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【就活/転職】面談の御礼メールの書き方と例文・件名の付け方

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文面から伝える!面談の後の御礼のメールってどう書いたらいいの?デジタルコンテンツが主流の時代、面談の御礼を伝えたいならメールを推奨!あなたは面談の後に御礼メールをしていますか?基本事項と印象付け方法を注意点と共にお例文を紹介します。お例文付きでわかりやすい!

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面談後の御礼メールの意味(何故するのか?どう影響するのか?)

面談後の御礼メールとは?

御礼メールをご存知ですか?また、出したことはありますか? 御礼メールは名の通り、面談後に時間を割いてくださったことの感謝の気持ちを伝えるメールです。 営業の面談時にはお客様から課題を受け取ることがあります。 その際には御礼メールは頂いた課題に対しての応答(報告・回答)をするものにもなります。 御礼メールを続けることでお客様との信頼関係につながるのです。 また、面談だけではなく御礼メールは面接時にも役立ちます。 御礼メールで送ることで相手に入社の熱意や誠意をアピールすることができます。

御礼メールのメリット

メールを送ることにより、相手に自分のことを印象付けることができます。 「どう印象を残せたかな…」 「伝わったかな…」 「面接で少し失敗したな…」等 面談や面接では様々な不安が思い浮かぶと思います。 そこで、面談後に御礼メールを送信してみてはいかがでしょうか? 想像してみてください。 あなたは営業先のお客様、または面接官です。 面談・面接が全て終了しパソコン等の端末を開きます。

メールが何通か届いています。あなたはメールを確認すると今日面談・面接した中の数人からのメールがありました。内容は面談・面接への感謝の気持ちです。 その存在に気づいた時、嫌な気持ちになったでしょうか? 毎日大量のメールが送られてくる中にこのメールが入ってくるため少し面倒に思ったかもしれません。ですが、面倒や多忙時には既読しないだけで別に不快に感じないと思います。 反対に、まめさ・誠実さが伝わって来てはいませんか?御礼メールを毎回の面談の度に送られてきたら相手に好印象を抱きますよね。また、面接時では「この人を採用しようか」と迷っているときに、この御礼メールがあると候補者からの熱意を感じられませんか?つまり、このメール一通でプラスの印象をつけることができれば採用の後押しや契約成立に繋がる可能性が十分にあるのです。 実際に面談・面接後にメールを送る人は少ないと言われています。なかなか出せずにそのままに経過してしまうのです。だからこそ自分を印象付けたいなら御礼メールを送るべきです。他の営業者・候補者と少しでも差をつけていきましょう。 また、営業の話ですが面談時にお客様の疑問点や不安等を聞き出しその解決方法を見出すことで本社の方針を知っていただけます。面談時には課題を作り、御礼メールとともに回答を送付するとお客様に好印象を与えられるでしょう。

御礼メールのデメリット

メールを送信するということは内容は消さない限り完全に残るものです。 もし、このメールの内容が、 ・内容がよくわからい ・敬語が抜けている ・誤字脱字 ・読みづらい と感じさせるものであれば、相手にマイナスの印象を与えてしまいます。面談・面接とは違いメールは一字一句の言葉が残されるため、間違いや失礼が形として残ります。文面上でコミュニケーションが上手くいかないと良い印象を与えることはできません。ここでのコミュニケーションがうまくいかなければ相手には直接的のコミュニケーションもうまくいきそうにないと思わせてしまします。 一度ついてしまった印象は帰ることはなかなか難しいです。このように悪いイメージの先入観を持たせてしまう場合がありますので確認作業を怠りがちな人には向かないことでしょう。

件名の付け方【御礼文付き】

正しい御礼文(参考用)

・面談の御礼 ○○ ○○(名前) ・○○の件  ○○ ○○(名前) ・〇次面接の御礼 ○○ ○○(名前) 等 簡潔に短く要件を自分の名前とともに記載しましょう。 出身等(大学、学部学科・企業、部署)は省略しても構いません。

NGな御礼文

・ありがとうございました。 ・勉強になりました。 ・またよろしくお願いします。 これらはNGです。 確かに伝えたいことかもしれませんが、この文面からは何のことに対してかわかりません。 注意を引くという考えだとしてもこれだと、他の勧誘メールとご誤解されてしまうため、読まれない以前に迷惑メールになる可能性があります。感情的にならずにインパクトは一度捨ててください。気を付けましょう。

