「レスポンスが早い」ってどういう意味？メリットや早めるコツを紹介

レスポンスを早くするためには、仕事の優先順位を明確にすることも大切です。 連絡が来た順にレスポンスを返すことが基本ですが、緊急性の高い連絡や、回答期日が設けられている連絡には柔軟な対応が求められます。すぐに返答することができない場合でも、「いつまでに返信する」という意思をなるべく早く相手に伝えるのがベストです。 そこで、仕事の優先順位を明確にし、いつなら時間を取ることができるのかを把握しておくことが、レスポンスの早さに繋がります。

レスポンスが早い人は、取り掛かっている仕事の全容を把握しています。 その仕事でどんな作業が必要なのか、現在の工程で何が必要なのかを把握しておくことで、相手からの質問や依頼を見て、「相手が何を求めているか」を素早く読み取ることができるのです。 さらに、作業の全容を把握してれば、返答に悩んだり、情報を探すのに手間取ったりする時間も減ります。レスポンスにかかる面倒な時間が減れば、心理的にもレスポンスへの負担が軽くなり、素早い対応を取ることができるのです。

素早いレスポンスのコツは、情報を分けて考えることです。 とりあえずメールやチャットを読んだら、まずは、「すぐに回答できるもの」「急ぎの返答が求められているもの」「すぐには回答できないもの」に分類するのがおすすめです。 すぐに返答できるものや急を要するものに関しては速やかに返信します。調査や確認が必要な場合には、「いつまでに返信する」という旨を相手に伝えましょう。 「今はわからない」と答えることも立派なレスポンスであり、放置して連絡が遅くなるよりも相手の印象はぐっと良くなります。もちろん、回答期日を設けたら、その日までに必ず詳細な内容を返答することも大切です。

レスポンスを早くしたいと思ったら、自分の中にルールを作って取り掛かるのがおすすめです。 例えば、 ・メールは当日中にすべて返信する ・メールを読んだら全部、または一部だけでも返信文を作っておく ・メール対応の時間を設ける という風に、コンスタントに素早くレスポンスできる習慣を作っていきましょう。 とは言え、メールチェックばかりしていては自分の仕事が捗らない、という場合もあるでしょう。そんなときは、「メールチェックは一日数回まとめてやる」というルールを設けるのもおすすめです。

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レスポンスが早いことによるメリットや、レスポンスを早くするコツについて説明してきました。 レスポンスが早いと相手からの評価が上がり、仕事もスムーズに進みます。とは言え、やみくもに返信すればいいというわけではありません。レスポンスを早くするポイントは、仕事を効率的にこなすにはどうすればいいかを常に考えることです。 レスポンスを早くするコツを意識して、仕事のできるビジネスパーソンを目指しましょう。