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部下の昇格を後押しする「推薦状」の書き方と例文

マネジメント

この記事では、部下の昇格をかけた「推薦状」の書き方について紹介しています。「推薦状」とは無縁な方も多いとは思いますが、例文などを参考にして、「推薦状」の書き方をマスターしましょう。その際、やりがちな誤った書き方をしないように学んでいきましょう。

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推薦状とは

特定の人物ないし特定の機関の資質・能力を第三者が評価し、推薦する文書のことである。 とあります。 書くことがあまりないかもしれませんが、中間管理職の方なら機会は増えてきます。部下の昇格がかかっていますので、いい加減な書き方をすることはできません。 推薦する部下だけでなく、推薦状を書いた方自身の能力も問われる事になりますので、書面の書き方に気をつけなければなりません。 推薦状とは無縁の方も多いと思いますが、将来の有望な部下を後押しするためにも、推薦状の書き方を学んでいきましょう。

推薦状の持つ効果は

推薦状は昇格させたい部下の勤務態度や実績などを細かく書き役員会などで審査されます。この時推薦状にウソや偽りを書くと後々問題になりますので、正確に記入します。 昇格試験の面接時にその推薦状を元に部下本人に質問が行われる事がありますので、過剰評価などをしていると心証を害してしまいます。過剰評価するのではなく、上司から見た部下本人の良いところをアピールする方が心証は良いでしょう。 ですが、幼稚な内容では困りますので、「○○君は仕事も早く」などの書き方は避け、具体的な内容ではあるが簡潔にまつめる必要があります。推薦状を書く前書いた後は部下との打ち合わせも必要ですし、過剰評価にならない真実を書いてください。 ありのままの部下の良いところを気持ち込めて書くように心がけましょう。

推薦状の書き方

用紙サイズは一般的にはA4判普通紙が用いられ、縦書きで書くのがマナーとされています。 はじめは、昇格審査の行われる時期などの季語などを入れたりし、始めると良いでしょう 主な内容は、昇格させたい部下の勤務態度や人柄、今までの実績などを簡潔にまとめ記入します。昇格推薦状の書き方に決まりはありませんが、始まりと終わりの文にはよろしくお願いしますとという強い気持ちを込めた文面を用いた方が好印象になります。 例えば、春の人事で昇格試験が実施されるのであれば、「昇格推薦状、来春の社内移動に際し、当部署○○課の○○君を係長に昇格させて頂きたく推薦します」などと書き始めます。中心部分の文章に推薦する理由、係長に相応しい事柄などの内容を書きます。締めの言葉には「ご配慮頂きますよう、宜しくお願い致します」と気持ちを込め書きます。 丁寧な言葉使い・そして部下のことを思いやる強い気持ちを手紙に織り交ぜることが求められています。

推薦状の例文1

「私、人事部長の○○は、同部署所属の○○の昇格を推薦致します。個人の能力だけではなく、チームワークを意識しているために、同僚からの信頼も厚いので、昇格に足る人物だと認識しております。ご配慮頂きますよう、宜しくお願い致します」 簡潔にまとめた推薦状の例文を紹介しました。加えて部下のアピールポイントを詳細にかつ分かりやすく伝えることを心がけましょう。

推薦状の例文2

拝啓    益々ご清祥のことお喜び申し上げます。 日頃は常にご支援を賜っており、誠にありがたくそして厚く御礼を申し上げます。 さて早速となりますが、本状にて当社の○○を紹介したく思います。 彼は当社にて8年間勤務しており、現在も私がとても信頼を置くことができる仕事の片腕となって活躍をしております。 その中で、彼は年内を目処に出身地である岐阜県にて新事業を開始していくのですが、そこでは責任者として活動を行ってほしいと考えております。 つきましては、今回昇格を推薦したく考えております。ぜひともご検討ください。 拝啓 益々ご清祥のことお喜び申し上げます。 日頃は常にご支援を賜っており、誠にありがたくそして厚く御礼を申し上げます。 さて早速となりますが、本状にて当社の○○○○を紹介したく思います。 彼は当社にて10年間勤務しており、現在も私がとても信頼を置くことができる仕事の片腕となって活躍をしております。 そんな中で彼は年内を目処に出身地である北海道にて新事業を開始していくのですが、そこでは責任者として活動を行ってほしいと考えております。 つきましては、今回昇格を推薦したく考えております。ぜひともご検討ください。 何卒、ご高配賜りますようお願い申し上げます。 敬白

