体調不良による欠勤連絡メールの書き方は？ポイントや例文も紹介

「体調不良の時の欠勤連絡はメールでも良いの？」 「体調不良で欠勤をする際に上司にメールを送る場合、どんな内容を書けば良いの？」 「体調不良で欠勤をする内容のメールを受け取った時、社会人としてどんなメールを返せば良いの？」 このように、体調不良で欠勤をしたい場合どのように連絡をしたら良いか分からないという方もいるでしょう。本記事では、体調不良で欠勤をする際の連絡方法についてまとめました。またメールを送る際に注意すべきこともご紹介しています。 本記事を読むことで、欠勤の連絡をメールでする際に社会人として適したメールの書き方を知ることができます。体調不良になった際の連絡方法や、メールの書き方について知りたいという方はぜひご覧ください。

出典: 発熱で体調不良の写真素材 - ぱくたそ

どんなに健康に自信がある人でも、時には風邪などで体調不良になることもあるでしょう。そしてその際は、無理をせず仕事を休み、家で安静に過ごした方が良い場合もあります。 また仕事を休む場合は、休むと決めた段階ですぐにまずは上司に連絡を入れるようにしましょう。しかし、初めて体調不良で休むという場合はどのように連絡を入れたらよいか悩むという方もいるでしょう。まずは、体調不良で欠勤をする際の連絡方法についてまとめました。

体調不良で欠勤をする際は、まずは直属の上司に連絡を入れるようにしましょう。そしてこの際は基本的には電話で伝えるのが社会人のマナーとなっています。 欠勤をするということは、その日にしなければならない業務を誰かがフォローすることになります。また、時には急なる業務を引き継がなければならない場合もあるでしょう。 そのため電話であれば、欠勤の連絡と一緒に口頭で引き継ぎをすることも可能です。上司もあなたが休んだ分の業務を誰にやってもらうかなどのフォロー体制を考えなければなりません。そのため欠勤の連絡は、やり取りがスムーズな電話の方が良いと言われています。

体調不良の中には、喉が腫れてまうなどで喋ることができないほど体調が悪くなる場合もあります。その場合は、電話ではなくメールで連絡をすると良いでしょう。 しかしメールの場合は相手がすぐにメールを読んでくれない可能性があります。そのため、体調不良で出勤が難しいと感じたらすぐに、連絡を入れるようにしましょう。

1日欠勤をしても良くならず、次の日も欠勤をしたいという場合もあります。その場合は前日に電話連絡をしていたとしても、当日も再度連絡は入れておいた方が良いでしょう。そしてこの場合もなるべく早めに連絡を入れましょう。 また、事前に回復まで数日かかりそうという場合は、前もって出勤可能になりそうな復帰日を伝えておくと良いです。そうすることで上司もあなたの業務のフォローをどこまでするかなどを判断しやすくなるでしょう。

体調が悪くても仕事だから出勤しなければならないと考える方もいるでしょう。特に一昔前まではこのような考えが美徳だと考え、熱があっても出勤をするような方もいたと言われています。 しかし無理をしてしまうと、さらに悪化してしまうこともあります。また感染症などだった場合、周りに迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。 そのため休むことも仕事と考え、体調が悪い時は無理をしないようにしましょう。ゆっくり休むことで早めに治し、休んだ分は元気になってから精一杯働くようにしましょう。

前述したように、体調不良での欠勤の際は電話での連絡が望ましいと言われています。しかし、時にはメールでしか連絡できない場合もあります。またなかには、欠勤の際の連絡方法をメールで行うというルールがある企業もあります。 次は、体調不良の欠勤連絡メールを書く際のポイントについてです。連絡方法が何であれ、仕事を欠勤する場合は、まわりに迷惑をかけてしまうことへの謝意の一言を入れることを忘れないようにしましょう。

欠勤を伝えるメールを送る際は、件名を付けることを忘れないようにしましょう。件名を入れずにメールを送るのは、社会人としてマナーがなっていないと見なされる場合もあるので注意が必要です。 そして件名は、読んだだけで大体の内容が分かるようなものにすると良いです。たとえば、「体調不良のため欠勤のご連絡/名前」などが適しているでしょう。

件名の次はメールの内容です。メールの内容はなるべく簡潔に分かりやすく書くことを心掛けましょう。そのため無駄な文章は省き、欠勤をしたいことやその理由や現在の症状についてなどを書くと良いでしょう。 そして、文章の中に必ず謝罪の気持ちを入れるようにしましょう。体調不良での欠勤は誰にでも起こりうることです。そのためあなたが悪いというわけではありませんが、業務のフォローはしてもらうことになるので、必ず謝罪の気持ちを入れることは忘れないようにしましょう。