注意点

上記の御礼文から注意点のまとめです。 ・一目で内容のわかる文 ・短くする 件名はメールが届いた時に一番最初に目に届くものです。インパクトよりもわかりやすさを重視してください。そして、上記2点を絶対に意識してください。一度は必ず読み返して、それだけで”何のことか”を理解できるか想像してみましょう。

本文の書き方【御礼文付き】

ではいよいよ本文の書き方についてです。以下のお例文は参考です。この順序で当てはめてれば面倒な御礼メールも簡単にできます。全部で6つの工程です。

1.面談・面接先の宛名を書く

まず、本文の初めには誰宛に書かれているものなのかをはっきりさせましょう。 「株式会社○○ ○○部 ○○様」 会社名、部署、お客様の名前・人事担当者の名前を記載してください。 必ず”様”を忘れないようにしてください。 略さずに正式名所で書かれているか、名前の漢字間違いがないかを確認してください。

2.自分が何者かを名乗る

次に自分が何者かを名乗ります。 「○社 佐藤です。/〇〇大学 〇学部 ○学科 佐藤です。」 自分の所属も最低限は書きましょう。

3.挨拶(御礼文)

そして、挨拶をします。自分の御礼の気持ちをここで伝えましょう。 「(いつも)お世話になっております。(面接時は不要) 本日は御多忙のところ、 面談の機会を頂き/貴重なお時間を頂きまして 等 誠にありがとうございました。」

4.内容(本文のメイン)

ここでは一番伝いこと、重要なことを記載します。 (連絡事項やアピールしたいこと) 「この度は面談時に承りました○○(課題)についてご報告申し上げます。 ○○○○○○○○… (お客様から頂いた課題についての経過報告・回答をする) / pdfファイルにも同様の内容をまとめて添付してあります。 / 今回の面接を通じて○○を感じました。○○様のお話しでより一層貴社の○○に興味を抱きました。 私は貴社の○○で○○のようにして働きたいと考えております。 是非、良い連絡がいただけることを祈っております。 (面接を受けて捕捉したいこと良かった点・会社でどうしたいか等を簡潔に記載) 等」 ただの御礼メールの場合は本文はあまり長く書くことを推奨できません。あくまで御礼メールなため、簡潔にまとめてください。その方が好印象を与えることができます。

5.末尾文

「貴社の益々の御発展をお祈り申し上げます。/ 貴重なお時間を頂きありがとうございました。/本メールには返信不要です。 /御不明点や、御協力できることがありましたら、御遠慮なくご連絡くださいませ。 失礼致します。」 と絞めにはメールを既読したことに対しての御礼もしましょう。 細かい気づかいが相手には響きます。

6.署名

最後に必ず署名を付けましょう。 ビジネスメールには自分の署名を記載するのがマナーとなっております。 名前、所属、メールアドレス、電話番号 を付けると良いでしょう。 ************************************* 佐藤 太郎 〇〇大学/○○社 〇〇部 〇〇学科 E‐mail : 1234reibun@abcmail.ne.jp *************************************

御礼文

上記の例をまとめると下記のようになります。 「 ____________________________________ 件名 面談の御礼 ○社 佐藤太郎 ____________________________________ 株式会社○○ ○○部 ○○様。 ○社 佐藤です。 いつもお世話になっております。 本日は御多忙のところ、貴重なお時間を頂きまして 誠にありがとうございました。 この度は面談時に承りました○○(課題)についてご報告申し上げます。 内容は以下の通りです。 ○○○○○○○○… pdfファイルにも同様の内容をまとめて添付してあります。 御不明点や、御協力できることがありましたら、御遠慮なくご連絡くださいませ。 最後までお読み頂きありがとうございました。 失礼いたします。 ************************************* 佐藤 太郎 〇〇大学/○○社 〇〇部 〇〇学科 E‐mail : 1234reibun@abcmail.ne.jp *************************************」

