ビジネスメールの件名の正しい書き方とは｜状況別の例も紹介

重要性が高くすぐに確認してもらいたいメールであれば、メールの重要度が相手に分かるようにすることも大切です。 【重要】や【至急】というような文字を要件の前につけることで、重要性を伝えることができます。また、開封するだけでなく返事が欲しい時には【要返信】といったワードをつけると良いでしょう。

ビジネスメールの件名は長すぎても内容が理解されにくく読むのが面倒になりがちですし、短すぎても要件が伝わりづらいので、文字数は15文字から20文字がおすすめです。 また、スマートフォンでメールを確認する場合でも20文字以内であれば件名がしっかりと表示されるため、開封される可能性がより高まります。 受信側に要件が伝わりやすくするために、15〜20文字が良いでしょう。

メールのやり取りをしていて、長く続く場合は話題が変わることもあるでしょう。このような時は、話題に合わせて件名を変更すると良いでしょう。 件名を変えることで、後からメールを見返す時に役立ちます。どのメールでどんな内容を話していたかが分かるように、話題は臨機応変に変えるのがおすすめです。

1つのメールで複数の要件を伝えたい時には、件名に要件を併記しましょう。 見やすくするのと同時に、相手が見逃すことの防止にも繋がります。「○○の件と○○の件について」のように、相手に分かりやすく書きましょう。

相手からのメールに返信する際には「Re:」が自動的に表示されますが、基本的にはつけたまま返信しましょう。 「Re:」がタイトルについていることによってそのメールが返信メールであることが一目で分かるようになり、後から見返した時に何のメールであったかが理解しやすくなります。また、メールの繋がりの上でも「Re:」は必要でしょう。 ただ、何回もやり取りしていると「Re:」が多くなり、見栄えが悪くなったり要件が消えてしまったりするので、「Re:」は1つだけ残した状態にすると良いでしょう。

ビジネスメールの内容の中で、期日までの返信が必要な場合や添付ファイルの提出期限がある場合は、本文だけでなく件名にも期日を書きましょう。 件名に期日を書いておけばその重要性も伝わりやすくなり、メールを開く可能性も高まるのでおすすめです。

出典: パソコンを見つめて真剣に悩む女性講師の写真素材 - ぱくたそ

ここからは、ビジネスメールでやってはいけないNGな件名の書き方を紹介します。知らずにやってしまっていたということがないように、正しい知識を取り入れていきましょう。

先程、ビジネスメールの件名の書き方のポイントとして、文字数は15〜20文字がおすすめであることを紹介しました。ビジネスメールではその20文字を遥かに超えた長すぎる件名は良くありません。 件名が長すぎると件名が入り切らず切れてしまい、受信側に要件が伝わらないためメールを開いてもらう可能性が低くなります。ビジネスメールの件名は、受信ボックスで確実に表示されるよう簡潔に入れましょう。

重要性が高いメールについては「至急」や「重要」をつけると良いですが、このようなワードを何回も使いすぎることはかえって良くありません。 何度も使いすぎると、受信側は何が本当に重要なのかが分からなくなってしまいます。相手に不快な思いをさせてしまう可能性が高くなるので、「至急」や「重要」というような表現は本当に重要性が高い時のみ使うようにしましょう。

件名は必ず本文の内容と一致しておく必要がありますが、特に考えずに適当に件名をつけたりすると、内容と全く関係のない件名になってしまうことがあります。 このような件名と本文の内容が一致しないメールは、受信側が後からメールを見返そうとした時に分かりづらく、探すのに余計な時間を使わせてしまいます。 件名をつける時は内容が合っているか、よく確認しましょう。