IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

顛末書の書き方・社内/社外用テンプレート付き例文2つ

更新日:2020年08月14日

書き方・例文

顛末書は、ミス・失策によって生じた事件について謝罪し、原因・結果と再発防止策を述べた、謝罪と報告の2つの要素を含む文書です。顛末書は、始末書より重大性が小さい事件について作成されます。社内向けの顛末書の書き方・例文と社外向けの顛末書の書き方・例文を示します。

顛末書とは

顛末書とは、「トラブルや不始末の一部始終を記載したビジネス文書」です。「てんまつしょ」と読みます。 何らかのミス・失策によって生じた事件に対して、その発生を謝罪し、その原因・結果と再発防止策の詳細を説明する文書であり、謝罪文書と報告文書の2つの要素を合わせ持ちます。 「顛末」の「顛」は「いただき」と読み、物の先端の意味であり、「末」と合わせて、「事の最初から最後までの事情」「一部始終」の意味を持ちます。

顛末書と始末書の違い

「顛末書」と「始末書」の違いについて、説明します。「顛末書」がトラブルや不始末の一部始終の報告をする文書に対し、「始末書」はその報告に加えて、「謝罪」の意も伝える文書になります。 つまり、「顛末書」と「始末書」の大きな違いは、「謝罪の気持ち」が伝えられているかどうかです。再発防止策を検討するための「顛末書」と、迷惑をかけた謝罪を伝える「始末書」のどちらを提出するかどうかは、提出先の受け手が決めます。

顛末書を要求されるシチュエーション

「顛末書」は先に述べたとおり、「再発防止策を検討するための文書」です。そのため、顛末書の内容は、そのトラブルが起きた背景や理由、経緯、現状など私情を挟まずに詳細に記されることになります。 そのような顛末書を要求されるシチュエーションは、その顛末書を社内向けに書くのか、社外向けに書くのかによっても変わってきます。どのようなシチュエーションで書くように要求されるのか、しっかりと理解しておきましょう。

社内向けに書くシチュエーション

社内向けに書くシチュエーションでは、下記のような状況が挙げられます。社内の物や人に対して、トラブル、不始末を起こした場合に書くように要求されます。 ○器物の損壊による大きな損失の発生・暴力や重大なハラスメントを行った場合 ○仕事の上の大きなミスや命令不服従によって損失を発生させた場合 ○社用車での重大な交通違反・重大な自損事故・人身事故 など

社外向けに書くシチュエーション

社外向けに書くシチュエーションでは、下記のような状況が挙げられます。社外の物や人に対して、トラブル、不始末を起こした場合に書くように要求されます。 ○重大な納期遅れ・不良品の納入・不具合の発生・支払遅延 ○重大な事故や器物損壊 ○重大な契約違反や法令違反(対官庁) など 社内、社外ともに、二度と同じトラブル、不始末が起こらないように詳細に書く必要があります。まずはトラブルを起こさないことを心がけましょう。

顛末書の項目別書き方

「顛末書」は先に述べたとおり、「再発防止策を検討するための文書」です。そのため、顛末書の内容は、そのトラブルが起きた背景や理由、経緯、現状など私情を挟まずに詳細に記さなければなりません。 詳しい「顛末書」の内容としては、大きくわけて「宛先」「作成日・作成者」「発生した事実」「原因と対応」「今後の対応」の5つを記す必要があります。ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

項目1:「宛先」を書く

まずは、「顛末書」を書く「宛先」を書きましょう。「顛末書」を提出する責任者になります。 社内向けの場合、「会社名+社長名」となります。社外向けの場合、「会社名」に加えて、「社長名」のときもあれば、「工場長」や「支店長」などの現場責任者に宛てて書く場合もあります。

項目2:「作成日・作成者」を書く

次に、「顛末書」を書いた「日付・人の名前」を書きましょう。「顛末書」を作成した日、人になります。 日付は作成日を書面の右上に記しましょう。名前は社内向けの場合は部署名から、社外向けの場合は会社名から記しましょう。名前の横には自分の印鑑を押すようにしましょう。

初回公開日:2016年12月19日

記載されている内容は2016年12月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

関連タグ

アクセスランキング