推薦状の内容には嘘偽りなく

推薦状を提出して認めてもらうためには、本人と上長が面談をする必要があります。 昇格推薦状の客観的な内容と、面談でヒアリングした客観的な情報に相違があった場合には、嘘の情報を推薦状に記載したということで、推薦をした人物の評価は落ちてしまいます。また、主観的な点についても、昇格して中間管理職になっていくことをそもそも望んでいないという部下の推薦状を書いた上司は、二人の意識の相違があるとみなされてしまいます。 二人の間での認識の調整を事前に打ち合わせしなければなりません。 推薦状には、部下への印象を記載しますが、客観的な印象を書くために、部下が自分の能力を過小評価している可能性があります。 そのために、上長と本人の面談において、推薦状の内容に相違点があると勘違いされる可能性があります。必ず、事前に本人と打ち合わせをしておいて、どういった書き方をして推薦するかを伝えなければなりません。 書いた手紙をコピーするなどして、部下に事前に見せておくなどすると良いでしょう。

推薦状は丁寧に

上記に述べた例文を参考程度に留め、部下の良いと思ったところを自分なりの文章で自分の言葉で書くように心がけましょう。自分が係長を勤めている部署から、より多くの昇格者を出すことで自分の評価も上がります。そのためにも、より丁寧な推薦状の書き方をすることが必須となります。 推薦状は、読みやすいように部下のよいところを簡潔に書くことが大切です。例文を見て書き方を学び、推薦する人物の魅力に合わせて構成を決めて書くと良いです。虚偽の申告は自分、部下ともに評価が落ちてしまう可能性があるので必ずしないようにしましょう。 虚偽の内容を書いて、昇進が決まったとしても、今後仕事をしていく中で、その人の能力を過大評価していれば、のちのち必ずばれてしまいます。 アピールポイントをたくさん書いてあげたい気持ちも分かりますが。部下にそのような恥をかかせないためにも、嘘偽りのない文章を書くようにしましょう。

推薦状を書く際の注意点

推薦状は部下の昇格を願うものですので、マイナスになる様な内容は記入しないようにします。 あまり堅苦しく書く必要もありませんが、幼稚な内容でも困りますので、最低限の礼儀・敬語はもちろん必須となります。 心から推薦しますという思いを込めますが、要望書の一面も兼ね備えています。優秀な実績をもっていて事実を書くのは良い事ですが、感情が入り込んでしまい褒めすぎてしまわないようにすることは気をつけなければなりません。役員の方々に目をつけられないように注意しましょう。  

推薦状のお礼

推薦状を上司に書いてもらった場合は必ず、お礼を言いましょう。その際、電子メールなどですませるのではなく、手書きの手紙を通じて、感謝の気持ちを伝えましょう。 推薦状を人から頼まれて作成するのはかなりの手間です。社会的に地位のある人が頼まれがちですがこういう人は忙しく時間があまりない人が多いです。お礼をしたためるのなら多忙な相手が自分のために時間をとって尽力してくれた点を忘れないようにしなければなりません。だから、推薦状のお礼状は必ず手書きで文章を書いて、感謝が相手に伝わるような文章を書きましょう。

推薦状はきちんと書きましょう

いかがだったでしょうか? 正しい丁寧な「推薦状」の書き方を身につけて、部下の昇格の足手まといにならないように細心の注意を払いましょう。 一つ一つの丁寧な仕事が、部下の厚い信頼にもつながります。

労働条件への不満が転職理由になることも

「収入を上げたい」「残業を減らしたい」という気持ちは、転職理由としても上位に上がります。 ■転職理由3位:「給与に不満がある」 ■転職理由4位:「残業が多い/休日が少ない」 ■転職理由11位:「会社の評価方法に不満がある」 ■転職理由18位:「人間関係が上手くいかない」 (出典:doda2016年データ) 企業の社風によっては、交渉をしても労働条件が変わらないことも。交渉をしにくい、不満を言いにくい空気が漂う職場もあると思います。自分の力で職場の制度や風土を変えることは難しい。だからこそ、他の職場に身を移す決断をするようです。 慣れない転職活動で、企業選びの力になってくれるのが「転職エージェント」。求人票では分からない各企業の内情を知ったエージェントが、給与や休日数など、あなたの希望の条件に合った企業を一緒に探してくれます。中でも業界大手の「リクルートエージェント」は転職成功実績No.1で心強い味方。 ■自分のスキルで転職して収入は上がる? ■今の年齢で転職活動しても大丈夫? ■希望の求人は存在するの? 転職活動の際の疑問に親身に答えてくれるので、一度相談してみることをおすすめします。 公式サイト:リクルートエージェント

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