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体調不良による欠勤連絡メールの書き方は？ポイントや例文も紹介

更新日：2024年04月26日

体調不良時の欠勤連絡の方法について考えたことはありますか。本記事では、欠勤連絡をメールで送る際の書き方や注意したいポイントについてご紹介をしています。社会人としてマナーを守った欠勤連絡の方法について知りたいという方はぜひご覧ください。

体調不良で欠勤するメールへ返信する時の注意点は？

: 出典: コワーキングスペースでちゃんと仕事する女性の写真素材 - ぱくたそ

体調不良で同僚や部下が欠勤をすることもあるでしょう。そしてそのメールをもらった際は、できる限り早めに返信をしてあげると良いです。また内容は相手を気遣うことができるものを送れば、体調不良で欠勤している方もゆっくりと休めるのではないでしょうか。次は、体調不良で欠勤するメールへ返信する時の注意点についてまとめました。

体調を気遣う言葉を入れる

体調不良で休んでいる方の多くが、休むことに対しての後ろめたさを持っているでしょう。そのため、欠勤をしている方がゆっくりと休めるよう返信するメールには体調を気遣う言葉を入れてあげると良いです。 たとえば、「お大事に」や「ご静養ください」などです。このような言葉を入れることで相手側もゆっくり休んで早く治そうという気持ちになるでしょう。

気遣った大人の対応をする

繁忙期などの忙しい時期に同僚や部下が欠勤をすることもあります。そのよう場合、内心「どうしてこの時期に」と思うこともあるでしょう。 しかし、欠勤のメールをもらった際は社会人として、相手を気遣う大人の対応をするよう心掛けましょう。体調不良は誰にでも起こりうることです。ゆっくり休んでもらうことで早めに治してもらい業務に復帰してもらいましょう。

体調不良のメールへの返信例

: 出典: 誰もいないオフィスで黙々と作業する会社員の写真素材 - ぱくたそ

体調不良へのメールの返信は、同僚や部下の場合はあまり考え込まずに返信もできるでしょう。しかし目上の方や社外の方からメールをもらった際は、どのようば文面を送れば良いのでしょうか。そのような場合はあまり大げさな文面は避け、そして丁寧さと気遣いが伝わるような文面を心掛けると良いと言われています。次は、体調不良のメールへの返信の例文をご紹介します。

上司から届いた時

上司からのメールの返信は、まずは言葉遣いに気を付け丁寧な言葉で文章を書くことが大切です。また、返信内容はなるべく簡潔にまとめましょう。短く簡単に読めるものであれば、体調不良でつらい状態であってもすぐに読むこともできるでしょう。

件名：Re:本日の欠勤について山田課長お疲れ様です。伊藤です。体調不良によりお休みになられるとのこと、承知いたしました。もしこちらで対応しておくべきことがありましたら何なりとお申し付けくださいませ。お仕事のことも気掛かりだと思いますが、まずはゆっくりとお休みになってください。

得意先から届いた時

得意先から届いたメールに返信をする場合は、少し長めになってしまったとしても相手を気遣う文面を多めに入れたほうが良いと言われています。 また今後に関しても、再度日程を見直しましょうといった内容を含めることで丁寧さが増します。取引先とより良い関係を構築するためにも、返信をする際は細心の注意を払って作成するようにしましょう。

件名：Re:体調不調による本日の欠勤について株式会社△△営業部　吉田様お世話になっております。体調不良でのお休みの件かしこまりました。どうぞお気になさらず、ゆっくりと養生なさってください。今後のお打ち合わせの日程につきましては、吉田様の体調が戻られました時に調整していただけたら幸いです。ご無理なさらぬよう、くれぐれもご自愛くださいませ。