始末書・反省文の書き方と例文｜縦書き？２つの違いは？

○重大な納期遅れ・不良品の納入・不具合の発生・支払遅延 ○重大な事故や器物損壊 ○重大な契約違反や法令違反（対官庁）　など

社内の始末書では「本当に反省しています」「二度と同じことは繰り返しません」「そのためにこのような方策を完遂します」ということに加え、「いかなる処分も甘受します」という一言を加えることもあります。 社外宛ての始末書では、組織としての反省の意と謝罪を自分の言葉で誠実に表すことが必要です。また社外宛ての始末書の場合には、「これとこれを入れ込め！」と要求されます。 「始末書で済ましてやるのだから、こちらの書き方に関する要求はすべて呑め！」ということになるのが通例です。求められる内容はすべて入れ込む必要があります。 実際に社外宛ての始末書を出す場合には、上司や責任者が一緒に謝罪して捺印するわけですから、捺印のとり付けには尋常ならざらぬ艱難辛苦を甘受しなければなりません。 社内も相手先も納得する文書を作り上げるのは並大抵の苦労ではありません。

反省文では「本当に反省しています」「二度と同じことは繰り返しません」「そのためにこのような方策を完遂します」という、個人の反省の意と謝罪を、自分の言葉で誠実に表すことが必要です。 反省文の場合は、「これとこれを反省しろ！」ということになるので、求められる内容をすべて入れ込むように工夫します。

上で反省文と始末書の書き方の相違を述べましたが、タイトル以外の書き方はあまり変わらず、タイトルが「反省文」か「始末書」かで、その受け取り方が大きく変わります。 しかし、その内容はほぼ共通しています。書き方にはほぼ一定の構成があり、次のように段階を追って書きましょう。 ○起：自分／自社のミス・失策などについて「客観的に」明記して書き出し、 ○承：迷惑をかけた方々に対して真摯に謝罪し、 ○転：ミス・失策の原因を分析して説明し、 ○結：再発防止対策の心構えや方針を書きいて終わります。 始末書の場合は、結びとして再度謝罪することもあります。

社内宛ての場合も社外宛ての場合も、ビジネス文書であることに変わりはないので、簡潔な書き方である必要があります。さらに、書き方については次の点に気を付けましょう。

●ミス・失策の原因が自分・自社にあることを素直に認める ●言い訳は絶対に書かない（反省不足とみなされる） ●「○○したいと思います」「○○しないように気を付けます」という書き方ではなく、「○○します」「○○しません」と明言する。

反省文・始末書はメールなどの使用は絶対に不可です。かならず白い紙を使用し、黒文字あるいは黒インクで書きます。特に反省文の場合は手書きの方が誠意が伝わるでしょう。パソコンを使う場合でも、書名は自筆で行い、捺印します。 反省文・始末書は白色の封筒に入れ、封筒の表には「反省文」あるいは「始末書」と書き、裏面に（社外宛ての場合は会社名、）所属氏名を書き、封はせずに提出します。

反省文・始末書を修正する際には、修正液や修正テープはもっての外で、書き直しのあるものはむしろ逆効果です。すべて書き直しましょう。

縦書き・横書きについて一般的なルールはありませんが、社内・相手先の書き方・様式にならうことが必須です。謝罪すべきべき内容の指示を受けるときに、書き方や順うべき様式の有無も尋ねた方がよいでしょう。

例文を紹介します。反省文では、このような例文に頼るだけではなく、真に反省していることを表す表現が必要です。