【就活/転職】面談の御礼メールの書き方と例文・件名の付け方

ではいよいよ本文の書き方についてです。以下のお例文は参考です。この順序で当てはめてれば面倒な御礼メールも簡単にできます。全部で6つの工程です。

まず、本文の初めには誰宛に書かれているものなのかをはっきりさせましょう。 「株式会社○○　○○部 ○○様」 会社名、部署、お客様の名前・人事担当者の名前を記載してください。 必ず”様”を忘れないようにしてください。 略さずに正式名所で書かれているか、名前の漢字間違いがないかを確認してください。

次に自分が何者かを名乗ります。 「○社　佐藤です。/〇〇大学　〇学部　○学科　佐藤です。」 自分の所属も最低限は書きましょう。

そして、挨拶をします。自分の御礼の気持ちをここで伝えましょう。 「(いつも)お世話になっております。(面接時は不要) 本日は御多忙のところ、 面談の機会を頂き/貴重なお時間を頂きまして 等 誠にありがとうございました。」

ここでは特に伝えたいこと、重要なことを記載します。 (連絡事項やアピールしたいこと) 「この度は面談時に承りました○○(課題)についてご報告申し上げます。 ○○○○○○○○… (お客様から頂いた課題についての経過報告・回答をする) / pdfファイルにも同様の内容をまとめて添付してあります。 / 今回の面接を通じて○○を感じました。○○様のお話でより一層貴社の○○に興味を抱きました。 私は貴社の○○で○○のようにして働きたいと考えております。 是非、良い連絡がいただけることを祈っております。 (面接を受けて補足したいこと良かった点・会社でどうしたいか等を簡潔に記載) 等」 ただの御礼メールの場合は本文はあまり長く書くことを推奨できません。あくまで御礼メールなため、簡潔にまとめてください。その方が好印象を与えることができます。

「貴社の益々の御発展をお祈り申し上げます。/ 貴重なお時間を頂きありがとうございました。/本メールには返信不要です。 /御不明点や、御協力できることがありましたら、御遠慮なくご連絡くださいませ。 失礼致します。」 と絞めにはメールを既読したことに対しての御礼もしましょう。 細かい気づかいが相手には響きます。

最後に必ず署名を付けましょう。 ビジネスメールには自分の署名を記載するのがマナーとなっております。 名前、所属、メールアドレス、電話番号 を付けると良いでしょう。 ************************************* 佐藤 太郎 〇〇大学/○○社 〇〇部 〇〇学科 E‐mail : 1234reibun@abcmail.ne.jp *************************************

上記の例をまとめると下記のようになります。 「 ____________________________________ 件名　面談の御礼　○社 佐藤太郎 ____________________________________ 株式会社○○　○○部 ○○様。 ○社　佐藤です。 いつもお世話になっております。 本日は御多忙のところ、貴重なお時間を頂きまして 誠にありがとうございました。 この度は面談時に承りました○○(課題)についてご報告申し上げます。 内容は以下の通りです。 ○○○○○○○○… pdfファイルにも同様の内容をまとめて添付してあります。 御不明点や、御協力できることがありましたら、御遠慮なくご連絡くださいませ。 最後までお読み頂きありがとうございました。 失礼いたします。 ************************************* 佐藤 太郎 〇〇大学/○○社 〇〇部 〇〇学科 E‐mail : 1234reibun@abcmail.ne.jp *************************************」

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①件名は簡潔にわかりやすく ②大きい添付ファイルは送らない(ファイルが大きい場合は圧縮を行う。大きくても数MB ) ③本文について ・必ず名乗る ・適度に段落を付け、文を読みやすく心がける(1行40字程度)。 ・機種依存字を使用しない　例：①　(文字化けの恐れがあるため) ・半角カタカナを使用しない ・誤字脱字の確認 ④署名を必ずつける ⑤BCCで複数同時に送らない 最後にですが、送信する前にはメールのプレビューを見るなどして必ず誤字脱字、敬語、名所ミスをご確認ください。 これは御礼メールのため、相手の立場になり考えることが特に重要です。 最初の方に皆さんに御礼メールのメリットを説明する上で面接官になって考えてもらいました。 あのように、相手の立場になって考えるときは自分は相手だと想像してみてください。 自分はその人だから何を感じたどう解釈できるか、 一つ一つに焦点を置けば相手の立場に考えるのが苦手な人も考えやすくなります。