも大事です。ここを忘れてしまう方が多いのですが、ひとめ研修報告書を見たときに、読みにくそうなレイアウトでは評価はダウンします。自分で何度も研修報告書を見直し、わかりやすい文章とレイアウトになるよう書き方を工夫してください。

段落の長さに注意する

段落とは、いくつかの文章のまとまりのことを指しています。研修報告書やレポートでは、1つの段落についても長すぎにならないように気を付けましょう。目安として、1ページにつき2~4つほどに分かれていると読みやすくなるでしょう。また、段落ごとに要点を絞ってまとめる書き方だと、何を伝えたかったのかが強調されますので、より理解しやすくなります。 1行の長さにもよりますが、一般的に読みやすい文章の長さは、3行程度までと言われています。文章は長くなる書き方になるほど、読みにくい印象を与えます。報告書やレポートは他人に読んでもらえなければ意味がありませんので、わかりやすく、簡潔になるよう心がけましょう。話題を次の文章につなげたいときは、接続詞(「だから」「そのため」など)を使用するとスムーズになります。

丸写しはNG

研修報告書を書く際にやってしまいがちなのが、ネット上の記事や論文、資料からの丸写しです。本来、報告書やレポートは、自分自身の学びや問題解決のために書くものです。研修報告書を完成させるために自分で考え理解していく行為も、報告書提出を義務づける目的の1つになります。そのため、他人が書いたものを丸写しする書き方は、報告書やレポートの提出の意味がありません。

引用する場合の書き方

丸写しはダメですが、ネット上に参考になる記事や論文があります。研修報告書やレポートの作成で資料や文言を引用する時は、必ず引用部分がわかるように、報告書内に以下のものを明記するようにしましょう。 ・引用部分を示す「」(カギ括弧) をつける ・出典元の書籍名やサイト名、URL を記載する 本来、外部の文献を当たって知識を深めた上で報告書を書くことは、思考を拡げるためには良い書き方です。しかし、それが盗用にならないように注意を払いましょう。

研修レポート・研修報告書はA4用紙1枚程度に収める

研修レポート・研修報告書は、たくさん書けばいいというものではありません。 上記の項目を盛り込んだ上で、A4の用紙1枚に収めるような書き方がいいでしょう。 そのためには、重要な点が何か、簡潔にわかりやすく文章をまとめるよう構成を考えましょう。

書式を統一する

書式の統一には気を付けましょう。会社側から報告書などのフォーマットが決められている場合もあります。会社側からフォーマットを決められている状態で、自分勝手な書き方をしてしまうと、的確な意思疎通が出来ていないとみなされ、評価が下がる可能性があります。もし、ない場合でも始めに自分で書式を設定しておけば、文章を構成するのも楽です。誰が見てもすぐに内容が理解しやすいです。

研修報告書の書き方(文例)

研修レポートの例文:研修内容は簡潔に! 提出日 平成29年 2月 15日 氏名 マヨネーズ 太郎 社内研修報告書 以下のとおり社内研修の報告を致します。 1.研修名:新人研修 2.研修期間 平成29年2月11日~平成29年2月13日 3.研修内容 1日目:基本的なビジネスマナー 挨拶、名刺交換、敬語の使い方、お茶の挿れ方と出し方、報連相など、社会人としての基礎マナーに関する研修 2日目:グループ実習 4人1グループで与えられた課題に対して制限時間内に取り組み、最後にグループ意見をまとめ全員の前で結果を発表するといった研修 4.研修の感想 2日間の新人研修に参加し、社会人としてのマナーや考え方を学びました。 初めは緊張していましたが、研修が進んでいくうちに、緊張感もなくなり、全員が真剣に積極的に研修を受けることができました。 私も最初は緊張し、なかなか自分の意見を発言できませんでした。しかし、同期に刺激され、支えられながらも、少しずつではありますが前に出ていけるようになりました。 今回研修で学んだことを、今後はお客様を相手に行うようになるのかと思うと、非常に身の引き締まる思いですが、頑張っていこうという意欲がより増しました。 仕事面もそうですが、今回の研修をやりきれたのは同期の存在が非常に大きいので、かけがえのない同期との関係も大切にしていきたいです。

評価の上がる研修報告書のポイント

ビジネス社会のレポートの書き方は、学生時代とは違います。新入社員や新人が、会社の新人研修やセミナーに参加した際に、完璧なレポートを一発で仕上げるのは不可能に近いでしょう。書きなおしをさせられるのが普通です。レポートを一発合格させるような書き方をすればいいのでしょうか。

読み手を意識する書き方を

だらだらと長い文章になりやすい場合は、すっぱりと箇条書きにする書き方でもかまいません。とくに経過の説明については、時系列順の出来事の説明でも、起こったことを箇条書きにした後、順番を矢印で補足すればパッと見で流れが理解できるようになります。ただし、箇条書きだけで、何の箇条書きなのかなどの説明がないものは読み手に意味が伝わりづらいためNGです。メモではなく相手のいる文章であることを意識して箇条書きに説明を付けましょう。

企業で提出が求められる研修報告書やレポートは、あらかじめ社内の人間に読まれるという条件が想定されている文書です。報告書の読み手を意識して、自分の意図がその人に伝わるように注意を払いましょう。 研修報告書などでなくても、社内で使用する文書については、読む人を想定して、誰でも理解しやすいように書くようにしましょう。

受け取り側の上司が求めているのも

通常、研修報告書・レポートにおいて一番注目されるのは、「その研修から何を学び、どう活かしていくか」です。出来事を並べていっただけの研修報告書・レポートでは、正しい評価ができません。特別な場合を除いて、しっかりと自分なりの考察は必ず入れてるとよいでしょう。 担当上司によっては、何十〜何百もの研修報告書・レポートを確認しなければなりません。形式が異なるとそれだけで、読んでもらうことすらできない場合もあります。読んでもらえないということは、評価としては書いていないのと一緒となってしまう場合が多いので、書き方は人それぞれですが、形式は最低限守って書くようにしましょう。

評価を上げる書き方をマスターしましょう

研修報告書の書き方は復習できたでしょうか。書き方ひとつで会社からのイメージも違います。企業では研修や講習を行うと、参加者に報告書の提出を求めることがあります。これは、参加した社員がきちんと研修や講習に取り組んでいたか、内容を理解して実践できそうかを把握する目的です。また研修内容自体が理解しやすいものだったかなどを確認する目的があります。 研修報告書は、会社があなたに知識やスキル習得などを期待して参加させたものです。なので研修報告書では研修であなたが得られた成果を書くことが求められています。特に大事なことは、研修で得られた知識やスキルを仕事でどのように役立てるかを提案することです。この研修報告書がうまく書けていると、人事部や上長は、理解力ややる気のある社員として参加者を評価しやすくなります。特に入社してすぐの研修などでは、この報告書の内容を参考に配属などを考えることもあります。評価されやすい報告者の書き方をマスターしておきましょう。

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