「レスポンスが早い」ってどういう意味？メリットや早めるコツを紹介

レスポンスが早い人に仕事ができる人が多いのは、効率的に仕事をこなすプロセスを持っているからです。 レスポンスを早くするには、資料の所在を把握することや、仕事の全体像を理解して必要な事項をあらかじめピックアップしておくことが大切です。 仕事の全体像が見えていれば、相手からの依頼や質問への理解が早まり、すぐに正確な返答ができない場合でも、どこを探せば答えが見つかるのかを把握することができます。ひいては、自分の仕事の効率アップにも繋がるのです。 「レスポンスが早い人は効率的に仕事ができる」ではなく、「効率的に仕事をしている人はレスポンスが早い」とも言えるでしょう。

レスポンスが早いと、相手に「コミュニケーションが取りやすい」「大切にされている」という印象を与えることができ、信頼関係の構築に繋がります。 メールの返信が遅くて仕事が滞ったり、トークアプリの既読が付かなくて不安になったことがある人もいるのではないでしょうか。レスポンスが遅いと、「メールを見ていないのではないか」「優先順位が低いのではないか」というマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。 素早いレスポンスはビジネスパーソンのマナーと考えて、良い信頼関係を構築できるように心がけると良いでしょう。

レスポンスを早くすることは、自分の仕事の進行においてもメリットがあります。 レスポンスを早くすることで、自分へのリマインダーになり、ミスや忘れてしまう可能性が低くなります。さらに、コミュニケーションを密にすることで、相手との行き違いを減らし、無駄な作業や情報の齟齬を減らせる場合もあるでしょう。 素早いレスポンスを心掛けることで、日々の仕事が効率的になると言えます。

チームや取引先と仕事をしている場合、レスポンスの遅れは相手の負担にもなりかねません。 「急いで確認したいことがあるが、担当者と連絡が取れず仕事が進められない」という状況は、相手のストレスや業務全体のミスに繋がる可能性も。逆に素早いレスポンスであれば、仕事をスムーズに進めてもらうことができ、業務のスピードアップにもなります。 自分がリーダーとしてチームを率いる場合や、取引相手との窓口になる場合は特に、素早いレスポンスを心掛けると良いでしょう。

出典: ノートパソコンと手帳の写真素材 - ぱくたそ

ここまで、レスポンスが早いメリットを見てきました。 素早いレスポンスで得られる利点をイメージすることができたのではないでしょうか。 とは言え、いきなり「レスポンスを早く」と言われても何から手を付けていいかわからない、という人もいることでしょう。 実は、レスポンスを早くするには以下のようなコツがあります。

レスポンスを早くするには、必要な情報を整理して、どこに何があるかを理解しておくことが大切です。 例えば打ち合わせの日程を聞かれたとき、スケジュールがわかりやすくまとまっていれば、すぐにレスポンスすることができます。また、回答に資料が必要な質問をされた時でも、資料の場所を把握していれば、回答の準備に費やす時間が短くなるでしょう。 このように、業務に必要な情報や資料を整理しておくことで、レスポンスを早くすることができます。