顛末書の書き方・社内/社外用テンプレート付き例文2つ

そして、「発生した事実」を書きましょう。「顛末書」を提出する原因となった出来事、トラブル内容を私情を挟まずに書き記します。 事実とは、いつ、どこで、何が起こったのかを詳細に書き記します。その結果の被害や損害のおおきさがどのくらいか、ということも加えて書きましょう。 今後の再発防止策の検討のために書く文書ですので、事実を隠さず記します。二度と同じトラブルを起こさないために、周知しましょう。

そして、「原因と対応」を書きましょう。トラブルが発生した原因、理由、そして現状行っている対応を書き記します。 なぜ、今回のトラブルや不始末が起こったのか、原因を詳細に書き記します。そしてトラブルが起こったことに対して、現状どのような対応を行っているのか、それによりどういった効果が出ているのかを明記しましょう。 原因が明確にならなければ、再発防止は達成できません。根拠ある説明を心がけましょう。

最後に、「今後の対応」を書きましょう。今回起こった問題トラブルに対して、どう対応していくのか、明記します。 現状行っている対応の効果を受けて、今後はどのように対応して行くのかを書き記します。新しい対応をするのか、今までの対応を続けるのか、各方面への対応はどうするのか、今後行っていくことを記しましょう。 今後の対応により、あなたやあなたの会社に対する評価が決まります。じっくり考えて行動しましょう。

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続いて、「顛末書」の例文をご紹介します。ここでは、社内向けの場合と社外向けの場合について紹介しています。 顛末書を書くようなことを起こさないことが一番ですが、誰も皆、トラブルや不始末は起こそうとして起きるものではありません。もしものときのために、顛末書の書き方について学んでおきましょう。

社内用顛末書の場合、再発防止のために、後に活用されることを意識します。ビジネス文章のため、時候の挨拶などは不要です。「顛末書」というタイトルは必ず記載しましょう。 文頭に、発生した事実を簡潔に記し、その後、詳細（日時、場所、内容、原因、結果、現状の対応、今後の対応）を記します。 締めの言葉として、「今回提示した対応を行い、今後の再発防止を徹底いたします」という言葉を載せましょう。

社外用顛末書の場合、社内用よりも言葉を選び、より丁寧に作成するように意識します。会社の信用にもかかわるので、完成した顛末書は、上司に確認するようにしましょう。 文頭に「この度は深くお詫び申し上げます」と謝罪の気持ちを伝えます。その後に、トラブルや不始末が起こった詳細を記します。 最も注意点するところは、謝罪の意を伝えること、経緯の伝わる言い回しをすることです。不信感を抱いている相手に対する対応は慎重にしましょう。

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顛末書のテンプレートです。参考にしましょう。 このたび◯◯の問題に関しまして、ご迷惑をおかけしましたこと深くお詫び申し上げます。事故の原因究明と、再発防止のため、下記のとおりご報告申し上げます。 顛末書 1.　日時： 2.　場所： 3.　内容： 4.　原因： 5.　結果： 6.　現状の対応： 7. 　今後の対策： 今回提示した対応を行い、今後の再発防止を徹底いたします。 以上

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