注意点

注意点

①件名は簡潔にわかりやすく ②大きい添付ファイルは送らない(ファイルが大きい場合は圧縮を行う。大きくても数MB ) ③本文について ・必ず名乗る ・適度に段落を付け、文を読みやすく心がける(1行40字程度)。 ・機種依存字を使用しない 例:① (文字化けの恐れがあるため) ・半角カタカナを使用しない ・誤字脱字の確認 ④署名を必ずつける ⑤BCCで複数同時に送らない 最後にですが、送信する前にはメールのプレビューを見るなどして必ず誤字脱字、敬語、名所ミスをご確認ください。 これは御礼メールのため、相手の立場になり考えることが一番重要です。 最初の方に皆さんに御礼メールのメリットを説明する上で面接官になって考えてもらいました。 あのように、相手の立場になって考えるときは自分は相手だと想像してみてください。 自分はその人だから何を感じたどう解釈できるか、 一つ一つに焦点を置けば相手の立場に考えるのが苦手な人も考えやすくなります。

面談・面接後の御礼メールの宛先

名刺や連絡先を知っている場合

面談相手や面接官の名刺や連絡を知っているのであればそちらに送りましょう。 当たり前ですが知らない人に送っても何のことが分からずに遠回りをしてしまいます。 そのため、送り先はなるべく焦点を狭めたところに送るべきなのです。 でなければ伝達の遅れにもなります。 つまりはあなたが直接関わった人に送るのが一番良いことだと言えます。あなたが感謝する人はその人ですからね。是非御礼メールを送りましょう。 ですが、面談時に何かあればこちらにお願いしますと指定があった場合はそちらに送るのをお勧めします。

知らない場合

面接官のメールアドレスを知らない場合はその会社のホームページに出ている採用窓口に送るとよいです。 決して強引に調べて送るということはしないでください。 公式に出ているところからメールは送信するようにしましょう。ビジネスマナーに反します。

メールの送信日・注意点

送信するなら面談・面接日中

会社では毎日多くのメールのやり取りをするため、数日後に御礼メールを送っても何時の事だかピンと来ないです。面談・面接をしてくださったことに対する御礼のため、御礼メールは出来るだけ早くその日のうちに送ってください。 また、メール本文には”本日”と記載して何時の話だか明確になるようにすると良いです。

返信が来た場合の対応

面談・面接の御礼メールに対して返信が返ってきた場合、 ”内容を確認しました。”のようなものであれば返信する必要はありません。 反対に、続きを促すような 質問や他の連絡事項のメールならば必ず返信してください。 連絡事項であれば確認したことを伝えると相手に好感を与えることができます。 いつまでもメールが送られてきては迷惑になるため相手の返信には気を付けましょう。 最後まで目を通し、確認だけでなく他に連絡事項はないか見落としの内容にしてください。

御礼メールのポイント

どうでしょうか? 「文章立てるの苦手だな」 「少し手間だな」 「面倒だな」 と思われるかもしれませんが、御礼メールを送ることで印象は変わってきます。 御礼メールは短くて良いんです。あまり凝ることはせず、読みやす差を意識して簡単に書いてください。自分が相手に一番何を伝えたいのか。1つ1つの注意事項を守れば簡単に御礼メールができます。自分でテンプレートを作れば手間な御礼メールも短縮して作ることができます。御礼メールはちょっとした気遣いのようなものです。ちょっとしたものですがそれが思わぬところで他の候補者との差にもなります。また、御礼メールを続けることでこまめに気が回る人になるとは思いませんか?ふとしたところの気遣いができる人は誰にでも好感を与えることができます。是非、皆さんも御礼メールを出して他と差をつけましょう。 最後に下記に御礼メールを書く際にこの順序を守ってほしいことをまとめました。 おさらいのつもりでお読みください。

ポイント

この順序で気を付ければ御礼メールは簡単に作成できます。 ・御礼メールを送る場合は面談・面接を行った日中に送信 ・件名は一目でわかりやすく ・宛先、自分のことを述べる ・御礼のあいさつ ・絞めの御礼 ・送信する前に全ての文を要確認 ・返信は要確認 面談・面接後の御礼メールで自分のことを印象でけてみましょう。 手間ですがこのような積み重ねは大事です。

御礼メールは必ず忘れずに

いかがでしょうか? 上記が面談での御礼メールについての記事でした。 こちらの記事が皆様のお役に立てれば幸いです。

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