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定例会議の目的と進め方・メリットとデメリット|議事録は必要?

更新日:2020年03月09日

マネジメント

社員にとって、会社の現状把握は不可欠です。そのため、定期的に行われる定例会議はとても重要なものになってきます。目的から議事録の作り方まで、もしかしたらあなた自身が設計するかもしれない、定例会議のイロハを知っておきましょう。

定例会議の目的

定例会議の具体的な目的は、会社がいま現在どのような状況にあるのかを、社長をはじめとして、取締役や執行役員、部長クラスが把握できるようにすることが目的です。そして、部門ごとの会議については、部長クラスが自分の部門の状況を常に把握することを目的として定例化されています。

定例会議の進め方

定例会議には役職ごとに様々な役割があります。自分の立場にあった役割を果たしましょう。

定例会議における社長の役割

取締役会や、実質的に経営の重要課題について活発に議論し合う経営会議においては、社長が議長を務めます。そして、ひとつひとつの議案について進行を進めていき、問題性の低い議案については粛々と採決を進めていき、活発な議論が必要な議案についてはすぐには採決に入らずに、まず議案の上程者から詳細な説明を求めます。そして、出席者からも議案について賛否の意見を求めることもあります。とくに新しいビジネスを始めるときには、議長役である社長の腕の見せ所です。簡単に採決には入りません。新たなビジネス案の資料に不備があれば、次の経営会議に再度提出してくるよう要求しますし、ビジネスにどの程度の金額の資金を投資して、毎年何%程度の利益率を見込んでいるかなど、詳細な部分に至るまで議論を尽くします。議論の盛り上げ方は議長である社長次第となります。

その他の役割

また、部門ごとの定例会議については、部長クラスが司会進行するケースがほとんどです。担当取締役も出席しますが、司会をすることはあまりありません。取締役は管理監督する立場で在るという意味があるためとも思われます。部門ごとの定例会議では、部長が部下に対して伝達事項を説明したあと、部下から報告を求めます。そして、必要な質疑応答が完了すれば、会議は終了となります。

取締役会を定例会化するメリット

ほとんどの会社では、取締役会を定例会化しており、毎月1回は開催しています。取締役会を定例会化するメリットは、経営の重要事項を常勤の取締役と監査役、それに非常勤の社外取締役と社外監査役が一堂に会して、毎月の業績をチェックできることが第一に挙げられます。ほとんどの会社では、月次の決算書を作成しており、それが定例の取締役会に報告事項として上程されます。 この月次決算書を見て、出席した取締役と監査役は会社の状況をひとめで把握し、業績が悪化している傾向が感じ取れるようならば、取締役会においてもビジネスの状況について活発な議論が展開されるのです。

経営会議を定例会化するメリット

ほとんどの会社では、経営会議を定例会化し、毎週開催しています。経営会議を毎週開催するメリットは、営業部門から毎週営業報告が上程されてくるため、こまめに最新のビジネス状況を経営陣が把握できることにあります。月に一度経理部門が作成してくる月次決算書を見る前の段階で、会社の業績動向を把握することができます。 また、ビジネスを進めていくうえでは取引先と契約書を締結しますが、経営会議においては営業報告という形で、契約書を締結する前の段階の商談の状況を把握できるというメリットもあります。営業部門がビジネスの進捗状況を一覧表として作成してきますので、ひとつひとつ経営陣がチェックすることができます。そのうえで、受注が確実な商談がいくつあり、このままでは受注が困難な商談がどれなのかを把握し、社長や担当取締役がテコ入れすべき商談を毎週把握できるというメリットがあります。

部門ごとの会議を定例会化するメリット

部門ごとの会議を定例会化するメリットは、とくに開発部門や営業部門において感じられると思います。会社では常に多くのプロジェクトや商談が同時進行していますから、営業部門ならば営業部長や営業部門担当取締役が、それぞれの商談の進捗状況を把握できるというメリットがあります。 また、開発部門であれば開発部門長や開発部門担当の取締役が、それぞれの開発プロジェクトの進捗状況を聞き取り、把握することができます。そして進捗状況に問題点があれば、具体的な原因を課長クラスやさらに現場の社員から直接ヒアリングして、具体的な解決策を指示することができるというメリットもあります。

会議を定例会化するデメリット

取締役会や経営会議を定例会化することによるデメリットは存在しないと思われますが、部門ごとの会議、もしくは部門のなかのセクションごとの会議を定例会化しているケースではデメリットも発生します。例えば、管理部門の総務部において、会議を毎週開催とした場合です。総務部では、毎回話し合うほど常に重要案件を抱えているわけではありません。このため会議そのものがマンネリ化する傾向があります。 また、会議の重要性が薄れてくると、総務部の場合は、受付の花が枯れ始めているとか、廊下の蛍光灯が切れかかっているなどといった些細な案件が列挙されてしまうデメリットが挙げられます。

初回公開日:2017年02月04日

記載されている内容は2017年02月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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